KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

• KSeF a kwestia cyfrowego wykluczenia. Jak będzie w praktyce?
• Co jest problemem przy e-fakturowaniu? Sztuczny podział i realne konsekwencje

KSeF to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Zgodnie z harmonogramem Ministerstwa, korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe etapowo od 2026 roku – najpierw od 1 lutego 2026 r. dla największych firm (o rocznych obrotach powyżej 200 mln zł), a następnie od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Harmonogram przewiduje wydłużony okres przejściowy dla tzw. podatników wykluczonych cyfrowo. Zgodnie z obecną definicją, są to firmy, których pojedyncza faktura nie przekracza 450 zł, a wartość miesięcznej sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł. W mojej ocenie to najmniejsze firmy, ale czy rzeczywiście są wykluczone cyfrowo?

KSeF a kwestia cyfrowego wykluczenia. Jak będzie w praktyce?

Definicja „wykluczenia cyfrowego” może być błędna. Założenie, że dotyczy ono wyłącznie firm wystawiających drobne faktury, to strzał kulą w płot. Moim zdaniem cyfrowe wykluczenie zależy od dostępu do technologii i kompetencji, a nie od skali obrotów czy wartości pojedynczej faktury.

W praktyce ryzyko cyfrowego wykluczenia może dotyczyć różnych grup przedsiębiorców, niezależnie od wielkości ich biznesu, np.:

• mikro i małych firm, które dotąd korzystały głównie z papierowych faktur i nie mają dostępu do profesjonalnego wsparcia IT,
• przedsiębiorców w starszym wieku, nieobytych z nowymi technologiami, dla których obowiązkowa obsługa systemu elektronicznego może być poważną barierą,
• firm działających w regionach o słabej infrastrukturze internetowej, gdzie podstawowym problemem jest brak stabilnego łącza.

Warto zauważyć, że przyjęte kryteria pomijają kluczowe aspekty techniczne. Paradoksalnie, w definicji podatników wykluczonych cyfrowo brak dostępu do Internetu czy odpowiedniego oprogramowania – które, nawiasem mówiąc, powinno zapewnić Ministerstwo Finansów – nie jest uznawany za istotny czynnik.

Innymi słowy: firma może mieć doskonałe zaplecze techniczne, ale jeśli wystawia małe faktury, zostanie uznana za „wykluczoną”. Z kolei przedsiębiorca wystawiający jedną większą fakturę miesięcznie nie załapie się na preferencje, choć może nie mieć żadnego doświadczenia w korzystaniu z narzędzi cyfrowych.

Co jest problemem przy e-fakturowaniu? Sztuczny podział i realne konsekwencje

W mojej ocenie główną osią problemu stała się wysokość wystawianych faktur. Taki podział jest sztuczny i niewystarczający.

Po pierwsze, niemal każdy przedsiębiorca i tak będzie musiał zetknąć się z KSeF wcześniej czy później – choćby jako odbiorca faktur. Odroczenie obowiązku dla mniejszych firm dotyczy tylko wystawiania dokumentów, a nie ich otrzymywania.

Warto pamiętać, że KSeF nie dotyczy wyłącznie relacji przedsiębiorca-fiskus, ale też relacji pomiędzy samymi przedsiębiorcami. Większość z nich zetknie się z KSeF już w lutym 2026 r. – choćby tankując paliwo, ponieważ stacje benzynowe należą do największych podatników. Oznacza to, że nawet firmy objęte początkowo ulgą będą musiały nauczyć się odbierać i przetwarzać faktury w nowym systemie od większych kontrahentów.

Moim zdaniem wprowadzanie różnych terminów wdrożenia tylko pozornie daje niektórym przedsiębiorcom więcej czasu. W praktyce może to uśpić czujność tych firm, które – licząc na odsunięcie zmian „na później” – zaniedbają przygotowania.

Polecamy: Komplet podatki 2025

Tymczasem już teraz wiadomo, że pełna integracja z KSeF wymaga:

• dostosowania systemów księgowych,
• przeszkolenia pracowników,
• a często również znaczących inwestycji.

E-fakturowanie to krok w dobrym kierunku, ale tempo i sposób jego wdrażania muszą uwzględniać realia. Nie wystarczy założyć, że wszyscy nagle staną się cyfrowi z dnia na dzień.

Uważam, że lepszym rozwiązaniem byłoby wydłużenie okresu bez kar oraz wprowadzenie szerokiej kampanii informacyjnej. Dzięki temu zwiększymy świadomość korzyści z e-faktur, a rzeczywiście wykluczeni przedsiębiorcy nie zostaną z miejsca ukarani.