Encyklopedia KSeF - od A do Z najważniejsze pojęcia dla księgowych i przedsiębiorców

• API KSeF
• Archiwizacja
• Audyt KSeF
• Brak możliwości korekty papierowej
• Błąd walidacji
• Biała lista podatników VAT
• Bramka KSeF
• Certyfikat KSeF
• Centralizacja danych
• Data wystawienia i otrzymania faktury
• Delegowanie uprawnień
• E-faktura ustrukturyzowana
• Ewidencja VAT
• FA(2)
• Funkcjonalność podstawowa
• Generowanie faktury
• Historia faktur
• Hub integracyjny
• Identyfikator KSeF (KSeF ID)
• Integracja z ERP
• Import danych
• Jednolity standard danych
• Jednostka uprawniona
• JPK_FA
• Korekta faktury
• Kody QR
• Komunikat statusu
• Lista faktur
• Login KSeF
• Lokalna kopia faktury
• Metadane faktury
• Moduł KSeF w ERP
• Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)
• Odbiorca faktury w KSeF
• Odrzucenie faktury przez KSeF
• Okres przejściowy wdrożenia KSeF
• Płatność a faktura w KSeF
• Prezentacja faktury poza KSeF
• Podmiot uprawniony w KSeF
• Status faktury w KSeF
• Terminy KSeF
• Tryb wystawienia faktury w KSeF
• UPO faktury
• Wizualizacja faktury w KSeF
• Wyłączenia z KSeF
• Załącznik do faktury

API KSeF

API to interfejs programistyczny umożliwiający systemom ERP i FK bezpośrednią komunikację z KSeF. Umożliwia automatyczne wysyłanie, pobieranie i kontrolę statusów faktur bez logowania do portalu. Dobrze wdrożone API skraca pracę księgowych i minimalizuje ryzyko błędów ludzkich. Wymaga jednak ciągłego monitorowania zmian w specyfikacji technicznej i odświeżania tokenów.

Archiwizacja

Wszystkie e-faktury są automatycznie przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku ich wystawienia. To oznacza brak obowiązku przechowywania faktur na dyskach, w segregatorach lub chmurach. Firmy często tworzą dodatkowe kopie lokalne, aby szybciej analizować dane lub mieć backup do raportów. Po upływie 10 lat odpowiedzialność może wrócić na podatnika.

Audyt KSeF

Audyt KSeF to proces weryfikacji poprawności wdrożenia systemu w firmie, w tym konfiguracji uprawnień, API i procedur. Pozwala wykryć nieprawidłowości, które mogą powodować błędy w ewidencji VAT lub braki w fakturowaniu. Audyt szczególnie zaleca się dużym firmom i grupom kapitałowym. Regularne przeglądy zmniejszają ryzyko kar podatkowych.

Brak możliwości korekty papierowej

Nie można już wystawiać druków papierowych jako korekt jeżeli faktura pierwotna była wystawiona w KSeF. Wszystkie korekty otrzymują swój własny KSeF ID i automatycznie łączą się z dokumentem pierwotnym. Nawet jeżeli faktura pierwotna była wystawiona w formie papierowej, to korekta do niej musi być wystawiona w KSeF.

Błąd walidacji

Występuje, gdy struktura XML faktury nie spełnia wymagań schematu FA(2). System odrzuca dokument, a faktura nie jest uznana za wystawioną. Typowe błędy to brak wypełnienia pól obowiązkowych, błędne formaty dat, niepoprawne NIP-y lub za długie opisy. Firmy powinny ustawić alerty o błędach, bo automatyczne wysyłanie może skutkować „cichymi” odrzutami.

Biała lista podatników VAT

To wykaz rachunków bankowych i statusów VAT przedsiębiorców, z którego korzystają systemy KSeF i ERP. Umożliwia automatyczną weryfikację kontrahenta podczas wystawiania lub księgowania faktury. Dane nie zawsze są aktualne natychmiast, co może czasem powodować fałszywe alerty. Dobrą praktyką jest zapisywanie „numeru sprawy” z weryfikacji.

Bramka KSeF

To interfejs dostępowy umożliwiający komunikację systemu użytkownika z KSeF. Odpowiada za przesyłanie faktur, odbieranie statusów oraz uwierzytelnianie tokenów. W przypadku obciążenia systemu bramka może czasowo zwalniać przetwarzanie dokumentów. Firmy muszą uwzględniać te opóźnienia w swoich procedurach.

Certyfikat KSeF

Certyfikat służy do uwierzytelnienia komunikacji między programem księgowym a KSeF. Wiele firm myli go z tokenem. Choć pełnią podobną funkcję, certyfikaty są bardziej sformalizowane. Od 2027 roku certyfikaty mają być główną metodą uwierzytelniania systemów. Wymagają odnawiania i poprawnego przypisania do firmy. Certyfikat może zostać wydany osobie fizycznej, która będzie posiadała NIP (np. będzie prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą) lub PESEL (jeśli ma jakiekolwiek uprawnienia w KSeF).

Centralizacja danych

KSeF przechowuje wszystkie faktury przedsiębiorców w jednym państwowym repozytorium. Ułatwia to kontrolę podatkową i automatyczne raportowanie, jednak zwiększa też zależność firm od dostępności systemu państwowego. W dużych organizacjach centralizacja wymaga dodatkowych procedur bezpieczeństwa.

Data wystawienia i otrzymania faktury

Datą wystawienia jest data z pola P1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się natomiast za otrzymaną w dniu przydzielenia w KSeF numeru ID.

Delegowanie uprawnień

Polega na nadaniu prawa do wystawiania lub odbioru faktur innym osobom lub firmom, np. biuru rachunkowemu. Pozwala to odciążyć przedsiębiorcę i uporządkować procesy. Dobrą praktyką jest regularny przegląd listy uprawnień i usuwanie nieaktywnych użytkowników.

E-faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, wraz z przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w systemie. Schemat faktury ustrukturyzowanej ma różne kategorie pól: obligatoryjne, opcjonalne, fakultatywne.

Ewidencja VAT

KSeF może automatycznie zasilać rejestry VAT sprzedaży i zakupów. To ogranicza ryzyko błędów wynikających z ręcznego przepisywania. Warto jednak prowadzić okresowe kontrole.

FA(2)

To obecny schemat logiczny e-faktury obowiązujący w KSeF. Określa wszystkie pola, zależności i zasady walidacji. Aktualizacje schematu często wymagają zmian w systemach ERP, dlatego ważne jest śledzenie komunikatów Ministerstwa Finansów. Struktura logiczna w wersji FA(2) obowiązuje do 31 stycznia 2026 r . Od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej będzie struktura logiczna FA(3).

Funkcjonalność podstawowa

To zestaw działań dostępnych bezpośrednio w KSeF: wystawianie, odbieranie, sprawdzanie statusu i nadawanie uprawnień. Pozwala obsłużyć cały proces fakturowania bez systemu ERP. W praktyce jednak firmy zazwyczaj wybierają integrację, by uniknąć ręcznego wpisywania danych.

Generowanie faktury

Polega na tworzeniu pliku XML zgodnego z FA(2) poprzez ERP lub aplikację Ministerstwa Finansów. Błędna struktura skutkuje odrzuceniem dokumentu, dlatego producenci ERP stosują walidację lokalną przed wysyłką.

Historia faktur

To podgląd wszystkich dokumentów wysłanych i odebranych w KSeF. Ułatwia kontrolę procesów i weryfikację, czy faktura została poprawnie dostarczona. W środowiskach z wieloma użytkownikami historia jest ważnym narzędziem audytowym.

Hub integracyjny

KSeF Hub to warstwa pośrednicząca (pośrednik) między firmowym systemem (np. ERP), a Krajowym Systemem e-Faktur, która ułatwia integrację i zapewnia zgodność z przepisami, podczas gdy KSeF to polski system teleinformatyczny służący do fakturowania w czasie rzeczywistym

Identyfikator KSeF (KSeF ID)

KSeF ID to unikalny numer identyfikacyjny faktury ustrukturyzowanej, który jest automatycznie nadawany przez system KSeF po jej przesłaniu i przyjęciu. Ten identyfikator potwierdza, że faktura została pomyślnie przetworzona przez system Ministerstwa Finansów, a jego struktura składa się z numeru NIP sprzedawcy, daty wystawienia oraz dwóch części wygenerowanych przez system i sumy kontrolnej. Jest to cyfrowy odpowiednik numeru faktury, który pozwala na łatwą identyfikację dokumentu w systemie.

Integracja z ERP

Pozwala systemowi księgowo-finansowemu łączyć się z KSeF przez API. Dzięki temu faktury są wysyłane i pobierane automatycznie. Dobra integracja uwzględnia kolejki, logi i obsługę błędów.

Import danych

To pobranie faktur z KSeF do własnego systemu księgowego. Może dotyczyć zarówno pojedynczych faktur, jak i masowych pakietów. Wymaga mapowania danych, by struktura FA(2) (w przyszłości FA(3)) pasowała do lokalnych schematów księgowych.

Jednolity standard danych

Oznacza, że wszystkie faktury w KSeF muszą mieć ten sam format XML. Dzięki temu możliwe jest pełne zautomatyzowanie obiegu dokumentów. Wymaga to jednak ścisłego przestrzegania FA(2) przez systemy ERP.

Jednostka uprawniona

To osoba lub podmiot mający prawo do wystawiania, przeglądania lub odbierania faktur. Zakres uprawnień można dowolnie zawężać. Ważne jest nadawanie tylko niezbędnych dostępów zgodnie z polityką bezpieczeństwa.

JPK_FA

Struktura JPK dotycząca faktur, częściowo zastępowana przez dane z KSeF. W przyszłości ma być wykorzystywana głównie w sytuacjach korekt historycznych. Firmy powinny przygotować się na stopniowe wygaszanie tej struktury.

Korekta faktury

W KSeF jest oddzielnym dokumentem powiązanym z fakturą pierwotną. System sam weryfikuje zgodność numerów i relacji. Niewłaściwe połączenie może skutkować odrzuceniem korekty.

Kody QR

Kody QR w KSeF służą do weryfikacji faktur ustrukturyzowanych, gdy są udostępniane nabywcy poza systemem KSeF. Obowiązek stosowania kodów QR dotyczy m.in. faktur dla nabywców bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju, podatników z UE korzystających ze zwolnienia SME, podmiotów bez numeru NIP oraz konsumentów. W przypadku faktur online używa się jednego kodu QR, który zawiera numer faktury KSeF i umożliwia weryfikację jej danych. Dla faktur offline stosuje się dwa kody QR: pierwszy z napisem „OFFLINE”, drugi z napisem „CERTYFIKAT”, zapewniające identyfikację dokumentu i potwierdzenie jego autentyczności.

Komunikat statusu

To odpowiedź informująca czy faktura została przyjęta, odrzucona lub czeka na walidację. Jest podstawą ustalenia, kiedy faktura uzyskała moc prawną. W systemach ERP komunikat powinien być widoczny dla księgowości w czasie rzeczywistym.

Lista faktur

Lista faktur to zestawienie faktur możliwe do pobrania w odpowiednim formacie. Umożliwia szybki przegląd wystawionych i otrzymanych faktur oraz eksport danych do systemów księgowych lub arkuszy kalkulacyjnych.

Login KSeF

Login KSeF to dane dostępu do aplikacji ministerialnej lub integracji.

Lokalna kopia faktury

Lokalna kopia faktury to nieobowiązkowa, ale zalecana kopia e-faktury przechowywana poza KSeF. Pozwala na zachowanie dokumentów w przypadku problemów technicznych z systemem lub w celach archiwalnych.

Metadane faktury

To informacje opisujące fakturę (np. numer KSeF, daty, status). Ułatwiają wyszukiwanie, filtrowanie i raportowanie dokumentów w systemach księgowych.

Moduł KSeF w ERP

To komponent systemu księgowego umożliwiający komunikację z KSeF. Automatyzuje wysyłkę i odbiór faktur elektronicznych bez ręcznego logowania do aplikacji ministerialnej.

Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)

To niezbędny moduł w Krajowym Systemie e-Faktur, który umożliwia firmom i innym podmiotom wnioskowanie o certyfikaty KSeF, pobieranie ich i zarządzanie uprawnieniami do wystawiania oraz odbierania e-faktur.

Odbiorca faktury w KSeF

Odbiorca faktury otrzymuje dokument poprzez dostęp w KSeF, a nie przez tradycyjne kanały jak e-mail czy PDF. Może pobierać faktury bez ograniczeń, o ile ma odpowiednie uprawnienia nadane przez podatnika. Odbiorca ma dostęp do wszystkich danych faktury, w tym UPO, które stanowi dowód wystawienia. W praktyce rola odbiorcy sprowadza się głównie do poprawnego pobierania i księgowania faktur w swoim systemie.

Odrzucenie faktury przez KSeF

KSeF może odrzucić fakturę, jeśli nie spełnia ona wymogów struktury lub zawiera błędy uniemożliwiające jej przetworzenie. Odrzucenie oznacza, że faktura nie została wystawiona w rozumieniu przepisów VAT. System zwraca komunikat błędu, który podatnik lub jego system musi poprawić i wysłać fakturę ponownie.

Okres przejściowy wdrożenia KSeF

Okres przejściowy to czas między uruchomieniem dobrowolnego KSeF, a obowiązkową datą jego stosowania. W tym czasie podatnicy mogą korzystać z KSeF równolegle z tradycyjnymi fakturami elektronicznymi i papierowymi. Okres ten służy testom, wdrażaniu integracji i szkoleniom. Umożliwia też stopniowe wprowadzanie standardów pracy w księgowości i wymianie danych. Okres przejściowy może odnosić się też do całego roku 2026 - do jego końca część podmiotów będzie mogła jeszcze działać poza KSeF.

Płatność a faktura w KSeF

W systemie KSeF zmienia się sposób powiązania płatności z fakturami. Planowany jest obowiązek umieszczania w tytule przelewu numeru faktury nadanego przez KSeF (KSeF‑ID), co umożliwi jednoznaczne zidentyfikowanie dokumentu przy rozliczeniu. Obowiązek jest w tym momencie odroczony.

Prezentacja faktury poza KSeF

Choć faktury funkcjonują w KSeF, podatnik może tworzyć ich wizualizacje. Takie prezentacje nie mają jednak statusu faktury — są jedynie wizualizacją danych. Różne programy mogą generować prezentacje w odmiennych formatach graficznych, ale treść musi wiernie odzwierciedlać dane z KSeF, zawierać kod QR oraz numer KSeF ID. Prezentacja nie wpływa na datę wystawienia ani odbioru faktury.

Podmiot uprawniony w KSeF

Podmiot uprawniony to osoba lub system, któremu podatnik nadał prawa do wystawiania, odbierania, podglądu lub zarządzania fakturami w KSeF. Uprawnienia można nadawać przez złożenie ZAW-FA lub w samym KSeF. Zakres uprawnień może być szeroki (pełny dostęp) lub wąski (np. tylko pobieranie faktur). Precyzyjne określenie uprawnień jest kluczowe dla bezpieczeństwa danych.

Status faktury w KSeF

Każda faktura ustrukturyzowana w KSeF ma przypisany status, który informuje o etapie przetwarzania dokumentu. Statusy to „wysłana”, „przyjęta”, „odrzucona” czy „zatwierdzona”. Dzięki nim podatnik i odbiorca mogą na bieżąco monitorować proces fakturowania i kontrolować poprawność danych. Status faktury jest podstawą do księgowania i ewidencji VAT.

Terminy KSeF

Obowiązkowe korzystanie z KSeF w Polsce wchodzi etapami w 2026 roku. Od 1 lutego 2026 r. system staje się obowiązkowy dla dużych podatników, czyli firm z roczną sprzedażą w 2024 roku powyżej 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmuje pozostałych podatników VAT, a od 1 stycznia 2027 r. firmy “wykluczone cyfrowo”. Należy pamiętać, że terminy te odnoszą się do obowiązku wystawiania faktur. Małe podmioty będą zobligowane do pobierania faktur kosztowych już od lutego.

Tryb wystawienia faktury w KSeF

KSeF udostępnia kilka trybów wystawiania faktur, dostosowanych do różnych potrzeb i sytuacji technicznych. Tryb online to wystawianie faktur w KSeF w czasie rzeczywistym. Tryb offline - gdy faktura jest przesłana do KSeF po dacie jej wystawienia. Od strony technicznej stosowany będzie jeden tryb wysyłki OFFLINE, natomiast w zależności od tego, która z ww. procedur zostanie zastosowana, mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu, odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR. W sytuacjach awaryjnych funkcjonuje tryb awaryjny, pozwalający na tymczasowe zapisanie faktury i przesłanie jej, gdy system odzyska pełną funkcjonalność. Dzięki tym trybom przedsiębiorcy mogą zapewnić ciągłość fakturowania niezależnie od dostępności systemu.

UPO faktury

W ramach KSeF każda faktura ustrukturyzowana, po skutecznym przesłaniu do systemu, otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). To elektroniczne potwierdzenie stanowi niepodważalny dowód, że faktura została prawidłowo dostarczona i zarejestrowana w systemie e-faktur KSeF.

Wizualizacja faktury w KSeF

To jej czytelne przedstawienie, najczęściej w formacie PDF, które odzwierciedla dane z ustrukturyzowanego pliku XML. Jest ona przydatna, gdy odbiorca nie ma dostępu do KSeF lub pliku XML. Wizualizacja musi być wierna danym z pliku XML i musi zawierać kod QR oraz numer faktury w KSeF.

Wyłączenia z KSeF

Nie wszystkie faktury muszą być wystawiane w KSeF — przepisy przewidują pewne wyłączenia, np. dla podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, świadczących usługi dla osób fizycznych, korzystających ze specjalnych procedur jak OSS.

Załącznik do faktury

Załącznik stanowić będzie integralną część faktury. Będą mogły się w nim znaleźć obligatoryjne elementy faktury ściśle z nimi związane. Ta dodatkowa funkcjonalność polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem skierowana jest głównie dla dostawców mediów (energii, gazu), podmiotów świadczących usługi telekomunikacyjne i dostawców paliw wystawiających faktury o złożonych danych w zakresie ceny jednostkowej, miary i ilości.

Karolina Kasprzyk, ekspert księgowy, Lider Zespołu Księgowego CashDirector S.A.