Tryb offline i certyfikat typu 2 - jak fakturować w czasie awarii KSeF lub braku dostępu do sieci

• Awaria to co innego niż niedostępność – ważne różnice w terminach
• Tryb offline24: Rozwiązanie na brak internetu u podatnika
• Certyfikat typu 2 – niezbędne narzędzie przygotowawcze

Awaria to co innego niż niedostępność – ważne różnice w terminach

Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24 zauważa, że procedury postępowania zależą od przyczyny i charakteru problemów technicznych po stronie Ministerstwa Finansów. Przedsiębiorca musi rozróżniać dwa stany:
1) Niedostępność systemu: dotyczy planowanych prac serwisowych, o których resort informuje wcześniej w Biuletynie Informacji Publicznej. W tym trybie fakturę wystawioną offline należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności.

2) Awaria KSeF ogłoszona przez Ministerstwo Finansów: to sytuacja nagła, ogłaszana oficjalnym komunikatem. W przypadku awarii podatnik ma znacznie więcej czasu na dopełnienie formalności – faktury muszą trafić do systemu w ciągu 7 dni roboczych od dnia jej zakończenia.

– Zarówno w przypadku awarii, jak i niedostępności, faktura wystawiona w trybie offline musi być opatrzona dwoma kodami QR: OFFLINE, który umożliwia dostęp do danych faktury w KSeF po jej przesłaniu do systemu, oraz drugim z napisem CERTYFIKAT, potwierdzającym tożsamość wystawcy dokumentu – wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska.

Osobną kategorią jest awaria całkowita (np. w sytuacji zagrożenia infrastruktury kraju), ogłaszana w środkach masowego przekazu. W tym nadzwyczajnym przypadku faktury wystawione poza systemem nie podlegają obowiązkowi późniejszego przekazania do KSeF.

Tryb offline24: Rozwiązanie na brak internetu u podatnika

Przedsiębiorcy nie muszą czekać na problemy po stronie ministerstwa, aby wystawiać dokumenty poza systemem. Pozwala na to tryb offline24. – Jest to rozwiązanie dobrowolne, przewidziane ustawowo, które zapewnia ciągłość fakturowania, a jednocześnie spełnia wymogi formalne KSeF, w tym obowiązek stosowania certyfikatu KSeF i oznaczenia faktury odpowiednimi kodami QR, które umożliwiają późniejszą weryfikację dokumentu w systemie – wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24.

Certyfikat typu 2 – niezbędne narzędzie przygotowawcze

Warunkiem korzystania z trybów offline (zarówno tych wymuszonych awarią, jak i dobrowolnego offline24) jest posiadanie certyfikatu KSeF typu 2. Jest to elektroniczny dokument wydawany przez Ministerstwo Finansów, który służy do uwierzytelnienia wystawcy.
– Przygotowanie operacyjne do KSeF, które powinno zakończyć się przed 1 lutego 2026 r., obejmuje nie tylko wdrożenie oprogramowania, ale przede wszystkim zabezpieczenie procesów awaryjnych. Kluczowe jest wygenerowanie certyfikatu typu 2 już na samym początku korzystania z systemu, ponieważ umożliwia to natychmiastowe korzystanie z trybów offline (w tym offline24) w sytuacjach awaryjnych lub przy braku internetu. Posiadanie certyfikatu od początku zapewnia płynne i zgodne z przepisami wystawianie faktur, minimalizując ryzyko przerw w dokumentowaniu obrotu – dodaje ekspertka z fillup k24.