KSeF przyniesie gospodarce korzyści? Eksperci wskazują na przykład innego kraju

• Korzyści wprowadzenia KSeF
• Przykład Włoch: Sukces e-fakturowania
• Korzyści związane z e-fakturowaniem
• Ujednolicenie systemów e-faktur w UE do 2030 roku
• Planowane wdrożenie KSeF

Korzyści wprowadzenia KSeF

Ekonomiści Allianz Trade zwrócili uwagę, że komentarze na temat pierwszych dni działania KSeF skupiały się na problemach technicznych i kosztach administracyjnych, natomiast korzyści z wprowadzenia systemu zeszły na dalszy plan. Tymczasem elektroniczne fakturowanie – cyfrowe tworzenie, wymiana i przechowywanie faktur w standardowym formacie – szybko staje się normą w wielu krajach, pozwalając m.in. ograniczyć nadużycia i zwiększyć ściągalność podatków.

Przykład Włoch: Sukces e-fakturowania

„Doświadczenia Włoch są wymowne: po wprowadzeniu w 2019 r. obowiązku stosowania e-fakturowania pomiędzy firmami we Włoszech odnotowano największy w UE spadek zaległości i nieprawidłowości w zakresie VAT – o 10,7 proc. (12,7 mld euro) w 2021 r. w porównaniu z 2020 r., co wyraźnie sugeruje, że raportowanie faktur w czasie rzeczywistym pomogło wyeliminować luki podatkowe i wykryć oszustwa” - wskazali autorzy analizy.

Korzyści związane z e-fakturowaniem

Ekonomiści Allianz Trade zwrócili uwagę, że fakturowanie elektroniczne umożliwia bezpośrednie i natychmiastowe przetwarzanie faktur – dane przepływają wprost pomiędzy systemami kupującego i sprzedającego – co przyspiesza zatwierdzanie i płatności.

„Może to w wymierny sposób poprawić wskaźniki kapitału obrotowego, takie jak średni okres spłaty należności (DSO), jednocześnie obniżając koszty zarządzania należnościami. Szybsze ściąganie należności oznacza lepszą płynność finansową dla sprzedawców, zmniejszając zależność od akcji kredytowej i obniżając ryzyko kryzysów płynnościowych, które mogą prowadzić do niewypłacalności” - wskazali.

Autorzy analizy przytoczyli szacunki McKinsey, z których wynika, że powszechne stosowanie e-faktur mogłoby skrócić terminy płatności o około 20 proc. i obniżyć koszty przetwarzania faktur o około 30 proc. Z kolei analizy branżowe wskazują, że przejście z fakturowania ręcznego na automatyczne może znacznie zmniejszyć opóźnienia w płatnościach i koszty administracyjne.

Eksperci wskazali, że powszechne stosowanie e-faktur z czasem może też ułatwić dostęp do nowych opcji finansowania. „Dzięki zweryfikowanym fakturom cyfrowym przedsiębiorstwa mogą łatwiej korzystać z faktoringu lub finansowania faktur, aby uzyskać wcześniejsze płatności. W Ameryce Łacińskiej obowiązkowe dane dotyczące e-faktur umożliwiły świadczenie usług finansowych, które ograniczają opóźnienia w płatnościach. W Europie, wraz z upowszechnieniem się danych dotyczących e-faktur, ubezpieczyciele należności handlowych i kredytodawcy mogą również korzystać z dostępu w czasie rzeczywistym do informacji o przychodach i wzorcach płatniczych firm, co poprawia ocenę ryzyka kredytowego” - zauważyli.

W analizie zauważono, że wdrożenie i przyjęcie systemów e-faktur w Europie jest jednak nadal fragmentaryczne, a poszczególne systemy krajowe tworzą „systemową mozaikę”.

„To rozdrobnienie oznacza, że przedsiębiorstwa prowadzące działalność transgraniczną stoją w najbliższej perspektywie przed złożonym wyzwaniem zapewnienia zgodności z przepisami. Poszczególne kraje mają bowiem własne formaty, np.: Włochy - FatturaPA XML, Francja Chorus Pro/PDP, Niemcy - XRechnung/ZUGFeRD, a także różne daty ich wprowadzenia” - zwrócili uwagę.

Ujednolicenie systemów e-faktur w UE do 2030 roku

Unia Europejska postanowiła rozwiązać ten problem. Według planu do 2030 r. krajowe systemy fakturowania elektronicznego powinny zostać ujednolicone zgodnie ze wspólnymi standardami, co ma zapewnić ich interoperacyjność. Od 2028 r. dostępna będzie z kolei jedna rejestracja VAT w UE (One-Stop-Shop), a organy podatkowe zaczną wymieniać dane dotyczące faktur za pośrednictwem ujednoliconej sieci w celu monitorowania handlu wewnątrz UE w czasie rzeczywistym.

„W miarę jak fakturowanie elektroniczne stanie się standardem, spodziewamy się, że jego wpływ netto na ściągalność należności będzie pozytywny. Dzięki cyfryzacji i standaryzacji fakturowania firmy będą mogły sprawniej kierować obiegiem swoich należności, ponieważ kiedy faktury są opłacane szybciej, dostawcy muszą udzielać kupującym mniejszego kredytu. To z kolei może w dłuższej perspektywie zmniejszyć ryzyko niewypłacalności i liczbę upadłości spowodowanych brakiem płynności finansowej” - stwierdzili eksperci Allianz Trade.

Planowane wdrożenie KSeF

KSeF został uruchomiony o północy z soboty na niedzielę, 1 lutego br. Jako pierwsi obowiązkiem wystawiania faktur w systemie zostali objęci przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 lutego 2026 r. wszystkie podmioty odbierają faktury za pośrednictwem systemu KSeF.

W drugim etapie wprowadzania KSeF, który rozpocznie się 1 kwietnia br., system obejmie pozostałe firmy - z wyjątkiem tych najmniejszych, które mają być nim objęte od 1 stycznia 2027 r. Za najmniejsze firmy przepisy uznają takie, które mają w miesiącu obroty podlegające dokumentowaniu poprzez KSeF nie większe niż 10 tys. zł miesięcznie. Tym samym od 1 kwietnia system obejmie dużą część osób pracujących na tzw. samozatrudnieniu, które wystawiają faktury na rzecz innych firm.