Jak wystawiać faktury w KSeF? Offline, online, tryb awaryjny

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi infrastrukturę informatyczną utworzoną przez Ministerstwo Finansów, przeznaczoną do elektronicznego wystawiania, transmisji, przyjmowania oraz magazynowania dokumentów rachunkowych w postaci ustrukturyzowanej. System wdrażany jest stopniowo od 1 lutego 2026 r., obejmując sukcesywnie wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą na terenie Polski, zobowiązane do wystawiania faktur. Głównym celem wdrożenia tego systemu jest:

• cyfryzacja procesów związanych z dokumentacją rachunkową i ewidencją podatku od towarów i usług;
• minimalizacja błędów powstających przy sporządzaniu i przesyłaniu dokumentów;
• centralne archiwizowanie faktur w jednym, centralnym repozytorium państwowym.

Jak wystawiać faktury w KSeF?

Jak wystawiać faktury w KSeF? - Po dokonaniu integracji oprogramowania rachunkowego z infrastrukturą KSeF (za pośrednictwem interfejsu API), faktury mogą być wystawiane i przesyłane bezpośrednio z poziomu używanego przez przedsiębiorcę systemu księgowego - wyjaśnia Arkadiusz Kłos, Head of Finance and Accounting w biurze księgowym Skarbiec Accountancy. Na oficjalnej stronie ksef.podatki.gov.pl dostępne są następujące rozwiązania: Aplikacja Podatnika KSeF (wersja internetowa), Aplikacja Mobilna KSeF oraz Moduł e-Mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym.

E-faktura to dokument przygotowany w ściśle określonym formacie XML, który został przekazany do systemu KSeF i otrzymał niepowtarzalny identyfikator. Po przesłaniu dokument jest:

• automatycznie odbierany przez uprawnionego odbiorcę (podatnika posiadającego NIP);
• przechowywany na serwerach administrowanych przez państwo przez okres 10 lat;
• chroniony przed stratą danych, zniszczeniem lub zaginięciem.

Istotną różnicą w stosunku do tradycyjnych dokumentów jest fakt, że e-faktury nie są przesyłane pocztą elektroniczną, nie podlegają tradycyjnym procesom archiwizacji papierowej (z pewnymi wyjątkami ustawowymi) i pozostają w systemie na stałe.

Czy przed 1 lutego można wystawiać fakturę w KSeF na próbę?

Tak. Jeśli przedsiębiorca obawia się, czy będzie wiedział jak wystawiać fakturę w KSeF i zdecyduje się wcześniej na wystawienie kilku dokumentów rachunkowych za pośrednictwem systemu „na próbę”, działanie to nie spowoduje automatycznego objęcia obowiązkowym KSeF. Wymóg systematycznego stosowania systemu zaistnieje dopiero z dniem wejścia w życie przepisów prawa, zgodnie z harmonogramem wdrażania określonym dla danej kategorii podatnika.

Harmonogram wdrażania KSeF

Wdrażanie obowiązku przesyłania faktur do systemu KSeF przebiega w dwóch etapach: od 1 lutego 2026 r. - dotyczy podmiotów, które w roku obrachunkowym 2024 wykazały przychody ze sprzedaży przekraczające 200 milionów złotych polskich (wartość brutto, wraz z podatkiem VAT). Etap II – od 1 kwietnia 2026 r. – dotyczy pozostałych prowadzących działalność gospodarczą w Polsce, którzy dotychczas nie byli objęci tym obowiązkiem.

Do ostatniego dnia grudnia 2026 r. przedsiębiorcy mogą alternatywnie wystawiać faktury tradycyjnymi metodami (w formie papierowej lub jako pliki elektroniczne przesyłane poza systemem KSeF), pod warunkiem że łączna kwota sprzedaży z podatkiem VAT ujęta na takich dokumentach w danym miesiącu kalendarzowym nie przekracza 10 000 złotych. Rozwiązanie to ma na celu ułatwienie płynnego przejścia przedsiębiorstw na nową infrastrukturę.

Czy obowiązkowy KSeF obejmuje też proformy?

Nie. Zgodnie z definicjami zawartymi w ustawie o podatku od towarów i usług, dokument określany mianem "proforma" nie spełnia kryteriów konstytutywnych faktury. W związku z tym wystawianie tego rodzaju dokumentacji pozostaje poza zakresem systemu KSeF i może być prowadzone metodami tradycyjnymi, bez konieczności przesyłania do infrastruktury publicznej.

Czym różni się tryb online od offline?

System KSeF oferuje dwa tryby wystawiania dokumentów rachunkowych, różniące się czasem i warunkami transmisji danych. W pierwszym – trybie pracy w czasie rzeczywistym - dokumenty są przygotowywane i przesyłane do infrastruktury KSeF natychmiast, w momencie ich utworzenia. Fakturę uznaje się za wystawioną w dacie jej przesłania do KSeF. Rozwiązanie to wymaga dostępu do sieci teleinformatycznej oraz pełnej dostępności serwerów systemu.

Drugi to tryb pracy w warunkach ograniczonego dostępu. Umożliwia sporządzenie dokumentu księgowego poza systemem i jego późniejsze dosłanie do KSeF:

• w trybie offline24 – fakturę wystawiona bez połączenia z systemem należy przesłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia;
• w trybie offline (niedostępności systemu) – stosowany w sytuacji, gdy infrastruktura KSeF uległa czasowej awarii - fakturę dosyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności;
• tryb awaryjny – aktywowany w przypadkach szczególnych przeszkód technicznych - fakturę należy wówczas przesłać do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii KSeF.

Faktury w ww. trzech trybach uznaje się za wystawione w dacie wskazanej przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA. W trybach pracy pozaonlinowej dokument musi zostać oznaczony dwoma kodami QR (Quick Response), jeśli jest przekazywany odbiorcy poza ekosystemem KSeF. Drugi kod QR wymaga uprzedniego wygenerowania dedykowanego certyfikatu (typu 2).

Certyfikaty KSeF

Certyfikaty wydawane w ramach infrastruktury KSeF pełnią dwie odrębne i uzupełniające się role w procesie fakturowania: Certyfikat typu 1 służy do uwierzytelniania (potwierdzenia tożsamości) użytkownika logującego się do systemu. Certyfikat typu 2 jest niezbędny do generowania drugiego kodu QR, który umożliwia odbiorcy weryfikację autentyczności dokumentu przekazanego poza platformą. Certyfikat tego typu jest nieodzowny w scenariuszach, gdy wystawienie faktury odbywa się poza standardowym trybem online.

Jak przedsiębiorca będący osoba fizyczną może uzyskać dostęp do KSeF?

Dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które są zarejestrowane jako podatnicy VAT, system KSeF funkcjonuje na zasadzie automatycznego przyznania uprawnień. Oznacza to, że taki podatnik, posiadający aktywny NIP otrzymuje automatyczny dostęp do infrastruktury bez konieczności składania dodatkowych wniosków lub zgłoszeń w organach skarbowych. To tzw. uprawnienia właścicielskie w KSeF.

Jak osoba posiadająca uprawnienia właścicielskie loguje się do KSeF?

Osoba fizyczna może się zalogować do systemu KSeF wykorzystując dwie zaakceptowane metody potwierdzenia tożsamości:

• podpis zaufany;
• kwalifikowany podpis elektroniczny.

W sytuacji, gdy dokument uwierzytelniający nie zawiera wpisanego NIP lub numeru PESEL, konieczne jest złożenie zgłoszenia zawierającego te dane. Procedura ta przeprowadzana jest za pośrednictwem formularza o symbolu ZAW-FA, na podstawie którego system automatycznie powiąże dokument uwierzytelniający z kontem podatnika.

Jak nadawane są uprawnienia pierwotne innym podatnikom?

Procedura przyznania uprawnień podmiotom innym niż osoby fizyczne zależy od wyposażenia technicznego przedsiębiorstwa. Firmy posiadające kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z numerem NIP mogą bezpośrednio korzystać z systemu KSeF na podstawie automatycznie przyznanych uprawnień właścicielskich, bez konieczności jakichkolwiek formalnych zgłoszeń w urzędu skarbowym.

Firmy nie posiadające kwalifikowanej pieczęci muszą złożyć formularz ZAW-FA, w którym wskażą osobę fizyczną uprawnioną do administrowania dostępem do systemu. Po uwierzytelnieniu tej osoby przez system KSeF, może ona następnie samodzielnie przyznawać kolejne uprawnienia innym użytkownikom, korzystając z panelu zarządzania w systemie.

Jak przyznać uprawnienie do wystawiania dokumentów rachunkowych w KSeF innemu pracownikowi lub zewnętrznej firmie księgowej?

Aby upoważnić inną osobę do sporządzania faktur w imieniu podatnika lub firmy, należy przyznać jej specjalne uprawnienie do tej czynności. Procedurę tę można przeprowadzić na dwa sposoby:

• poprzez Aplikację Podatnika KSeF - narzędzie udostępniane bezpłatnie przez Ministerstwo Finansów w wersji internetowej zawiera moduł zarządzania dostępem, umożliwiający wskazanie i autoryzację nowych użytkowników;
• poprzez oprogramowanie komercyjne - jeśli firma korzysta z systemu księgowo-finansowego zintegrowanego z infrastrukturą KSeF (za pośrednictwem interfejsu API), uprawnienia mogą być nadawane bezpośrednio z poziomu tego oprogramowania.

Po przyznaniu uprawnienia wskazana osoba uzyskuje możliwość sporządzania i przesyłania dokumentów rachunkowych do systemu KSeF, działając w imieniu podatnika lub podmiotu gospodarczego.

Jak wystawiać faktury w KSeF - podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to nie przeszkoda do pokonania, ale zmiana, którą trzeba zarządzać strategicznie. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na wsparcie doświadczonego biura rachunkowego, oferującego profesjonalną księgowość dla firm, mogą być pewni, że nie będą mieć problemów z tym jak wystawiać faktury w KSeF. Proces wdrażania systemu przebiegnie sprawnie, bez niepożądanych konsekwencji i niespodzianek. A to, przynajmniej w świecie prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i towarzyszących temu licznych zmianach w podatkach i regulacjach, jest bezcenne.

Autor: Skarbiec Accoutancy biuro księgowe, z Grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec