Jak dodać załącznik do faktury w KSeF. Zasady i wymogi techniczne, procedura i praktyka

• Czym jest załącznik w KSeF
• Jakich informacji nie wolno umieszczać w załączniku w KSeF
• Kto może korzystać z załączników
• Zgłoszenie zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem
• Jak wygląda dodawanie załączników w KSeF w praktyce
• Podsumowanie

Nie oznacza to jednak, że system e-Faktur załączników w ogóle nie przewiduje, tylko nie funkcjonuje on jako odrębny dokument. Ta różnica ma istotne znaczenie, ponieważ wpływa zarówno na zakres informacji, które można w nim zamieścić, jak i na sposób przygotowania faktury oraz ryzyka związane z jej odrzuceniem przez system.

Celem niniejszego artykułu jest wyjaśnienie, czym w rzeczywistości jest załącznik w KSeF, kiedy jego stosowanie jest zasadne, jakie warunki należy spełnić, aby korzystać z tej funkcjonalności w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami oraz jak dodać go do KSeF.

Czym jest załącznik w KSeF

Faktura w KSeF ma zawsze postać ustrukturyzowanego pliku XML. Oznacza to, że wszystkie informacje zarówno podstawowe, jak i dodatkowe muszą być zapisane w określonej strukturze danych. Załącznik jest właśnie dodatkowym elementem rozbudowanej struktury logicznej e-faktury – FA(3), a nie plikiem dodatkowym.

W praktyce załącznik służy do doprecyzowania sposobu ustalenia wartości pozycji faktury, zwłaszcza w sytuacjach, gdy jedna pozycja obejmuje wiele składowych. Nie zastępuje on danych, które powinny znaleźć się na fakturze, lecz je uzupełnia i uszczegóławia.

Typowymi przykładami danych, które mogą zostać ujęte w załączniku, są:
- rozliczenia zużycia mediów wraz z odczytami liczników,
- zestawienia lokali i ich powierzchni przy rozliczeniach czynszowych,
- szczegółowe billingi usług telekomunikacyjnych,
- kalkulacje ilości i cen jednostkowych składających się na jedną pozycję faktury.

W każdym przypadku załącznik powinien pozostawać w bezpośrednim związku z pozycjami faktury i wyjaśniać, w jaki sposób powstała dana kwota.

Jakich informacji nie wolno umieszczać w załączniku w KSeF

Ponieważ załącznik stanowi część faktury, obowiązują go takie same zasady jakie dotyczą dokumentów podatkowych. Powinien zawierać wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r.o podatku od towarów i usług (Ustawa VAT), lub dane ściśle powiązane z tymi danymi.

W szczególności w załączniku nie należy zamieszczać ofert handlowych, materiałów marketingowych, instrukcji obsługi, warunków gwarancji, regulaminów ani aneksów do umów. Choć dokumenty te często były dotychczas przekazywane razem z fakturą, w KSeF nie stanowią one elementu faktury ustrukturyzowanej.

Jednym z częstych pytań przedsiębiorców jest możliwość dołączania do faktury plików PDF, dokumentów tekstowych tj. listy przewozowe, dokumenty WZ czy protokoły odbioru.
W KSeF nie jest to możliwe, ponieważ system został zaprojektowany z myślą o automatycznym przetwarzaniu danych.

Pliki nieustrukturyzowane, takie jak PDF, nie mogą być automatycznie odczytywane przez systemy. Dlatego KSeF przyjmuje wyłącznie dane zapisane w strukturze XML, a załącznik jest integralną częścią tego samego pliku co faktura. Oczywiście nie wyklucza to przekazywania kontrahentom dodatkowych dokumentów - można je nadal wysyłać poza KSeF, np. e‑mailem lub innymi systemami obiegu dokumentów uzgodnionymi między stronami.

Kto może korzystać z załączników

Przepisy nie ograniczają możliwości stosowania załączników, jednak taka funkcjonalność została zaprojektowana przede wszystkim z myślą o podmiotach wystawiających faktury o złożonej strukturze danych, takich jak dostawcy mediów, firmy telekomunikacyjne czy przedsiębiorstwa z branży paliwowej. Nie oznacza to jednak, że inni podatnicy nie mogą z niej korzystać. Każdy przedsiębiorca, który ma uzasadnioną potrzebę doprecyzowania rozliczeń, może wystawiać faktury z załącznikiem, o ile spełni wymagania formalne i techniczne.

Zgłoszenie zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem

Jednym z kluczowych warunków korzystania z załączników w KSeF jest wcześniejsze zgłoszenie takiego zamiaru do Szefa KAS za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Brak zgłoszenia oznacza, że próba wysłania faktury zawierającej załącznik zakończy się jej odrzuceniem przez system. Funkcjonalność ta nie jest dostępna automatycznie. Po złożeniu zgłoszenia podatnik otrzymuje w ciągu 3 dni roboczych informację potwierdzającą możliwość korzystania z tej funkcji.

Warto podkreślić, że obowiązek zgłoszeniowy dotyczy wyłącznie podatników wystawiających faktury z załącznikami. Odbiorcy takich faktur nie muszą podejmować żadnych dodatkowych działań.

Jak wygląda dodawanie załączników w KSeF w praktyce

Dodanie załącznika nie polega na ręcznym wgrywaniu pliku do KSeF. Cały proces odbywa się w programie do fakturowania, który generuje fakturę w odpowiedniej strukturze XML wraz z częścią załącznikową. Dlatego kluczowe znaczenie ma korzystanie z oprogramowania, które obsługuje aktualną strukturę faktury i jest zintegrowane z API KSeF. Bez tego wystawienie faktury z załącznikiem nie będzie możliwe, nawet przy spełnieniu warunków formalnych.

Łączny rozmiar faktury wraz z załącznikiem nie może przekroczyć 3 MB (kiedy standardowa faktura bez załącznika to maksymalnie 1 MB). Limit ten pozwala na przekazanie rozbudowanych danych, ale jednocześnie wymaga selektywnego podejścia do ich zakresu.

Co więcej, jeżeli w załączniku wystąpi błąd, traktuje się go jak błąd w samej fakturze. W takiej sytuacji konieczne będzie wystawienie faktury korygującej. Nie ma możliwości poprawienia samego załącznika bez ingerencji w dokument sprzedaży.

Dodać należy, że bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów umożliwiają odbieranie faktur zawierających załączniki, jednak nie przewidują funkcji wystawiania takich dokumentów. Przedsiębiorcy planujący korzystanie z załączników powinni zatem uwzględnić konieczność używania komercyjnego oprogramowania zintegrowanego z KSeF.

Podsumowanie

Załącznik w KSeF to ustrukturyzowana część faktury, która otwiera drogę do przekazywania rozbudowanych danych podatkowych w jednym, spójnym pliku XML. Dzięki temu załączniki mogą realnie uprościć rozliczenia i integrację danych.

Aleksandra Kiełtyka, doradca podatkowy - Partner w katowickim dziale outsourcingu księgowości i płac TPA Poland