Czy rolnik ryczałtowy musi korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 r.? Zasady, obowiązki i wyjaśnienia MF

Nowy system faktur w Polsce. Co zmieni KSeF?

KSeF to centralna platforma administracji skarbowej do obsługi faktur elektronicznych. Resort finansów wyjaśnia, że „KSeF to system teleinformatyczny służący do wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych”. Oznacza to, że dokumenty sprzedaży będą wystawiane według jednolitego wzoru i automatycznie trafiały do bazy Ministerstwa Finansów.

Celem systemu jest uproszczenie rozliczeń podatkowych oraz zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. W praktyce przedsiębiorcy zyskają dostęp do archiwum faktur, natomiast administracja skarbowa będzie mogła szybciej weryfikować rozliczenia.

Od kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania e-faktur obejmie większość podatników VAT. Jednak rolnicy ryczałtowi znaleźli się w szczególnej sytuacji.

Rolnik ryczałtowy bez obowiązku KSeF

Najważniejsza informacja dla rolników jest taka, że nowe przepisy nie nakładają na nich obowiązku korzystania z systemu. Wynika to z charakteru rozliczeń podatkowych tej grupy. W przypadku sprzedaży produktów rolnych dokument wystawia kupujący, a nie rolnik.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że „faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolnika ryczałtowego wystawia nabywca”. To właśnie dlatego rolnicy ryczałtowi nie zostali objęci obowiązkowym przejściem na e-faktury.

W praktyce oznacza to, że rolnik ryczałtowy nadal może sprzedawać swoje produkty tak jak dotychczas. Faktura VAT RR może być wystawiana w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF. Rolnik nie musi zakładać konta w systemie ani uczyć się jego obsługi, jeśli nie widzi takiej potrzeby.

Od kwietnia pojawi się jednak nowa możliwość

Choć KSeF nie będzie obowiązkowy dla rolników ryczałtowych, od 1 kwietnia 2026 roku pojawi się możliwość korzystania z niego dobrowolnie. Ministerstwo Finansów wskazuje, że „za zgodą rolnika ryczałtowego możliwe będzie wystawianie faktur VAT RR w KSeF przez nabywcę produktów rolnych”.

To rozwiązanie może być szczególnie wygodne w przypadku współpracy z dużymi odbiorcami produktów rolnych, którzy i tak będą zobowiązani do korzystania z systemu. Dzięki temu obieg dokumentów może zostać uproszczony, a faktury będą przechowywane automatycznie w systemie administracji skarbowej.

Warunki korzystania z KSeF przez rolnika

Aby skorzystać z tej możliwości, rolnik musi spełnić kilka formalnych wymagań. Przede wszystkim konieczne jest posiadanie numeru NIP. System KSeF opiera się właśnie na identyfikacji podatników przy jego użyciu. Rolnik musi także wyrazić zgodę na wystawianie faktur w systemie i nadać odpowiednie uprawnienia kontrahentowi. Resort finansów wyjaśnia, że po nadaniu takich uprawnień nabywca może wystawiać faktury VAT RR w imieniu rolnika. Uprawnienia te obowiązują do momentu ich cofnięcia.

Ministerstwo Finansów przekonuje, że system może przynieść realne korzyści. Dokumenty przechowywane w KSeF są archiwizowane przez administrację skarbową, co ogranicza obowiązki związane z ich przechowywaniem. Rolnik nie musi prowadzić własnego archiwum ani obawiać się utraty dokumentów.

Resort udostępnia również bezpłatne narzędzia do obsługi systemu, w tym aplikację do wystawiania i odbierania faktur oraz materiały szkoleniowe. Mają one pomóc użytkownikom, którzy dotychczas nie korzystali z elektronicznych systemów księgowych.

Pytanie do MF: Czy rolnikom, którzy nie mają działalności, a są VAT-owcami, będziemy musieli wystawiać faktury w KSeF, czy nie?

Ministerstwa Finansów odpowiada: „Tak, faktury na rzecz rolników również muszą być wystawiane w KSeF. Ustawodawca wyłącza z tego obowiązku tylko faktury na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Wprawdzie rolnicy nie prowadzą działalności gospodarczej według ustawy – Prawo przedsiębiorców, ale prowadzą taką działalność według definicji działalności gospodarczej wskazanej w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT. Skoro ustawodawca w art. 106ga ustawy o VAT nie wskazał, o jaki rodzaj działalności mu chodzi, należy się posłużyć tą definicją wskazaną w ustawie o VAT.

Dlatego faktury na rzecz rolników należy wystawiać w KSeF. Gdy rolnik korzysta ze zwolnienia z VAT, sprzedawca jest obowiązany zapewnić mu dostęp do faktury ustrukturyzowanej, poprzez:
1) podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury albo
2) oznaczenie kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.

Rolnik może go zwolnić sprzedawcę z tego obowiązku, np. gdy będzie sam, dobrowolnie wystawiał faktury w KSeF. Aby wystawiać faktury w KSeF rolnikowi musi posiadać numer NIP. PESEL nie wystarczy.”

Pytanie do MF: Osoba, która prowadzi gospodarstwo rolne (rozlicza VAT, w 2024 r. osiągnęła wartość sprzedaży 13 mln zł) wystawia faktury na sprzedaż swoich plonów. Czasami odbiorcą jest firma. Wartość pojedynczej faktury wynosi od 50 tys. zł w górę. Czy takie gospodarstwo będzie musiało wystawiać faktury w KSeF?

Odpowiedź resortu finansów: „W opisanej sytuacji rolnik będący podatnikiem VAT czynnym, dokonując sprzedaży na rzecz innego podatnika będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF począwszy od 1 kwietnia 2026 r.”

Co rolnik powinien zrobić teraz?

Podsumowując, na ten moment rolnicy ryczałtowi nie muszą podejmować żadnych działań związanych z obowiązkowym KSeF. Warto jednak obserwować komunikaty Ministerstwa Finansów i rozmawiać z odbiorcami produktów rolnych. To właśnie kontrahenci mogą w praktyce zachęcać do korzystania z systemu, zwłaszcza jeśli sami będą objęci obowiązkiem e-fakturowania.

Nowe przepisy nie zmieniają zasad rozliczania rolników ryczałtowych, ale otwierają możliwość przejścia na elektroniczny obieg dokumentów. Dla części gospodarstw może to oznaczać uproszczenie formalności, dla innych – pozostanie przy dotychczasowych rozwiązaniach. Jedno jest pewne – wraz z wprowadzeniem KSeF polski system rozliczeń podatkowych wchodzi w nową erę cyfryzacji, a rolnicy, choć nieobjęci obowiązkiem, również będą mogli z niej skorzystać, jeśli uznają to za korzystne dla swojego gospodarstwa.