Kto będzie ukarany za zaksięgowanie fałszywej faktury pobranej z KSeF? MATRIX „otrzymywania” faktur w KSeF

• Obawy związane z otrzymywaniem (odbieraniem, przeglądaniem) faktur w KSeF
• Co mówią przepisy
• Jaki jest skutek prawny tego „otrzymania”?

Obawy związane z otrzymywaniem (odbieraniem, przeglądaniem) faktur w KSeF

Osoby, które wrobiono w bierną obsługę KSeFu, czyli odbieranie („przeglądanie”) cudzych faktur, a zwłaszcza biura rachunkowe, ogarnia od początku lutego tego roku coraz więcej obaw. Czym jest owa czynność? Jakie rodzi skutki prawne dla „sprawcy”? Czy nie grozi tu zarzut „posłużenia się” obcą fakturą, jeżeli będzie ona poświadczać nieprawdę? Jeżeli taki dokument zostanie „ściągnięty”, to czy jego przechowywanie w firmie jest prawnie bezpieczne? Czym jest w sensie prawnym wewnętrzna „wizualizacja” tej faktury, która w dodatku musi być jeszcze wewnętrznie „zakodowana” (po co?) na podstawie art. 106gb ust. 5a ustawy o VAT? Jakie są skutki rzeczywistego zapoznania się z treścią tej faktury, jeśli owa lektura rodzi podejrzenie oszustwa?

I najważniejsze pytanie na koniec: czy to, co ściągniemy i zarchiwizujemy jest jeszcze „fakturą”, czy jej kopią (gdy jest kopia, to „nie posługujemy się fakturą”)? Od tych pytań huczy na szkoleniach, a praprzyczyną tych niepokojów jest sam prawodawca i ogłaszane przez niego komunikaty („podręczniki”), notabene często sprzeczne z tymże prawem.

Autopromocja

Radosław Kowalski

Szkolenie online

Akademia podatków 2026/2027 – Edycja 11

13.10 | 18.11 | 8.12 | 13.01.2027 r., 10:00-15:00 online, na żywo + nagranie

Zapisz się

Co mówią przepisy

Przypomnę treść owych przepisów, choć nie biorę żadnej odpowiedzialności za ich sens. W momencie gdy wystawca faktury wysłał ją do KSeF a ów KSeF (szef KAS?) nadał jej numer identyfikacyjny, adresat tego dokumentu, czyli posiadacz NIP-u, który podał (nawet błędnie) wystawca, „otrzymuje” ex lege ten dokument, chyba że idzie tu o przypadki wymienione w art. 106gb ust. 4 tej ustawy, bo wtedy ów adresat jej już nie „otrzymuje”. W tym ostatnim przepisie jest przysłowiowe mydło i powidło (są nawet konsumenci), ale przede wszystkim są podmioty (nie tylko podatnicy), którzy mają NIP, lecz się nim nie „posługują”. Co to znaczy? Nie wiadomo. Ale nie „męczmy” tej grupy podmiotów, bo oni nie wiedzą i nie chcą wiedzieć o tych fakturach. Idzie o pierwszą wyżej wymienioną grupę podmiotów, która ex lege otrzymuje w KSeF te faktury.

Jaki jest skutek prawny tego „otrzymania”?

Wręcz idiotyczny: dla potrzeb tego podatku (i tylko tego podatku) podmiot ten jako podatnik VAT spełnia warunek nabycia prawa do odliczenia, o którym mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1 tej ustawy: mimo że jej nie zna i nie wie, że ją „otrzymał”, może odliczyć podatek naliczony. Ale to niezbyt mądry drobiazg. Najważniejsza jest odpowiedź na pytanie, czy owo „otrzymanie” (wirtualne) jest skutecznym „doręczeniem” wezwania do zapłaty, czyli czy rodzi skutek długu. Oczywiście nie, chyba że umowa tak wprost stanowi. Czyli nie trzeba się bać, że przegapiło się owo „otrzymanie”, chyba że ktoś podpisał bezsensowną umowę. Co zrobić z tymi, którzy nas straszą, że od momentu „otrzymania” tej faktury biegnie z mocy prawa termin płatności, a po jej „bezskutecznym upływie” będą naliczane odsetki za zwłokę? Można im odpowiedzieć, żeby wskazali przepis, z którego to wynika.

Wiem, że niektórzy chcą po cichu ten problem „rozwiązać”, zmieniając jednostronnie jakieś wewnętrzne „regulaminy fakturowania”, których w dodatku nabywca nie zna – więc jest z tym grube zamieszanie. Sądy będą musiały się z takim czymś zmierzyć a chaos będzie nieziemski, bo przysłowiowy diabeł tkwi w szczegółach.

Zadajmy proste pytanie: czy np. kościelna osoba prawna posiadająca NIP od dawna, gdy (jakoby) „otrzymała” w KSeF fakturę, w dodatku wystawioną pod wpływem błędu, jest już zobowiązana do jej zapłaty? To jakiś MATRIX. Czy mając NIP (niekoniecznie dla potrzeb VAT-u) musimy, czy tylko możemy się logować do KSeF, a gdy się nie zalogujemy, bo przecież nie ma takiego obowiązku w ustawie, to „otrzymaliśmy” fakturę, czy też nie? Te przepisy pisał ktoś, kto niewiele rozumie („ani w ząb” – tak się kiedyś mówiło).

Jedno jest pewne: gdy pobraną z KSeF sfałszowaną lub tylko poświadczającą nieprawdę fakturę ktoś zaksięguje (zaliczy w koszty, odliczy podatek naliczony) popełni czyn zabroniony zagrożony karą, nawet gdy zrobi to za niego „automatycznie” jego oprogramowanie. Kto popełni ten czyn? Na pewno ta osoba, która miała dostęp do KSeF i „ściągnęła” ten dokument.

Prof. dr hab. Witold Modzelewski