KSeF od 1 kwietnia uderza w MŚP. Firmy tracą zaufanie, a chaos dopiero nadchodzi

• Błąd 1: Chaos w uprawnieniach blokuje dostęp do faktur
• Błąd 2: Brak ustaleń z księgowością grozi paraliżem firmy
• Błąd 3: Firmy nie doceniają skali zmian – to nie tylko technologia
• To ostatni moment dla MŚP. Stawka: chaos albo kontrola

Zbliża się Prima Aprilis, ale wielu firmom w Polsce nie jest do śmiechu. Od 1 kwietnia obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmuje podmioty sektora MŚP. Tymczasem z badania SaldeoSMART wynika, że odsetek małych i średnich przedsiębiorstw przekonanych o potrzebie istnienia KSeF spadł w ciągu ostatnich pięciu miesięcy z 61% do 52%. Największą zmianę widać wśród małych firm – w tej grupie udział pozytywnych ocen dla centralnego systemu zmniejszył się aż o 13 punktów procentowych.

Zdaniem ekspertów branży księgowej wzrost nieufności wobec KSeF nie jest przypadkowy. „Pierwsze tygodnie funkcjonowania systemu pokazały, że nawet dla największych firm zderzenie z praktyką jest trudniejsze, niż zakładano; zarówno na poziomie organizacji pracy, jak i codziennego obiegu dokumentów. W wielu przypadkach problemem nie jest sam obowiązek, ale brak przygotowania procesów wokół niego. Krajowy System e-Faktur tylko uwidacznia mechanizmy, które wcześniej działały „na skróty” – mówi Agnieszka Ligocka, ekspertka SaldeoSMART i FRAM Finanse.

Przez ostatnie dwa miesiące podmioty MŚP obserwowały, jak z wdrożeniem KSeF radzą sobie największe przedsiębiorstwa, które zostały objęte zmianami już 1 lutego 2026 roku. Na bazie tych doświadczeń można wskazać obszary, na które mniejsze biznesy powinny zwrócić szczególną uwagę podczas dostosowywania się do nowego obowiązku.

Błąd 1: Chaos w uprawnieniach blokuje dostęp do faktur

Na etapie przygotowań do pracy z KSeF wiele przedsiębiorstw generuje certyfikaty, ale nie nadaje użytkownikom odpowiednich uprawnień do ich wykorzystania. W efekcie pojawiają się sytuacje, w których dostęp jest poprawnie skonfigurowany technicznie, a mimo to system nie pozwala na wykonanie podstawowych operacji. Trzeba pamiętać, że sam certyfikat nie daje możliwości działania – dopiero przypisanie odpowiednich ról pozwala na wystawianie i pobieranie faktur.

Dodatkowym wyzwaniem jest wybór rodzaju certyfikatu. W przypadku pracy zespołowej bezpieczniejszym rozwiązaniem jest model bazujący na NIP, który pozwala zarządzać dostępem na poziomie firmy. Certyfikaty powiązane z PESEL mają charakter indywidualny i nie powinny być współdzielone.

Błąd 2: Brak ustaleń z księgowością grozi paraliżem firmy

W trakcie przygotowań wiele firm nie doprecyzowało ze swoim biurem rachunkowym, jak w praktyce ma wyglądać współpraca przy KSeF. W efekcie część przedsiębiorców założyła, że wszystkie działania związane z systemem leżą po stronie księgowych. Brak takich ustaleń przekłada się na sytuacje, w których nie wiadomo, kto odpowiada za pobieranie faktur, nadawanie uprawnień czy bieżącą obsługę platformy. W praktyce oznacza to opóźnienia i błędy, dezorganizację pracy i brak kontroli nad procesem księgowania. W skrajnych przypadkach prowadzi to nawet do rozstania z dotychczasowym biurem rachunkowym, gdy okazuje się, że nie jest ono przygotowane do pracy w nowych realiach.

„Zmiana partnera księgowego w trakcie roku zawsze jest wyzwaniem, ale w obecnych realiach może oznaczać poważne zaburzenie ciągłości pracy. KSeF zbiegł się z dodatkowymi obowiązkami sprawozdawczymi i sztywnymi terminami, których nie da się przesunąć. Biura rachunkowe pracują według określonej kolejności obsługi klientów i dokumentów, a wprowadzenie zmian w tym czasie często powoduje dezorganizację i presję czasu. W takich warunkach ryzyko błędów znacząco rośnie” – tłumaczy ekspertka.

Błąd 3: Firmy nie doceniają skali zmian – to nie tylko technologia

Wiele firm podchodzi do KSeF jak do zmiany technologicznej, podczas gdy w praktyce oznacza ona konieczność przebudowania sposobu pracy z dokumentami. Nowy system wpływa nie tylko na wystawianie faktur, ale także na ich obieg, akceptację i dostęp do danych w organizacji. Co czwarta firma w badaniu wskazała zmianę procesów wewnętrznych jako jedną z głównych barier związanych z wdrożeniem KSeF, a 26% zwraca uwagę na problemy z dopasowaniem systemów i oprogramowania do nowych wymagań.

Jednocześnie wraz z udostępnieniem przez Ministerstwo Finansów darmowych narzędzi do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur wiele przedsiębiorstw założyło, że będą one wystarczające do pracy z centralnym systemem. To podejście wciąż jest silne – 36% badanych podmiotów planuje z nich korzystać. W praktyce jednak coraz częściej dochodzi do zderzenia tych założeń z rzeczywistością. Księgowi wskazują, że o ile podstawowe rozwiązania mogą sprawdzić się przy bardzo prostej działalności, to przy większej liczbie dokumentów szybko pojawiają się ograniczenia - zwłaszcza wtedy, gdy rozwiązanie nie jest dopasowane do skali działalności i procesów w firmie.

„Narzędzia oferowane przez resort finansów mają sens w przypadku naprawdę małych firm, które wystawiają kilka faktur w miesiącu i nie mają rozbudowanych procesów. W momencie, gdy firma ma większą liczbę dokumentów, kilku pracowników zaangażowanych w ich obsługę albo bardziej złożony obieg faktur zaczynają się ograniczenia” – zauważa Agnieszka Ligocka.

Podstawowe narzędzia mogą więc dobrze sprawdzić się przy prostej działalności, natomiast wraz ze wzrostem skali firmy rośnie potrzeba bardziej zaawansowanych i zintegrowanych rozwiązań. Przedsiębiorstwa powinny upewnić się, że ich zaplecze technologiczne, w tym wykorzystywane systemy i rozwiązania IT, są zintegrowane z KSeF i dostosowane do wymagań pracy z rządową platformą.

To ostatni moment dla MŚP. Stawka: chaos albo kontrola

Dla firm z sektora MŚP to ostatni moment, aby uporządkować te obszary jeszcze przed pełnym wejściem w nowe obowiązki. Jak pokazuje praktyka największych przedsiębiorstw, odpowiednie przygotowanie nie tylko ogranicza ryzyko błędów, ale przede wszystkim pozwala uniknąć chaosu organizacyjnego, który w pierwszych tygodniach działania KSeF okazał się jednym z największych wyzwań. W praktyce oznacza to, że sukces wdrożenia KSeF zależy także od tego, na ile praca z rządowym systemem jest dla użytkowników intuicyjna i uporządkowana.

O badaniu:

Badanie zostało przeprowadzone w marcu 2026 roku przez agencję badawczą Choreograph na zlecenie SaldeoSMART. Wzięli w nim udział przedstawiciele małych i średnich przedsiębiorstw, a także biur rachunkowych w Polsce. Celem badania było poznanie stopnia przygotowania firm do obowiązkowego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, identyfikacja najważniejszych barier technologicznych i organizacyjnych oraz zbadanie nastawienia przedsiębiorstw do zmian wynikających z cyfryzacji obiegu.