Miał być przełom, jest frustracja. KSeF paraliżuje biznes

• KSeF miał ułatwić pracę. Firmy mówią wprost: jest odwrotnie
• Największe problemy z KSeF. To na nie skarżą się przedsiębiorcy
• Posłowie pytają: czy firmy zostaną bez ochrony?
• Ministerstwo odpowiada: „system działa stabilnie”
• Tryb awaryjny i kary. Co grozi przedsiębiorcom?
• Problemy z logowaniem? Resort finansów wskazuje przyczynę
• KSeF dla małych firm. Czy będzie dobrowolność?
• Ważne terminy KSeF. Kogo i od kiedy obejmują?
• KSeF a organizacje społeczne. Kogo dotyczy obowiązek?

KSeF miał ułatwić pracę. Firmy mówią wprost: jest odwrotnie

„Szanowny Panie Ministrze, zwracam się z prośbą o pilne wyjaśnienia w sprawie przedłużających się problemów z wdrożeniem i stabilnością Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System, który miał stanowić filar nowoczesnej e-administracji, na obecnym etapie postrzegany jest przez przedsiębiorców oraz środowiska księgowe nie jako ułatwienie, lecz jako bariera technologiczna i biurokratyczna” - piszą Władysław Kurowski i Patryk Wicher w interpelacji poselskiej nr 15273.

Największe problemy z KSeF. To na nie skarżą się przedsiębiorcy

Posłowie zwrócili uwagę, że „z licznych sygnałów płynących od przedsiębiorców oraz organizacji zrzeszających księgowych wynika, że system boryka się z krytycznymi problemami technicznymi. Główne trudności dotyczą:

• Braku możliwości logowania
  Użytkownicy zgłaszają masowe błędy przy próbie uwierzytelnienia przez Profil Zaufany oraz systemy ERP zintegrowane z bramką Ministerstwa Finansów (błędy 401 Unauthorized oraz 504 Gateway Timeout).
• Niestabilności API
  Przeciążenie serwerów uniemożliwia płynne przesyłanie faktur ustrukturyzowanych, co wstrzymuje procesy sprzedażowe i logistyczne (np. wydawanie towarów z magazynów).
• Długiego oczekiwania na numer KSeF
  W wielu przypadkach czas generowania urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) oraz nadania numeru identyfikacyjnego fakturze przekracza kilka godzin, co uniemożliwia bieżącą obsługę kontrahentów.

Sytuacja ta budzi uzasadniony niepokój, zwłaszcza w kontekście wcześniejszych zapewnień resortu o pełnej gotowości infrastruktury na szczyty obciążeń. Dla firm, które od 1 lutego są zobligowane do wystawiania faktur wyłącznie w KSeF, każda godzina niedostępności systemu generuje wymierne straty finansowe i prawne.

Posłowie pytają: czy firmy zostaną bez ochrony?

W związku z powyższym, posłowie proszą o odpowiedź na następujące pytania:

• Jakie były bezpośrednie przyczyny awarii i spowolnienia systemu w pierwszych dniach lutego 2026 r.?
• Czy Ministerstwo Finansów przewiduje ogłoszenie oficjalnego stanu awarii KSeF, co pozwoliłoby przedsiębiorcom na bezpieczne przejście w ustawowy tryb „offline” bez ryzyka sankcji w przyszłości?
• Jakie kroki zostały podjęte w celu zwiększenia przepustowości systemu, aby uniknąć podobnych problemów 1 kwietnia 2026 r., kiedy do systemu dołączą pozostali podatnicy VAT?
• Czy resort planuje wprowadzenie abolicji lub wydłużenie okresu bezsankcyjnego w związku z trudnościami technicznymi leżącymi po stronie administracji skarbowej?
• Dlaczego, mimo wielomiesięcznych testów, system logowania (węzeł krajowy/Profil Zaufany) nie wytrzymał przewidywanego natężenia ruchu?
• Czy ministerstwo rozważa wprowadzenie dobrowolności KSeF dla najmniejszych podmiotów gospodarczych, dla których ten system jest największym obciążeniem administracyjnym?
• Czy i od kiedy oraz na jakich zasadach organizacje pozarządowe, w tym KGW i OSP, powinny korzystać z KSeF?
• Czy resort przewiduje całkowite zwolnienie z obowiązku korzystania z KSeF dla podmiotów prowadzących działalność społeczną i statutową, których roczny obrót nie przekracza określonego progu?

Ministerstwo odpowiada: „system działa stabilnie”

„Od początku działania KSeF 2.0 nie wystąpiła awaria, odnotowano chwilowe spowolnienia w procesie logowania do KSeF poprzez Profil Zaufany, czyli jedną z kilku metod uwierzytelnienia. Natomiast sam KSeF 2.0 działa stabilnie – bez przerw.

14 lutego br. Krajowy System e-Faktur został zintegrowany z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej. Dzięki temu użytkownicy KSeF mogą już uwierzytelnić się w systemie za pomocą aplikacji mObywatel, mojeID - bankowości elektronicznej, e-dowodu i Profilu Zaufanego.

Integracja umożliwia szybkie i wygodne potwierdzanie tożsamości, daje większą swobodę w wyborze metody uwierzytelnienia oraz zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa przy korzystaniu z bezpłatnych narzędzi logowania” – informuje resort finansów w odpowiedzi na interpelację.

Tryb awaryjny i kary. Co grozi przedsiębiorcom?

Podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów Zbigniew Stawicki wyjaśnił, co następuje.

„System działa stabilnie i bez zakłóceń, dlatego nie jest planowane wdrożenie trybów awaryjnych, przewidzianych odpowiednimi regulacjami ustawy o VAT. W każdym momencie działania KSeF podatnicy mają możliwość korzystania z trybu offline 24 określonego w art. 106nda ustawy VAT.

Nie wystąpiły trudności techniczne związane z wdrożeniem KSeF po stronie administracji skarbowej. W przypadku awarii po stronie administracji skarbowej podatnicy będą chronieni przepisami pozwalającymi na wystawianie faktur w trybie offline.

Należy również dodatkowo zaznaczyć, że za 2026 r. nie będą wyciągane konsekwencje w stosunku do podatników za błędne stosowanie KSeF. Dzięki odroczeniu kar podatnicy mają więcej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji bez obawy o negatywne konsekwencje. Administracja skarbowa w pierwszych miesiącach funkcjonowania obowiązkowego KSeF skupia swoje działania na edukowaniu podatników oraz wspiera ich w prawidłowym wypełnianiu nowego obowiązku.

Problemy z logowaniem? Resort finansów wskazuje przyczynę

W początkowej fazie korzystania z KSeF zaobserwowano skokowy wzrost liczby logowań przez Profil Zaufany. Stąd przejściowe problemy z wykorzystaniem tej metody logowania. Jak wyżej wspomniano, od 14 lutego br. Krajowy System e-Faktur został zintegrowany z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej.

KSeF dla małych firm. Czy będzie dobrowolność?

Ministerstwo nie planuje wprowadzenia pełnej dobrowolności KSeF dla najmniejszych podmiotów, jednak przewidziało dla nich znaczące odroczenia i uproszczenia, aby zminimalizować obciążenie administracyjne.

Ważne terminy KSeF. Kogo i od kiedy obejmują?

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1203) zawiera zapisy m.in. odnoszące się do uproszczeń i szczegółowych rozwiązań prawnych w zakresie obligatoryjnego KSeF, m.in. etapowanie terminów wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur w KSeF:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, chyba, że wartość sprzedaży dokumentowana fakturami za okresy miesięczne nie przekracza kwoty 10 000 zł (brutto), wówczas podatnicy tacy do końca 2026 r. nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Zgodnie z przepisami epizodycznymi do końca 2026 r. podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł.

Do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł). Do końca 2026 r. odroczono m.in. obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach.

Etapowe wdrożenie KSeF stanowiło odpowiedź na potrzebę elastycznego wdrożenia tego systemu. Wypracowane, finalne rozwiązania prawne, techniczne i biznesowe są efektem szerokich konsultacji przeprowadzonych w 2024 i 2025 r. z udziałem rynku, w tym podatników, branży IT, księgowych, przedstawicieli JST, oraz organizacji zrzeszających przedsiębiorców. Były to największe, przeprowadzone w historii resortu finansów konsultacje rozwiązań prawnych i biznesowych.

W przygotowanych rozwiązaniach uwzględniono większość postulatów zgłoszonych w toku konsultacji. Szczegółowe odniesienie do wszystkich zgłoszonych postulatów zostało przedstawione w raportach z konsultacji, które są publicznie dostępne pod adresem https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12391205/katalog/13092624#13092624.

KSeF a organizacje społeczne. Kogo dotyczy obowiązek?

Koła Gospodyń Wiejskich oraz Ochotnicze Straże Pożarne są obowiązane do wdrożenia KSeF na zasadach ogólnych, szczegółowo określonych w odpowiedzi na pytanie numer 6.

Ministerstwo Finansów nie przewiduje całkowitego i bezterminowego zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF dla podmiotów prowadzących działalność społeczną i statutową (takich jak fundacje czy stowarzyszenia) wyłącznie ze względu na charakter ich działalności. Zgodnie z założeniami systemu, kluczowym kryterium objęcia obowiązkiem e-fakturowania jest posiadanie statusu podatnika VAT (czynnego lub zwolnionego) w Polsce.

Organizacje pozarządowe, które wystawiają faktury w ramach działalności gospodarczej lub odpłatnej działalności pożytku publicznego, będą docelowo musiały korzystać z systemu, jednak uwzględniając etapowe wdrożenie tego systemu, tj. od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, chyba że wartość sprzedaży dokumentowana fakturami za okresy miesięczne nie przekracza kwoty 10 000 zł (brutto), wówczas podatnicy tacy do końca 2026 r. nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Ponadto, faktury wystawiane w relacjach z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (B2C), co jest częste w działalności statutowej, pozostają wyłączone z obowiązku ich wystawiania w KSeF, co w praktyce znacząco ogranicza obciążenia administracyjne dla wielu organizacji społecznych.”