KSeF: limit 1 MB blokuje firmy? Ministerstwo Finansów odpowiada na zarzuty

• Problem KSeF: duże faktury mogą nie przejść przez system
• Pytania do resortu finansów: skala problemu i wpływ na firmy
• KSeF był szeroko konsultowany z rynkiem
• Nowe rozwiązanie: faktury z załącznikiem
• Dane o problemach? Część informacji jest niejawna
• Brak danych o skali dzielenia faktur
• Porównania z UE: były analizy, ale bez szczegółów

Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma w założeniu uprościć i uszczelnić system podatkowy, ale w praktyce budzi coraz więcej pytań wśród przedsiębiorców. Jednym z najbardziej kontrowersyjnych rozwiązań jest techniczne ograniczenie wielkości pliku faktury do 1 MB, które – choć niewidoczne przy prostych dokumentach – może stanowić realną barierę dla firm operujących na dużą skalę. Problem dotyczy zwłaszcza branż, gdzie standardem są rozbudowane faktury zbiorcze obejmujące setki, a nawet tysiące pozycji. W efekcie przedsiębiorcy mogą być zmuszeni do zmiany sposobu rozliczeń lub ponoszenia dodatkowych kosztów. Sprawa trafiła do Ministerstwa Finansów w formie interpelacji poselskiej, a odpowiedź resortu rzuca więcej światła na kulisy tej regulacji.

„W ramach funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur wprowadzono techniczne ograniczenie dotyczące maksymalnej wielkości pojedynczego pliku faktury przesyłanego do systemu, które zostało określone na poziomie 1 MB. Rozwiązanie to nie powoduje trudności w przypadku prostych dokumentów sprzedażowych, jednak może stanowić istotną barierę w odniesieniu do faktur zawierających bardzo dużą liczbę pozycji” - czytamy w interpelacji nr 15482 do ministra finansów i gospodarki w sprawie ograniczeń technicznych Krajowego Systemu e-Faktur dotyczących maksymalnej wielkości pliku faktury.

Problem KSeF: duże faktury mogą nie przejść przez system

„W obrocie gospodarczym - jak pisze Poseł Janusz Kowalski - występują branże, w których rozliczenia obejmują setki lub tysiące świadczeń realizowanych w jednym okresie rozliczeniowym, co skutkuje wystawianiem rozbudowanych faktur zbiorczych. W takich przypadkach limit wielkości pliku może prowadzić do sytuacji, w której prawidłowo sporządzony dokument nie może zostać skutecznie przesłany do systemu wyłącznie z przyczyn technicznych.

Konsekwencją tego stanu rzeczy może być konieczność modyfikowania dotychczasowych procesów fakturowania, w tym dzielenia jednego rozliczenia handlowego na wiele dokumentów lub ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z dostosowaniem systemów finansowo-księgowych. Ograniczenie to rodzi wątpliwości co do jego proporcjonalności oraz wpływu na sprawność rozliczeń podatkowych i bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.”

Pytania do resortu finansów: skala problemu i wpływ na firmy

W świetle powyższego poseł prosi o udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania:

• Czy Ministerstwo Finansów przeprowadziło analizy dotyczące wpływu obowiązującego limitu wielkości pliku faktury w Krajowym Systemie e-Faktur na przedsiębiorców wystawiających dokumenty zawierające dużą liczbę pozycji, w szczególności w sektorach handlu, logistyki i energetyki?
• Ilu podatników, według danych posiadanych przez Ministerstwo Finansów, napotkało dotychczas trudności z przesłaniem faktur do KSeF z uwagi na przekroczenie dopuszczalnego limitu wielkości pliku oraz jak kształtowała się liczba takich przypadków w ujęciu miesięcznym?
• Czy Ministerstwo Finansów monitoruje średnią i maksymalną wielkość plików faktur przesyłanych do KSeF oraz czy dane te wskazują na systemowe ryzyko przekraczania limitu 1 MB w określonych grupach podatników?
• Czy Ministerstwo Finansów posiada dane pozwalające określić, jak często przedsiębiorcy zmuszeni są do dzielenia jednego rozliczenia handlowego na kilka faktur wyłącznie z uwagi na obowiązujący limit wielkości pliku w KSeF?
• Czy obowiązujący limit wielkości pliku faktury w Krajowym Systemie e-Faktur był konsultowany z przedstawicielami branż charakteryzujących się wysoką liczbą pozycji na pojedynczym dokumencie rozliczeniowym, a jeżeli tak – jakie wnioski wynikały z tych konsultacji?
• Czy Ministerstwo Finansów dokonywało porównań przyjętego limitu wielkości pliku faktury w KSeF z analogicznymi rozwiązaniami stosowanymi w systemach fakturowania elektronicznego funkcjonujących w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej?

KSeF był szeroko konsultowany z rynkiem

W związku z interpelacją poselską Ministerstwo Finansów udzieliło poniższych odpowiedzi:

„Ministerstwo Finansów monitoruje w trybie ciągłym wszystkie kluczowe obszary funkcjonowania obowiązkowego KSeF oraz ich wpływ na przedsiębiorców. W tym celu resort pozostaje w ciągłym dialogu zarówno z podatnikami jak i integratorami systemów IT.

Wypracowane finalne rozwiązania KSeF 2.0 są efektem szerokich konsultacji przeprowadzonych przez Ministerstwo Finansów z udziałem rynku. W konsultacjach wzięło udział aż 10 tysięcy podmiotów, co czyni je największymi w historii resortu finansów.

Kwestie związane z maksymalnym rozmiarem pliku faktury (1 MB dla faktury bez załącznika, 3 MB dla faktury z załącznikiem) były konsultowane z wszystkimi zainteresowanymi stronami między innymi w ramach publicznych konsultacji struktury logicznej FA(3) oraz koncepcji funkcjonowania załącznika do faktury w KSeF, przeprowadzonych w listopadzie 2024 r.

Nowe rozwiązanie: faktury z załącznikiem

Warto zaznaczyć, że wprowadzona w KSeF 2.0 możliwość wystawiania faktur z załącznikiem także stanowi realizację postulatów zgłaszanych do Ministerstwa Finansów. Funkcjonalność została wdrożona głównie z myślą o potrzebach dostawców mediów (energii, gazu), usług telekomunikacyjnych oraz dostawców paliw wystawiających faktury zbiorcze. Możliwość korzystania z rozwiązania nie została jednak ograniczona do konkretnych branż.

Zgodnie z art. 106gba ustawy o VAT podatnik może wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem w przypadku faktur, które dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto. Załącznik jest integralną częścią faktury. Zawiera wyłącznie dane wymagane ustawą (art. 106e ust. 1 ustawy) lub dane ściśle powiązane z tymi danymi. Aby wystawiać w KSeF faktury z załącznikiem, należy zgłosić zamiar wystawiania tego typu faktur w e-Urzędzie Skarbowym, za pomocą udostępnionego w tym celu dedykowanego formularza ZGL_ZAL.

Dane o problemach? Część informacji jest niejawna

Czy Ministerstwo Finansów monitoruje średnią i maksymalną wielkość plików faktur przesyłanych do KSeF oraz czy dane te wskazują na systemowe ryzyko przekraczania limitu 1 MB w określonych grupach podatników? Czy Ministerstwo Finansów dysponuje danymi o skali problemu?

Detale operacyjne dotyczące systemów stanowiących kluczowe elementy infrastruktury IT administracji publicznej pozostają objęte ograniczeniami informacyjnymi ze względów bezpieczeństwa – wskazuje resort.

Brak danych o skali dzielenia faktur

Czy Ministerstwo Finansów posiada dane pozwalające określić, jak często przedsiębiorcy zmuszeni są do dzielenia jednego rozliczenia handlowego na kilka faktur wyłącznie z uwagi na obowiązujący limit wielkości pliku w KSeF?

Ministerstwo Finansów nie dysponuje wskazanymi w pytaniu danymi.

Porównania z UE: były analizy, ale bez szczegółów

Czy Ministerstwo Finansów dokonywało porównań przyjętego limitu wielkości pliku faktury w KSeF z analogicznymi rozwiązaniami stosowanymi w systemach fakturowania elektronicznego funkcjonujących w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej?

Ministerstwo Finansów informuje, że w trakcie prac nad założeniami biznesowymi i technicznymi obowiązkowego KSeF analizowało m.in. przyjęte w innych krajach, w tym w krajach Unii Europejskiej, parametry i rozwiązania systemowe, mając jednocześnie na uwadze potrzeby polskich przedsiębiorców jak i zapewnienie odpowiedniej wydajności systemu krajowego.”