Co ma zrobić podatnik VAT, gdy na jego koncie w KSeF pojawią się obce, omyłkowe lub fikcyjne faktury?

• Faktury nie dokumentujące rzeczywistych zakupów podatnika
• Dlaczego na koncie w KSeF pojawiają się „obce” faktury
• Faktury scamowe – czym są i czy powodują obowiązki
• Zgłoszenie faktury scamowej w KSeF 2.0 – uprawnienie, nie obowiązek
• Służyć ma temu funkcjonalność zgłaszania tzw. faktur scamowych.
• Niechciane faktury a wewnętrzna procedura KSeF
• FAQ - najczęstsze pytania i odpowiedzi

Faktury nie dokumentujące rzeczywistych zakupów podatnika

Pojawienie się w KSeF faktur, które nie dokumentują rzeczywistych zakupów podatnika, to zjawisko, na które firmy muszą być przygotowane. W nowym modelu fakturowania ustrukturyzowanego niechciane dokumenty – w tym faktury prywatne pracowników, omyłkowe czy scamowe – są widoczne zarówno dla podatnika, jak i dla organów podatkowych. Sam fakt ich otrzymania nie powoduje jednak obowiązku zapłaty ani szczególnych obowiązków informacyjnych. Kluczowe jest właściwe rozpoznanie sytuacji oraz wdrożenie wewnętrznej procedury, aby takie faktury nie zostały zaewidencjonowane i rozliczone w księgach oraz w ewidencji VAT podatnika.

Czy zgłaszać, a jeśli tak – to gdzie, gdy na naszym koncie KSeF pojawią się faktury, które nie dokumentują naszych zakupów, i czy to obciąża nas jako podatnika? Na wszystkie te pytania odpowiadamy w niniejszym artykule.

Dlaczego na koncie w KSeF pojawiają się „obce” faktury

Faktura – niezależnie od tego, czy dotyczy realnej transakcji – staje się widoczna w systemie i wywołuje skutki formalne jako faktura w rozumieniu ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - dalej ustawa o VAT (art. 2 pkt 32a,art. 106ga, art. 106na ustawy o VAT).

Od samego początku długiego procesu wdrażania fakturowania ustrukturyzowanego, czyli fakturowania przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF), zwracaliśmy uwagę, że podatnicy będą musieli liczyć się z tym, iż na ich konto w systemie trafi znacznie więcej dokumentów niż w dotychczasowym modelu było przekazywanych do księgowania.

Źródła takich sytuacji są różne:
- zakupy prywatne pracowników dokonywane z podaniem NIP pracodawcy (np. w celu uzyskania rabatu),
- pomyłki sprzedawców przy wyborze kontrahenta z listy (zakończone fakturą i ewentualną korektą zerującą),
- faktury fikcyjne (scamowe) wystawiane w celu wyłudzenia środków lub w ramach działalności przestępczej.

W modelu KSeF pracownik nie może „przechwycić” faktury – dokument automatycznie pojawia się na koncie podatnika, co wymusza jego weryfikację.

Nie można zapominać również o typowych pomyłkach, jak omyłkowe wybranie kontrahenta z listy. Jeżeli sprzedawca wychwyci błąd po wysyłce do KSeF, jedynym sposobem jest wyzerowanie faktury i wówczas chybiony adresat zobaczy co prawda fakturę, ale również będzie widział korektę zerującą do niej, dzięki czemu w łatwy sposób będzie mógł zinterpretować, że to omyłkowa faktura.

Pozostają jeszcze faktury wyłudzające (scamowe), wystawione złośliwie czy w wyniku innych działań celowych, najczęściej o charakterze przestępczym.

Jednym słowem, podatnicy muszą być przygotowani na konieczność mierzenia się z wyzwaniem w postaci weryfikacji tego, które faktury nie dokumentują wykonanych dla nich świadczeń.

Faktury scamowe – czym są i czy powodują obowiązki

Faktury scamowe (fikcyjne) to fałszywe dokumenty księgowe, które nie dokumentują rzeczywistych transakcji gospodarczych, a ich celem jest wyłudzenie środków pieniężnych lub oszustwa podatkowe. Trafiają one do firm często przez KSeF od nieznanych podmiotów i nakłaniają do opłacenia nieistniejących usług lub towarów. Nawet gdyby podatnik omyłkowo próbował odliczyć VAT z takiej faktury, odliczenie byłoby wyłączone na podstawie art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT.

To największe wyzwanie dla podatników w kontekście KSeF. Oczywiście nie jest to nowość – z takimi dokumentami mieliśmy już wcześniej do czynienia. Co więcej, niejednokrotnie pod pozorem przesłanej faktury przestępcy próbowali zainfekować komputer adresata czy wręcz przejąć dostęp do komputera, ale problem kończył się wraz ze skasowaniem oszukańczego maila. Teraz faktura będzie widoczna w systemie nie tylko dla podatnika, ale również dla organów podatkowych. Czy to obliguje do czegoś podatnika? Odpowiedź może być tylko jedna, stanowcza i niebudząca wątpliwości: NIE.

Podatnik, który dostrzeże dokument w KSeF i uzna, że w ogóle go nie dotyczy, ma prawo go całkowicie zignorować. Co więcej, jak zdają się potwierdzać specjaliści od bezpieczeństwa informatycznego, podatnik może bez ryzyka obejrzeć jego zawartość, gdyż plik XML nie niesie ze sobą zagrożenia. Oczywiście nie zawsze byłoby roztropne wchodzenie na strony internetowe wskazane np. w stopce takiego dokumentu, ale na pewno nie znajdziemy w nim linku, którego kliknięcie mogłoby zagrozić bezpieczeństwu informatycznemu.

Jednym słowem, ogólny bilans zdaje się być na korzyść fiskusa.

Zgłoszenie faktury scamowej w KSeF 2.0 – uprawnienie, nie obowiązek

Wróćmy na chwilę do kwestii zignorowania faktury, która pojawi się w kontekście podatnika w KSeF. Otóż fakt, że ktoś przesłał taki dokument, nie czyni podatnika zobowiązanym do zapłaty ani – co również ważne – do żadnej innej reakcji. Na podatniku nie ciążą żadne obowiązki informacyjne – ani wobec wystawcy faktury, ani wobec organów podatkowych.

Dokument taki, jeżeli zostanie uznany za niedotyczący podatnika, nie jest ujmowany w ewidencji podatkowej czy bilansowej podatnika.

W niektórych przypadkach warto jednak rozważyć zainteresowanie organów podatkowych dokumentem dostarczonym za pośrednictwem KSeF, udającym fakturę, a w zasadzie formalnie spełniającym warunki do takiego jego określenia, który najprawdopodobniej jest pustym dokumentem, tym bardziej gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, iż jest to efekt działalności przestępczej.

Służyć ma temu funkcjonalność zgłaszania tzw. faktur scamowych.

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów pod koniec kwietnia 2026 r. została udostępniona funkcjonalność umożliwiająca zgłoszenie organom faktur scamowych, czy raczej tych, które podatnik uzna za podejrzane.

Uprawnienie do zgłaszania takich faktur będzie przysługiwało odbiorcy w ramach uprawnień do odbioru dokumentu. Przy czym nie jest to działanie masowe. Zgłoszenia będą mogły dotyczyć pojedynczej faktury, a ponadto zgłaszający powinien uzasadnić swoje zgłoszenie.

W odwrotnej automatycznej korespondencji podatnik nie uzyska informacji, co się dzieje ze zgłoszeniem, ale w odpowiedzi na tak postawione pytanie informacja będzie udzielona. Co ważne, możliwe będzie wycofanie zgłoszenia.

Tabela. Zgłaszanie faktury scamowej

Niechciane faktury a wewnętrzna procedura KSeF

Aby faktury, które nie dokumentują naszych zakupów, nie znalazły się przez pomyłkę w rozliczeniu, należy wdrożyć procedury wewnętrzne, zintegrowane z instrukcją obiegu dokumentów zakupowych.

W procedurze powinny znaleźć się m.in.:

• zasady kwalifikacji faktur (prawidłowe, błędne, niedotyczące podatnika),
• sposób postępowania z fakturami prywatnymi pracowników,
• kryteria identyfikacji faktur potencjalnie scamowych,
• wskazanie osób odpowiedzialnych za analizę i za ewentualne zgłoszenie w KSeF,
• zasady dokumentowania decyzji.

Zgłoszenia nie powinny być nadużywane. Jeżeli analiza wskazuje na zwykłą omyłkę wystawcy, zgłaszanie dokumentu jako scamowego byłoby działaniem nieproporcjonalnym. Jednocześnie podatnik nie ma obowiązku informowania wystawcy o popełnionym błędzie – ewentualny kontakt to wyłącznie przejaw dobrej praktyki gospodarczej.

Często wyjaśnienia, dokumenty potrzebne, żeby uzasadnić zgłoszenie, będzie miał pracownik merytoryczny, ale samego zgłoszenia dokona pracownik zajmujący się odbiorem faktur z KSeF i do tego odpowiednio umocowany.

Poza okresami zmasowanych ataków grup przestępczych zgłoszenia nie powinny być zbyt częste, a z całą pewnością nie powinny być nadużywane. Jeżeli podatnik zna wystawcę faktury albo z łatwością ustali, kto nim jest, i nawet już pobieżna analiza prowadzi do wniosku, że to nie jest żadna próba wyłudzenia, lecz zwykła pomyłka, to z pewnością nie powinien zgłaszać dokumentu organom podatkowym jako faktury scamowej.

Podsumowanie – brak nowych obowiązków, ale nowe wyzwania organizacyjne

Wprowadzenie fakturowania ustrukturyzowanego za pośrednictwem KSeF nie stworzyło nowych obowiązków w zakresie reagowania na faktury niedotyczące podatnika. Ani zgłoszenie, ani brak zgłoszenia faktury scamowej nie powinny wywoływać negatywnych konsekwencji prawnych dla odbiorcy.

Nie zmienia to faktu, że podatnicy powinni być przygotowani organizacyjnie na weryfikację takich dokumentów. Kluczowe jest działanie roztropne, kontrolowane i oparte na jasnej procedurze wewnętrznej – dokładnie tak samo jak w przypadku całego procesu obsługi faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF.

Podstawa prawna: art. 2 pkt 32a, art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a, art. 106ga, art. 106na, art. 108  ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług  (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm.  Dz.U. z 2025 r. poz. 1811)

FAQ - najczęstsze pytania i odpowiedzi

Czy pojawienie się „obcej” faktury w KSeF tworzy dla podatnika obowiązki lub konieczność zapłaty?

Podatnik, który dostrzeże dokument w KSeF i uzna, że w ogóle go nie dotyczy, ma prawo go całkowicie zignorować. Nie ujmuje go w ewidencjach i nie ma obowiązku kontaktu z wystawcą ani z organami podatkowymi.

Czym są faktury scamowe w KSeF i czy dają prawo do odliczenia VAT?

Faktury scamowe to „fałszywe dokumenty księgowe, które nie dokumentują rzeczywistych transakcji gospodarczych”. Nawet gdyby podatnik próbował odliczyć VAT z takiej faktury, odliczenie byłoby wyłączone na podstawie art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a ustawy o VAT.

Jakie są zasady zgłaszania faktur scamowych w KSeF 2.0 i czy to obowiązek?

Zgłaszanie w KSeF 2.0 to uprawnienie odbiorcy, nie obowiązek. Zgłoszenie dotyczy pojedynczej faktury, wymaga uzasadnienia, można je wycofać. Brak automatycznej informacji zwrotnej o wyniku – informacja będzie udzielana na wniosek.

Co się dzieje, gdy sprzedawca omyłkowo wystawi fakturę w KSeF nie temu kontrahentowi?

Jeżeli sprzedawca wychwyci błąd po wysyłce do KSeF, jedynym sposobem jest wyzerowanie faktury. Chybiony adresat zobaczy fakturę oraz korektę zerującą i „w łatwy sposób będzie mógł zinterpretować, że to omyłkowa faktura”.

Jakie elementy powinna zawierać wewnętrzna procedura KSeF dotycząca niechcianych faktur?

Procedura wewnętrzna KSeF powinna obejmować: zasady kwalifikacji faktur, sposób postępowania z fakturami prywatnymi pracowników, kryteria identyfikacji faktur potencjalnie scamowych, wskazanie osób odpowiedzialnych i zasady dokumentowania decyzji.

Radosław Kowalski, doradca podatkowy