Jak sprawdzić kontrahenta? Jak zabezpieczyć się przed jego niewypłacalnością?

Poznaj kontrahenta, zwłaszcza nowego

Najczęstszym błędem przedsiębiorców, którzy podpisują umowę z nowymi kontrahentami jest brak wiedzy na temat nowego klienta, co może skutkować niepożądanymi konsekwencjami. Zawsze warto sprawdzić kontrahenta, czy to na własną rękę, czy też skorzystać z pomocy wykwalifikowanej firmy, która pomoże uzyskać wszelkie informacje na temat klienta, potencjalnych długach, poziomie niewypłacalności, nawykach w regulowaniu należności itp.
Mam takie powiedzenie, myślę, że będzie ono tutaj dość trafne: po pierwsze: sprawdzaj, po drugie: sprawdzaj. po trzecie: sprawdzaj! Uważam, że warto zrobić rozeznanie na własną rękę, gdy zaczynamy współpracę z nowym kontrahentem lub ewentualnie zwrócić się do wyspecjalizowanej firmy. Dzięki temu dowiemy się czy nasz przyszły klient jest wypłacalny i wiarygodny finansowo. Mamy większe szanse, że wystawiona przez nas faktura zostanie opłacona na czas co przyczyni się do utrzymania naszej płynności finansowej – podkreśla Wojciech Węgrzyński – partner Trenda Group.

Niewypłacalny kontrahent? Trzeba wcześniej zadbać o zabezpieczenia i weryfikować płatności na bieżąco

1. Przede wszystkim należy rozpocząć od wspomnianej już weryfikacji klienta. Możemy to zrobić na własna rękę lub zaangażować do tego wyspecjalizowany podmiot.

2. Kolejnym krokiem powinno być sprawdzenie majątku kontrahenta, stanu jego potencjalnego zadłużenia itp.

3. W toku współpracy, w kolejnym kroku zabezpieczającym możemy pomyśleć o zabezpieczeniu naszej wierzytelności poprzez przykładowo: weksel, oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, przewłaszczenie na zabezpieczenie, zastaw i zastaw rejestrowy, hipoteka umowna, kaucja gwarancyjna, gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa czy też zastrzeżenie własności rzeczy sprzedanej.

4. Bardziej pasywną formą weryfikacji kontrahenta jest obserwacja regularności opłat. Ale co w przypadku, gdy Klient nie uiszcza opłat regularnie pomimo trwającej współpracy? -  Polecałbym ustalenie harmonogramu spłaty poprzez pisemne porozumienie z naszym klientem.  Z jednej strony mamy wtedy już uznanie długu co nas w jakiś sposób zabezpiecza, z drugiej strony dysponujemy twardym dokumentem, dowodem na to, że ktoś uznał te płatności, nie wypiera się ich. W przypadku gdy kontrahent notorycznie nie wywiązuje się z terminów w ustalonym harmonogramie, jak najszybciej należy skorzystać z profesjonalnych firm, kancelarii, które wesprą w odzyskaniu naszych pieniędzy. Dlaczego to takie ważne? Tu należy pamiętać i zwrócić szczególną uwagę na to, że czas działa  zawsze na naszą niekorzyść, im dłużej zwlekamy z zajęciem się daną sprawą tym trudniej jest potem odzyskać pieniądze lub wręcz staje się po prostu niemożliwe. – radzi Wojciech Węgrzyński – partner Trenda Group.

Wywiadownia, ubezpieczenie, faktoring. Narzędzia, z których mało kto korzysta

Na rynku jest wiele narzędzi, które przedsiębiorcy mogą wykorzystywać, natomiast niestety mało kto z nich korzysta z wielu powodów: po pierwsze mało kto o tym wie, po drugie, korzystanie z niektórych narzędzi pomocniczych jest po prostu zbyt drogie. Powodów jest dużo więcej.

Jeżeli chodzi o mechanizmy weryfikacyjne z których niewielka część przedsiębiorców korzysta, to w pierwszej kolejności przychodzą mi na myśl wywiadownie gospodarcze, które mogą być bardzo pomocne w weryfikacji. Można też ubezpieczyć swoje należności, transakcje, które mamy z kontrahentem. Dodatkowo możemy korzystać z faktoringu (czyli wykupu należności przez podmiot zewnętrzny), możemy korzystać z gwarancji ubezpieczeniowych czy bankowych. Mocnym punktem, na który ja bardzo zwracam uwagę jest badanie majątku naszego kontrahenta czy on w razie jakichś problemów czy braku płatności, będzie wypłacalny. Chcę podkreślić, że wyspecjalizowane podmioty, tak naprawdę wykonają pracę za nas, a my otrzymujemy gotowe narzędzia lub po prostu zabezpieczamy nasze należności za wystawione faktury – zaznacza Wojciech Węgrzyński, z Trenda Group

Należy pamiętać, że każde z tych narzędzi służy danemu przedsiębiorcy w sposób indywidualny. Określone działanie trzeba odpowiednio dobrać do danej firmy mając na uwadze jak najlepszy biznesowy rozwój, aby jego biznes rozwijał się jak najlepiej, relacje biznesowe pozostały możliwie nienadszarpnięte a jednocześnie, aby płynność finansowa firmy była odpowiednio zabezpieczona.

Chciałbym przytoczyć pewien przykład - dodaje Wojciech Węgrzyński, partner Trenda Group – do naszej firmy zazwyczaj trafiają klienci z bardzo negatywnymi doświadczeniami: ich sprawy zazwyczaj kończyły się przechodząc przez cały proces sądowy następnie i komornika, brakiem odzyskania pieniędzy. Jest to wynik braku weryfikacji kontrahentów. To bardzo istotne by zwracać uwagę na weryfikację kontrahentów, żeby później uniknąć niespodzianek w postaci niezapłaconych faktur, dodatkowo wydanych pieniędzy na cały proces sądowy, komorniczy, po którym na końcu, najczęściej niestety dowiadujemy się, że dany kontrahent nie posiada żadnego majątku, z którego mógłby pokryć dług. Kończy się to postanowieniem o bezskutecznej egzekucji. Jednak wcale nie musi tak być!  Tak jak wspomniałem, należy po trzykroć sprawdzać! – opowiada Wojciech Węgrzyński, partner Trenda Group.

Podsumowując, przy zawieraniu nowych umów z kontrahentami, należy zachować szczególną ostrożność i dokładnie zweryfikować z kim tak naprawdę współpracujemy. To pozwoli zaoszczędzić wiele czasu, nerwów i pieniędzy w przyszłości.