REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji

WorkTrips.com
Podróże służbowe: Rezerwuj - Zarządzaj - Rozliczaj
Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji
Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Pandemia oraz lockdown w ostatnich latach sprawił, że transformacja cyfrowa nie jest już wyborem, a koniecznością. By zachować konkurencyjność polskie firmy muszą dostosować się do zmian i zacząć korzystać z nowych narzędzi i rozwiązań. Jednym z nich na pewno będzie automatyzacja, która znacząco może skrócić czas, który pracownicy przeznaczają na niepotrzebnie przeciągające się zadania, np. rozliczanie podróży służbowych.
  • W czasie pandemii firmy – z powodu trudności w rekrutacji specjalistów – przyspieszyły transformację cyfrową;
  • Pracownicy tracą czas na organizację pracy, która w znaczący sposób może być przyspieszona dzięki automatyzacji i wdrażaniu nowych rozwiązań;
  • 63 proc. badanych w raporcie WorkTrips.com odpowiedziało, że w ich firmie obowiązuje polityka podróży. Jednocześnie, 51 proc. z nich odpowiedziało, że każda rezerwacja czeka w akceptacji, tracąc dodatkowy czas na cały proces.

Transformacja cyfrowa kluczem do przyspieszenia podróży służbowych 

Wiele wskazuje na to, że właśnie automatyzacja będzie głównym trendem definiującym transformację cyfrową. Osoby na stanowiskach zarządzających będą szukały rozwiązań, które usprawnią wszelkie procesy zachodzące w firmie. Będzie to miało bezpośrednie przełożenie na oszczędność i rozwój firmy, poprzez możliwość poświęcenia większej ilości czasu i zasobów na szukanie i wdrażanie nowych rozwiązań. 

Dotyczy to również podróży służbowych i zarządzania nimi. Ludzie chcą podróżować szybko i bezpiecznie, ale i odpowiedzialnie wobec środowiska. Firmy rozumieją, że automatyzacja procesów i optymalizacja zarządzania nimi są kluczowe, aby sprawnie prowadzić biznes w obecnych czasach. Ci, którzy zlekceważą to wyzwanie, mogą nawet zniknąć z rynku. 

REKLAMA

Autopromocja

Jak usprawnić organizację i rozliczanie delegacji służbowych? Polityka podróży 

Jednym ze sposobów na usprawnienie podróży służbowych pracowników, jest wdrażanie polityki podróży.
 – Ważne jest, aby skutecznie ją wykorzystywać, co pomoże zaoszczędzić czas zarówno pracownikom, jak i menedżerom. Według badania rynku, które przeprowadziliśmy, 64 proc. badanych odpowiedziało, że w ich firmach obowiązuje polityka podróży. Jednocześnie, aż w 51 proc. Przypadków rezerwacje muszą być za każdym razem dodatkowo sprawdzone i akceptowane. To znak, że takie rozwiązanie nie działa jak powinno – tłumaczy Filip Błoch, prezes i współzałożyciel WorkTrips.com, polskiego start-upu, którego narzędzie do organizowania podróży pracowników wykorzystuje m.in. Google. 

Automatyzacja rezerwacji i akceptacji

Automatyzacja rezerwacji i akceptacji znacząco może przyspieszyć cały proces. Według wewnętrznych badań WorkTrips.com, gdy pracodawca musi sprawdzić i potwierdzić każdy wyjazd swojego pracownika, średni czas potrzebny na zaplanowanie, rezerwację i rozliczenie podróży to 3,5 godziny. Dla porównania, w momencie, gdy nie ma takiej potrzeby lub wymagana jest tylko przy podróży przekraczającej ustalony limit, ten czas wynosi około 2,5 godziny. To ogromna oszczędność – zarówno dla pracownika, który może ten czas poświęcić na inne zadanie, jak i dla pracodawcy, który nie musi akceptować każdego wyjazdu. – W przypadku firm, które zatrudniają tysiące lub setki tysięcy pracowników, podróżujących kilka razy w miesiącu, suma tych „kilkudziesięciu minut” przekłada się na tysiące utraconych godzin pracy. Trudno o bardziej bezsensowny widok niż wysokiej klasy specjalista zajmujący się rozliczaniem noclegu w hotelu zamiast kluczowym dla biznesu projektem – mówi Filip Błoch. 

Rozwiązaniem tego problemu jest wdrożenie zautomatyzowanej polityki podróży w firmie, która jasno określi, jaki hotel czy bilet może wybrać dany pracownik. Jak podkreśla Maciej Stopierzyński, dyrektor ds. technicznych i współzałożyciel WorkTrips.com, standard noclegu i rodzaj transportu to dopiero początek, w indywidualnej polityce można określić znacznie więcej zmiennych.
 – To również możliwość stworzenia oddzielnych polityk podróży z podziałem na kraje lub regiony, długości pobytu, czy wprowadzenie limitów kwotowych w zależności od pełnionej w firmie funcji. Co więcej, w przypadku lokalizacji można określić politykę podróży dla całego kraju, ale utworzyć oddzielne wyjątki na poszczególne miasta. Przykładem może być tu limit na hotel w USA na poziomie 200 USD za noc, ale z wyjątkiem np. Nowego Jorku czy Bostonu gdzie limit jest podniesiony do 400 USD z uwagi na bardzo wysokie ceny zakwaterowania w tych popularnych miastach. To tylko pojedynczy przykład, który pokazuje skalę, w jakiej można zautomatyzować i przyspieszyć cały proces planowania i rezerwacji podróży. 

Automatyzacja rezerwacji na takim poziomie sprawi, że wyjazd nie będzie musiał być dodatkowo sprawdzany przez przełożonego lub menedżera podróży i akceptowany. System sam sprawdzi, czy pracownik mieści się w określonych limitach i potwierdzi wyjazd. Jeśli wszystkie warunki określone w polityce podróży będą spełnione, podróż automatycznie będzie zaakceptowana, a pracodawca otrzyma tylko powiadomienie. Jeśli wszystko się zgadza, nie musi robić nic. Jeśli ma wątpliwości do wyjazdu pracownika, może w każdej chwili odwołać rezerwację. Dodatkowa akceptacja będzie wymagana, dopiero gdy limity określone w polityce będą przekroczone. Taka automatyzacja znacznie przyspiesza wszystkie procesy związane z rezerwacją wyjazdu służbowego w firmie.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dotacje dla śląskich przedsiębiorców na transformację działalności w 2024 roku. Od kiedy nabór wniosków?

W dniu 27 czerwca 2024 r. powinien zostać uruchomiony nabór wniosków o dofinansowanie dla projektów badawczo-rozwojowych, planowanych do realizacji przez przedsiębiorstwa prowadzące działalność w województwie śląskim. 

Komisja Europejska uruchamia procedurę nadmiernego deficytu wobec Polski. Otwarcie możliwe w lipcu 2024 r. Jakie skutki? Co dalej?

Komisja Europejska poinformowała 19 czerwca 2024 r., że jej zdaniem uzasadnione jest otwarcie procedury nadmiernego deficytu m.in. wobec siedmiu państw członkowskich UE (w tym Polski) i zamierza zaproponować Radzie UE jej otwarcie w lipcu br. Zdaniem ekspertów banku PKO BP to sygnał, że m.in. nie ma przestrzeni do zwiększania wydatków budżetowych.

Unijna Odprawa Scentralizowana w Imporcie (CCI), Faza 1. Kurs e-learningowy Komisji Europejskiej

Departament Ceł Ministerstwa Finansów poinformował, że Komisja Europejska przygotowała moduł e-learningowy opisujący założenia "Unijnej Odprawy Scentralizowanej w Imporcie (CCI), Faza 1" w ramach Unijnego Kodeksu Celnego. 

Projekt zmian w składce zdrowotnej. Już wiemy kiedy trafi do Sejmu

Projekt zmian składki zdrowotnej i uproszczenia sposobu jej wyliczania powinien trafić do Sejmu po wakacjach. Natomiast jeszcze przed wakacjami sejmowymi minister finansów Andrzej Domański ma spotkać się z Lewicą w celu ostatecznego uzgodnienia propozycji zawartych w projekcie.

REKLAMA

Wyrok TSUE dot. nadpłaty VAT. Prawo do zwrotu nadpłaconego podatku wskutek błędnej ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej

TSUE w wyroku z 21 marca 2024 r. zapadłym w sprawie C‑606/22 orzekł, że wykazanie nadpłaty podatku VAT i dochodzenie jej zwrotu dopuszczalne jest również wtedy, gdy sprzedaż z zawyżoną stawką VATu odbywała się na rzecz konsumentów na podstawie paragonów z kas rejestrujących (fiskalnych), a więc nie wyłącznie wówczas, gdy wystawiano faktury. Naczelny Sąd Administracyjny - w oczekiwaniu na powyższe orzeczenie - zawiesił kilka prowadzonych postępowań. Po wyroku TSUE postępowania te zostały podjęte na nowo i oczekują na rozstrzygnięcia.

W bankomacie Euronetu wypłacisz maksymalnie jednorazowo 200 zł (tylko 18 czerwca). Dlaczego? To akcja protestacyjna

We wtorek 18 czerwca 2024 r. w bankomatach Euronetu można wypłacić jednorazowo maksymalnie do 200 zł. Wprowadzone ograniczenie to akcja protestacyjna Euronetu, która - jak powiedział PAP prezes Euronet Polska Marek Szafirski - ma zwrócić uwagę na sytuację operatorów bankomatów.

Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników. MRPiPS przygotował zmianę rozporządzenia

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotował 13 czerwca 2024 r. projekt zmieniający rozporządzenie w sprawie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, który ma wejść w życie przed 1 lipca 2024 r. Co się zmieni?

Karty przedpłacone - jak rozliczać w VAT. Czy tak samo jak bony?

Aktualnie w obrocie gospodarczym często można się spotkać z różnego rodzaju kartami przedpłaconymi. Jak takie karty przedpłacone należy rozliczać dla celów VAT? Czy może tak samo jak bony (towarowe i usługowe)? A także czy niewykorzystane środki na kartach przedpłaconych należy opodatkować VAT?

REKLAMA

Są już propozycje nowych definicji budynku i budowli, na potrzeby podatkowe. Jest temat garaży wielostanowiskowych

Mamy już propozycje nowych definicji budynku i budowli oraz rozwiązanie kwestii opodatkowania garaży wielostanowiskowych. Zmiany zawiera projekt nowelizacji ustawy o podatku rolnym i innych ustaw, który został właśnie opublikowany na stronach rządowych.

Przedsiębiorca wydaje pieniądze na edukację i szkolenia. Kiedy może te wydatki zaliczyć do kosztów podatkowych firmy?

Czy przedsiębiorca może zaliczyć różnoraki wydatki edukacyjne i szkoleniowe do kosztów uzyskania przychodów? Przedsiębiorca może bowiem podjąć naukę w celu rozpoczęcia wykonywania określonej działalności gospodarczej lub zdobycia przewagi konkurencyjnej w ramach już wykonywanej. Nierzadko również dochodzi do otwierania nowej gałęzi prowadzonej działalności. Idąc tym samym tropem można spotkać się ze szkoleniami dla pracowników oraz współpracowników, które mogą okazać się korzystniejszym rozwiązaniem niż poszukiwanie nowych specjalistów. Co na ten temat sądzą organy podatkowe?

REKLAMA