REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji

WorkTrips.com
Podróże służbowe: Rezerwuj - Zarządzaj - Rozliczaj
Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji
Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Pandemia oraz lockdown w ostatnich latach sprawił, że transformacja cyfrowa nie jest już wyborem, a koniecznością. By zachować konkurencyjność polskie firmy muszą dostosować się do zmian i zacząć korzystać z nowych narzędzi i rozwiązań. Jednym z nich na pewno będzie automatyzacja, która znacząco może skrócić czas, który pracownicy przeznaczają na niepotrzebnie przeciągające się zadania, np. rozliczanie podróży służbowych.
  • W czasie pandemii firmy – z powodu trudności w rekrutacji specjalistów – przyspieszyły transformację cyfrową;
  • Pracownicy tracą czas na organizację pracy, która w znaczący sposób może być przyspieszona dzięki automatyzacji i wdrażaniu nowych rozwiązań;
  • 63 proc. badanych w raporcie WorkTrips.com odpowiedziało, że w ich firmie obowiązuje polityka podróży. Jednocześnie, 51 proc. z nich odpowiedziało, że każda rezerwacja czeka w akceptacji, tracąc dodatkowy czas na cały proces.

Transformacja cyfrowa kluczem do przyspieszenia podróży służbowych 

Wiele wskazuje na to, że właśnie automatyzacja będzie głównym trendem definiującym transformację cyfrową. Osoby na stanowiskach zarządzających będą szukały rozwiązań, które usprawnią wszelkie procesy zachodzące w firmie. Będzie to miało bezpośrednie przełożenie na oszczędność i rozwój firmy, poprzez możliwość poświęcenia większej ilości czasu i zasobów na szukanie i wdrażanie nowych rozwiązań. 

Dotyczy to również podróży służbowych i zarządzania nimi. Ludzie chcą podróżować szybko i bezpiecznie, ale i odpowiedzialnie wobec środowiska. Firmy rozumieją, że automatyzacja procesów i optymalizacja zarządzania nimi są kluczowe, aby sprawnie prowadzić biznes w obecnych czasach. Ci, którzy zlekceważą to wyzwanie, mogą nawet zniknąć z rynku. 

Autopromocja

Jak usprawnić organizację i rozliczanie delegacji służbowych? Polityka podróży 

Jednym ze sposobów na usprawnienie podróży służbowych pracowników, jest wdrażanie polityki podróży.
 – Ważne jest, aby skutecznie ją wykorzystywać, co pomoże zaoszczędzić czas zarówno pracownikom, jak i menedżerom. Według badania rynku, które przeprowadziliśmy, 64 proc. badanych odpowiedziało, że w ich firmach obowiązuje polityka podróży. Jednocześnie, aż w 51 proc. Przypadków rezerwacje muszą być za każdym razem dodatkowo sprawdzone i akceptowane. To znak, że takie rozwiązanie nie działa jak powinno – tłumaczy Filip Błoch, prezes i współzałożyciel WorkTrips.com, polskiego start-upu, którego narzędzie do organizowania podróży pracowników wykorzystuje m.in. Google. 

Automatyzacja rezerwacji i akceptacji

Automatyzacja rezerwacji i akceptacji znacząco może przyspieszyć cały proces. Według wewnętrznych badań WorkTrips.com, gdy pracodawca musi sprawdzić i potwierdzić każdy wyjazd swojego pracownika, średni czas potrzebny na zaplanowanie, rezerwację i rozliczenie podróży to 3,5 godziny. Dla porównania, w momencie, gdy nie ma takiej potrzeby lub wymagana jest tylko przy podróży przekraczającej ustalony limit, ten czas wynosi około 2,5 godziny. To ogromna oszczędność – zarówno dla pracownika, który może ten czas poświęcić na inne zadanie, jak i dla pracodawcy, który nie musi akceptować każdego wyjazdu. – W przypadku firm, które zatrudniają tysiące lub setki tysięcy pracowników, podróżujących kilka razy w miesiącu, suma tych „kilkudziesięciu minut” przekłada się na tysiące utraconych godzin pracy. Trudno o bardziej bezsensowny widok niż wysokiej klasy specjalista zajmujący się rozliczaniem noclegu w hotelu zamiast kluczowym dla biznesu projektem – mówi Filip Błoch. 

Rozwiązaniem tego problemu jest wdrożenie zautomatyzowanej polityki podróży w firmie, która jasno określi, jaki hotel czy bilet może wybrać dany pracownik. Jak podkreśla Maciej Stopierzyński, dyrektor ds. technicznych i współzałożyciel WorkTrips.com, standard noclegu i rodzaj transportu to dopiero początek, w indywidualnej polityce można określić znacznie więcej zmiennych.
 – To również możliwość stworzenia oddzielnych polityk podróży z podziałem na kraje lub regiony, długości pobytu, czy wprowadzenie limitów kwotowych w zależności od pełnionej w firmie funcji. Co więcej, w przypadku lokalizacji można określić politykę podróży dla całego kraju, ale utworzyć oddzielne wyjątki na poszczególne miasta. Przykładem może być tu limit na hotel w USA na poziomie 200 USD za noc, ale z wyjątkiem np. Nowego Jorku czy Bostonu gdzie limit jest podniesiony do 400 USD z uwagi na bardzo wysokie ceny zakwaterowania w tych popularnych miastach. To tylko pojedynczy przykład, który pokazuje skalę, w jakiej można zautomatyzować i przyspieszyć cały proces planowania i rezerwacji podróży. 

Automatyzacja rezerwacji na takim poziomie sprawi, że wyjazd nie będzie musiał być dodatkowo sprawdzany przez przełożonego lub menedżera podróży i akceptowany. System sam sprawdzi, czy pracownik mieści się w określonych limitach i potwierdzi wyjazd. Jeśli wszystkie warunki określone w polityce podróży będą spełnione, podróż automatycznie będzie zaakceptowana, a pracodawca otrzyma tylko powiadomienie. Jeśli wszystko się zgadza, nie musi robić nic. Jeśli ma wątpliwości do wyjazdu pracownika, może w każdej chwili odwołać rezerwację. Dodatkowa akceptacja będzie wymagana, dopiero gdy limity określone w polityce będą przekroczone. Taka automatyzacja znacznie przyspiesza wszystkie procesy związane z rezerwacją wyjazdu służbowego w firmie.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wynagrodzenie kierowcy zawodowego w 2024 roku. Co się zmienia? O czym muszą wiedzieć firmy transportowe i sami kierowcy?

    Rok 2024 rozpoczął się kolejnymi, ważnymi zmianami dla polskich przewoźników, które przekładają się na wyższe koszty pracownicze, a wszystko wskazuje na to, że to jeszcze nie koniec. Od lipca czeka nas druga podwyżka płacy minimalnej, która może oznaczać wzrost kosztów zatrudnienia kierowców blisko o 900 zł. Istnieją jednak pewne sposoby optymalizacji wynagrodzeń kierowców, dzięki którym mogą zyskać nie tylko przedsiębiorcy transportowi, ale również sami truckerzy, wykonujący przewozy za granicę. Jakie są najważniejsze zmiany w wynagrodzeniach kierowców i co mogą zrobić firmy, by jak najwięcej zaoszczędzić?

    Umowa o pracę na czas określony. TSUE: trzeba podać przyczynę wypowiedzenia

    W wyroku z 20 lutego 2024 r. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) orzekł, że pracownik zatrudniony na czas określony musi zostać poinformowany przez pracodawcę o przyczynach rozwiązania z nim umowy o pracę za wypowiedzeniem, jeśli informacji takiej udziela się pracownikowi zatrudnionemu na czas nieokreślony. Zdaniem TSUE polskie przepisy przewidujące wskazanie tych przyczyn jedynie pracownikom zatrudnionym na czas nieokreślony naruszają prawo podstawowe pracownika na czas określony do skutecznego środka prawnego. W Polsce dopiero od 26 kwietnia 2023 r w Kodeksie pracy istnieje obowiązek podawania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony. Wcześniej przyczynę wypowiedzenia pracodawca musiał wskazywać tylko w przypadku rozwiązania umowy bez zachowania wypowiedzenia. 

    Ile wynosi przeciętne wynagrodzenie? Najnowsze dane GUS

    GUS zaprezentował dane o zatrudnieniu i wynagrodzeniach w sektorze przedsiębiorstw w styczniu 2024 roku.

    Tabela kursów średnich NBP z 20 lutego 2024 roku [nr 036/A/NBP/2024]

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona przez NBP 20 lutego 2024 roku [nr 036/A/NBP/2024]. Jaki dzisiaj kurs euro? Jakie zmiany w kursach walut?

    Projekt CPK - potrzebne będą zmiany w prawie celno-podatkowym

    Żeby projekt CPK miał szanse powodzenia, niezbędne będą zmian w prawie celno-podatkowym. Powstanie hubu lotniczo-kolejowego powinno się zacząć od przygotowań do prawno-celnej jego obsługi.

    Ulga dla pracujących seniorów w usłudze Twój e-PIT. Czy jest automatycznie uwzględniana?

    Czy ulga dla pracujących seniorów w usłudze Twój e-PIT jest uwzględniana automatycznie? Jak skorzystać z ulgi dla pracujących seniorów w rozliczeniu rocznym PIT?

    Obowiązek raportowania ESG już za 2024 rok. Jak mierzyć oddziaływanie biznesu na otoczenie społeczne i środowisko?

    Dyrektywa ds. sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (CSRD), opublikowana w grudniu 2022 r., nakłada na firmy obowiązek ujawniania konkretnych informacji pozafinansowych. Regulacje w zakresie ESG zaczną obowiązywać już od 2024 roku. Dzisiaj decydenci nie zastanawiają się czy mierzyć skalę oddziaływania biznesu na otoczenie społeczne i środowisko, ale jak to realnie robić. 

    Obniżony VAT dla branży beauty. MF wyda w marcu nowe rozporządzenie

    Rozporządzenie, którego celem jest wprowadzenie obniżonej, 8-proc. stawki VAT na usługi branży beauty zostanie wydane w marcu. Tak wynika z informacji opublikowanej w wykazie prac Ministerstwa Finansów.

    Jak udoskonalić procesy HR? Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online w dniu 27 lutego, z cyklu Kawa z INFORLEX

    Jak udoskonalić procesy HR? Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online z cyklu Kawa z INFORLEX, które odbędzie się w dniu 27 lutego br.

    Twój e-PIT - ulga na dziecko urodzone w 2023 roku. Czy jest uwzględniona?

    Czy w usłudze Twój e-PIT jest automatycznie uwzględniona ulga na dziecko urodzone w 2023 roku?

    REKLAMA