REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
WorkTrips.com
Podróże służbowe: Rezerwuj - Zarządzaj - Rozliczaj
Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji
Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Pandemia oraz lockdown w ostatnich latach sprawił, że transformacja cyfrowa nie jest już wyborem, a koniecznością. By zachować konkurencyjność polskie firmy muszą dostosować się do zmian i zacząć korzystać z nowych narzędzi i rozwiązań. Jednym z nich na pewno będzie automatyzacja, która znacząco może skrócić czas, który pracownicy przeznaczają na niepotrzebnie przeciągające się zadania, np. rozliczanie podróży służbowych.

  • W czasie pandemii firmy – z powodu trudności w rekrutacji specjalistów – przyspieszyły transformację cyfrową;
  • Pracownicy tracą czas na organizację pracy, która w znaczący sposób może być przyspieszona dzięki automatyzacji i wdrażaniu nowych rozwiązań;
  • 63 proc. badanych w raporcie WorkTrips.com odpowiedziało, że w ich firmie obowiązuje polityka podróży. Jednocześnie, 51 proc. z nich odpowiedziało, że każda rezerwacja czeka w akceptacji, tracąc dodatkowy czas na cały proces.

Transformacja cyfrowa kluczem do przyspieszenia podróży służbowych 

Wiele wskazuje na to, że właśnie automatyzacja będzie głównym trendem definiującym transformację cyfrową. Osoby na stanowiskach zarządzających będą szukały rozwiązań, które usprawnią wszelkie procesy zachodzące w firmie. Będzie to miało bezpośrednie przełożenie na oszczędność i rozwój firmy, poprzez możliwość poświęcenia większej ilości czasu i zasobów na szukanie i wdrażanie nowych rozwiązań. 

Dotyczy to również podróży służbowych i zarządzania nimi. Ludzie chcą podróżować szybko i bezpiecznie, ale i odpowiedzialnie wobec środowiska. Firmy rozumieją, że automatyzacja procesów i optymalizacja zarządzania nimi są kluczowe, aby sprawnie prowadzić biznes w obecnych czasach. Ci, którzy zlekceważą to wyzwanie, mogą nawet zniknąć z rynku. 

REKLAMA

Jak usprawnić organizację i rozliczanie delegacji służbowych? Polityka podróży 

Jednym ze sposobów na usprawnienie podróży służbowych pracowników, jest wdrażanie polityki podróży.
 – Ważne jest, aby skutecznie ją wykorzystywać, co pomoże zaoszczędzić czas zarówno pracownikom, jak i menedżerom. Według badania rynku, które przeprowadziliśmy, 64 proc. badanych odpowiedziało, że w ich firmach obowiązuje polityka podróży. Jednocześnie, aż w 51 proc. Przypadków rezerwacje muszą być za każdym razem dodatkowo sprawdzone i akceptowane. To znak, że takie rozwiązanie nie działa jak powinno – tłumaczy Filip Błoch, prezes i współzałożyciel WorkTrips.com, polskiego start-upu, którego narzędzie do organizowania podróży pracowników wykorzystuje m.in. Google. 

Automatyzacja rezerwacji i akceptacji

Automatyzacja rezerwacji i akceptacji znacząco może przyspieszyć cały proces. Według wewnętrznych badań WorkTrips.com, gdy pracodawca musi sprawdzić i potwierdzić każdy wyjazd swojego pracownika, średni czas potrzebny na zaplanowanie, rezerwację i rozliczenie podróży to 3,5 godziny. Dla porównania, w momencie, gdy nie ma takiej potrzeby lub wymagana jest tylko przy podróży przekraczającej ustalony limit, ten czas wynosi około 2,5 godziny. To ogromna oszczędność – zarówno dla pracownika, który może ten czas poświęcić na inne zadanie, jak i dla pracodawcy, który nie musi akceptować każdego wyjazdu. – W przypadku firm, które zatrudniają tysiące lub setki tysięcy pracowników, podróżujących kilka razy w miesiącu, suma tych „kilkudziesięciu minut” przekłada się na tysiące utraconych godzin pracy. Trudno o bardziej bezsensowny widok niż wysokiej klasy specjalista zajmujący się rozliczaniem noclegu w hotelu zamiast kluczowym dla biznesu projektem – mówi Filip Błoch. 

Rozwiązaniem tego problemu jest wdrożenie zautomatyzowanej polityki podróży w firmie, która jasno określi, jaki hotel czy bilet może wybrać dany pracownik. Jak podkreśla Maciej Stopierzyński, dyrektor ds. technicznych i współzałożyciel WorkTrips.com, standard noclegu i rodzaj transportu to dopiero początek, w indywidualnej polityce można określić znacznie więcej zmiennych.
 – To również możliwość stworzenia oddzielnych polityk podróży z podziałem na kraje lub regiony, długości pobytu, czy wprowadzenie limitów kwotowych w zależności od pełnionej w firmie funcji. Co więcej, w przypadku lokalizacji można określić politykę podróży dla całego kraju, ale utworzyć oddzielne wyjątki na poszczególne miasta. Przykładem może być tu limit na hotel w USA na poziomie 200 USD za noc, ale z wyjątkiem np. Nowego Jorku czy Bostonu gdzie limit jest podniesiony do 400 USD z uwagi na bardzo wysokie ceny zakwaterowania w tych popularnych miastach. To tylko pojedynczy przykład, który pokazuje skalę, w jakiej można zautomatyzować i przyspieszyć cały proces planowania i rezerwacji podróży. 

Automatyzacja rezerwacji na takim poziomie sprawi, że wyjazd nie będzie musiał być dodatkowo sprawdzany przez przełożonego lub menedżera podróży i akceptowany. System sam sprawdzi, czy pracownik mieści się w określonych limitach i potwierdzi wyjazd. Jeśli wszystkie warunki określone w polityce podróży będą spełnione, podróż automatycznie będzie zaakceptowana, a pracodawca otrzyma tylko powiadomienie. Jeśli wszystko się zgadza, nie musi robić nic. Jeśli ma wątpliwości do wyjazdu pracownika, może w każdej chwili odwołać rezerwację. Dodatkowa akceptacja będzie wymagana, dopiero gdy limity określone w polityce będą przekroczone. Taka automatyzacja znacznie przyspiesza wszystkie procesy związane z rezerwacją wyjazdu służbowego w firmie.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

REKLAMA