Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji

WorkTrips.com
Podróże służbowe: Rezerwuj - Zarządzaj - Rozliczaj
Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji
Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji
Shutterstock

Pandemia oraz lockdown w ostatnich latach sprawił, że transformacja cyfrowa nie jest już wyborem, a koniecznością. By zachować konkurencyjność polskie firmy muszą dostosować się do zmian i zacząć korzystać z nowych narzędzi i rozwiązań. Jednym z nich na pewno będzie automatyzacja, która znacząco może skrócić czas, który pracownicy przeznaczają na niepotrzebnie przeciągające się zadania, np. rozliczanie podróży służbowych.

  • W czasie pandemii firmy – z powodu trudności w rekrutacji specjalistów – przyspieszyły transformację cyfrową;
  • Pracownicy tracą czas na organizację pracy, która w znaczący sposób może być przyspieszona dzięki automatyzacji i wdrażaniu nowych rozwiązań;
  • 63 proc. badanych w raporcie WorkTrips.com odpowiedziało, że w ich firmie obowiązuje polityka podróży. Jednocześnie, 51 proc. z nich odpowiedziało, że każda rezerwacja czeka w akceptacji, tracąc dodatkowy czas na cały proces.

Transformacja cyfrowa kluczem do przyspieszenia podróży służbowych 

Wiele wskazuje na to, że właśnie automatyzacja będzie głównym trendem definiującym transformację cyfrową. Osoby na stanowiskach zarządzających będą szukały rozwiązań, które usprawnią wszelkie procesy zachodzące w firmie. Będzie to miało bezpośrednie przełożenie na oszczędność i rozwój firmy, poprzez możliwość poświęcenia większej ilości czasu i zasobów na szukanie i wdrażanie nowych rozwiązań. 

Dotyczy to również podróży służbowych i zarządzania nimi. Ludzie chcą podróżować szybko i bezpiecznie, ale i odpowiedzialnie wobec środowiska. Firmy rozumieją, że automatyzacja procesów i optymalizacja zarządzania nimi są kluczowe, aby sprawnie prowadzić biznes w obecnych czasach. Ci, którzy zlekceważą to wyzwanie, mogą nawet zniknąć z rynku. 

Jak usprawnić organizację i rozliczanie delegacji służbowych? Polityka podróży 

Jednym ze sposobów na usprawnienie podróży służbowych pracowników, jest wdrażanie polityki podróży.
 – Ważne jest, aby skutecznie ją wykorzystywać, co pomoże zaoszczędzić czas zarówno pracownikom, jak i menedżerom. Według badania rynku, które przeprowadziliśmy, 64 proc. badanych odpowiedziało, że w ich firmach obowiązuje polityka podróży. Jednocześnie, aż w 51 proc. Przypadków rezerwacje muszą być za każdym razem dodatkowo sprawdzone i akceptowane. To znak, że takie rozwiązanie nie działa jak powinno – tłumaczy Filip Błoch, prezes i współzałożyciel WorkTrips.com, polskiego start-upu, którego narzędzie do organizowania podróży pracowników wykorzystuje m.in. Google. 

Automatyzacja rezerwacji i akceptacji

Automatyzacja rezerwacji i akceptacji znacząco może przyspieszyć cały proces. Według wewnętrznych badań WorkTrips.com, gdy pracodawca musi sprawdzić i potwierdzić każdy wyjazd swojego pracownika, średni czas potrzebny na zaplanowanie, rezerwację i rozliczenie podróży to 3,5 godziny. Dla porównania, w momencie, gdy nie ma takiej potrzeby lub wymagana jest tylko przy podróży przekraczającej ustalony limit, ten czas wynosi około 2,5 godziny. To ogromna oszczędność – zarówno dla pracownika, który może ten czas poświęcić na inne zadanie, jak i dla pracodawcy, który nie musi akceptować każdego wyjazdu. – W przypadku firm, które zatrudniają tysiące lub setki tysięcy pracowników, podróżujących kilka razy w miesiącu, suma tych „kilkudziesięciu minut” przekłada się na tysiące utraconych godzin pracy. Trudno o bardziej bezsensowny widok niż wysokiej klasy specjalista zajmujący się rozliczaniem noclegu w hotelu zamiast kluczowym dla biznesu projektem – mówi Filip Błoch. 

Rozwiązaniem tego problemu jest wdrożenie zautomatyzowanej polityki podróży w firmie, która jasno określi, jaki hotel czy bilet może wybrać dany pracownik. Jak podkreśla Maciej Stopierzyński, dyrektor ds. technicznych i współzałożyciel WorkTrips.com, standard noclegu i rodzaj transportu to dopiero początek, w indywidualnej polityce można określić znacznie więcej zmiennych.
 – To również możliwość stworzenia oddzielnych polityk podróży z podziałem na kraje lub regiony, długości pobytu, czy wprowadzenie limitów kwotowych w zależności od pełnionej w firmie funcji. Co więcej, w przypadku lokalizacji można określić politykę podróży dla całego kraju, ale utworzyć oddzielne wyjątki na poszczególne miasta. Przykładem może być tu limit na hotel w USA na poziomie 200 USD za noc, ale z wyjątkiem np. Nowego Jorku czy Bostonu gdzie limit jest podniesiony do 400 USD z uwagi na bardzo wysokie ceny zakwaterowania w tych popularnych miastach. To tylko pojedynczy przykład, który pokazuje skalę, w jakiej można zautomatyzować i przyspieszyć cały proces planowania i rezerwacji podróży. 

Automatyzacja rezerwacji na takim poziomie sprawi, że wyjazd nie będzie musiał być dodatkowo sprawdzany przez przełożonego lub menedżera podróży i akceptowany. System sam sprawdzi, czy pracownik mieści się w określonych limitach i potwierdzi wyjazd. Jeśli wszystkie warunki określone w polityce podróży będą spełnione, podróż automatycznie będzie zaakceptowana, a pracodawca otrzyma tylko powiadomienie. Jeśli wszystko się zgadza, nie musi robić nic. Jeśli ma wątpliwości do wyjazdu pracownika, może w każdej chwili odwołać rezerwację. Dodatkowa akceptacja będzie wymagana, dopiero gdy limity określone w polityce będą przekroczone. Taka automatyzacja znacznie przyspiesza wszystkie procesy związane z rezerwacją wyjazdu służbowego w firmie.

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zwrot niemieckiego podatku jest niższy niż spodziewany. Co można zrobić?

    Składając roczne rozliczenie podatku dochodowego, podatnicy mają nadzieję na otrzymanie jak najwyższego zwrotu podatku. Zdarza się, że decyzja wydana przez niemiecki urząd skarbowy (Finanzamt) przynosi rozczarowanie, gdy wysokość zwrotu w danym roku jest niższa niż spodziewana lub gdy odbiega od kwot uzyskiwanych w latach poprzednich. Co może być przyczyną takiego stanu rzeczy?

    Zapłata podatku kartą płatniczą w każdym urzędzie skarbowym

    Ministerstwo Finansów poinformowało 31 marca 2023 r., że można już płacić podatki w urzędzie skarbowym za pośrednictwem terminala płatniczego. Płatności kartą przyjmują też organy egzekucyjne – w urzędzie i w miejscu zamieszkania zobowiązanego.

    KSeF obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. Kary od 2025 r. Jak uniknąć błędów?

    Od 1 lipca 2024 r. polscy podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu eFaktur (KSeF). Dla wielu firm wiązać się to będzie z poważnymi zmianami w procesie płatności, a niedopełnienie obowiązków może wiązać się z otrzymaniem kary finansowej. Przesyłanie dokumentów w formie cyfrowej co prawda zmniejsza ryzyko popełnienia błędu w fakturowaniu, jednak całkowicie go nie wyklucza. Na co zwracać uwagę, żeby spełnić wymogi KSeF i uniknąć niespodziewanych sankcji?

    Niedziela 2 kwietnia 2023 r. Czy sklepy będą otwarte?

    W niedzielę, 2 kwietnia sklepy będą otwarte. Jest to niedziela handlowa przed Wielkanocą. Następna niedziela handlowa przypada 30 kwietnia 2023 r.

    Likwidacja podatku od czynności cywilnoprawnych przy zakupie pierwszego mieszkania na rynku wtórnym

    Rząd zamierza zlikwidować podatek od czynności cywilno-prawnych przy zakupie pierwszego mieszkania na rynku wtórnym - poinformował 31 marca 2023 r. minister rozwoju i technologii Waldemar Buda. Przy hurtowych zakupach mieszkań PCC wyniesie 6% od od szóstego i kolejnych mieszkań kupowanych w danej inwestycji (budynku).

    Oszczędzanie w walutach zyskuje na popularności

    Rosnąca inflacja, sytuacja gospodarcza na świecie oraz kolejne doniesienia ekonomiczne ze świata sprawiają, że coraz więcej osób zaczyna się interesować oszczędzaniem i inwestycjami w waluty obce. Optymizmem nie napawa też pozycja polskiej złotówki, która w ostatnim czasie nie ma zbyt wielu impulsów do umocnienia. Czy inwestycja w waluty obce się opłaca? Z jakim ryzykiem musimy się liczyć oraz czym kierować się podczas wyboru odpowiedniej waluty? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w tekście, jednak nie jest on zachętą do inwestowania, tylko pakietem informacji o zakupie waluty obcej. 

    Jak można (było) zostać milionerem w 2023 roku? Wystarczyło 2-3 tys. zł inwestować miesięcznie przez 15 lat

    Aby w 2023 roku stać się milionerem wystarczyło przez ostatnich 15 lat inwestować trochę ponad 2-3 tys. zł miesięcznie – sugerują szacunki HRE Investment Trust. I wcale nie trzeba było w tym czasie kupować bitcoinów. Wystarczyły nieruchomości, złoto, obligacje lub szkockie trunki. Najtrudniej w ostatnich latach było budować majątek z pomocą lokat i akcji największych giełdowych spółek. 

    Odwrotne obciążenie VAT - zmiany od 1 kwietnia 2023 r.

    Ministerstwo Finansów informuje, że odwrotne obciążenie VAT będzie stosowane do giełdowych transakcji dotyczących gazu, energii i uprawnień do emisji CO2. Nowe przepisy w tym zakresie mają charakter przepisów epizodycznych i będą obowiązywać od 1 kwietnia 2023 r. do 28 lutego 2025 r.

    Ukraińcy z numerem PESEL ze statusem UKR mogą ubiegać się o zezwolenia na pobyt czasowy

    Od 31 marca 2023 r. obywatele Ukrainy, którzy posiadają numer PESEL ze statusem UKR, mogą ubiegać się o udzielenie zezwoleń na pobyt czasowy w celu podejmowania pracy lub prowadzenia działalności gospodarczej - poinformował rzecznik prasowy Urzędu do Spraw Cudzoziemców Jakub Dudziak.

    Uchwała NSA - zawieszenie terminów w administracji w trakcie pandemii

    27 marca Naczelny Sąd Administracyjny zajął się bardzo istotną sprawą, która dotyczyła regulacji zagadnienia zawieszenia terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych na gruncie tzw. ustawy covidowej. Należy wskazać, iż powyższy temat pozostawał obiektem sporu między podatnikami a fiskusem i znaczna część spraw z tym związana oczekuje nadal na rozstrzygnięcie przez sądy administracyjne.

    Podwyżka wynagrodzeń pracowników Kancelarii Prezesa Rady Ministrów wstecznie od 1 stycznia 2023 r. Ile zarabia się w KPRM?

    Wstecznie – od 1 stycznia 2023 r. - wzrosły „widełki” (czyli minimalne i maksymalne stawki) wynagrodzeń zasadniczych pracowników Kancelarii Prezesa Rady Ministrów na poszczególnych stanowiskach. Tak wynika z opublikowanego 30 marca 2023 r. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów zmieniającego rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (Dz. U. 2023, poz. 609). Rozporządzenie to zostało podpisane przez premiera Morawieckiego i opublikowane w Dzienniku Ustaw tego samego dnia, w którym projekt tego rozporządzenia został opublikowany na stronach Rządowego Centrum Legislacji.

    Kredyt z WIBOR-em. Czy można go podważyć, tak jak kredyt frankowy? KNF: zarzuty wobec WIBOR są instrumentalne

    "Przy kredytach opartych o wskaźnik WIBOR wszyscy powinniśmy wyciągnąć wnioski ze sprawy frankowej, że jeśli nie będzie odpowiednio wczesnej i stanowczej reakcji instytucji, które mają stać na straży stabilności sektora finansowego, sytuacja może się wymknąć spod kontroli” – powiedział PAP Biznes Jacek Jastrzębski, przewodniczący Komisji Nadzoru Finansowego. 

    Bezrobocie w Polsce 2023. Ile wynosi? Będzie spadać, czy rosnąć?

    Z danych opublikowanych przez Główny Urząd Statystyczny wynika, że stopa bezrobocia w Polsce w styczniu 2023 roku wyniosła 5,5%. Oznacza to, że na 1,2 mln osób w wieku produkcyjnym, 64,1 tysiące było bezrobotnych. Każdego miesiąca sytuacja się poprawia.

    Zmiana sposobu wykorzystania leasingowanego samochodu. Czy trzeba korygować odliczony VAT?

    Zmiana przeznaczenia pojazdu samochodowego na wykorzystywany również do celów innych niż działalność gospodarcza wymaga korekty podatku naliczonego odliczonego przy jego nabyciu. Obniżenia kwoty podatku naliczonego dokonuje się wówczas w wartości proporcjonalnej do pozostałego okresu korekty. Podatnicy mają jednak wątpliwości, czy zasady te znajdują również odpowiednie zastosowanie do pojazdów użytkowanych na podstawie umów leasingu.

    Opłata za wcześniejsze rozwiązanie umowy a VAT

    Uiszczana przez abonenta kwota pieniężna, określana jako roszczenie z tytułu wcześniejszego rozwiązania umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych, stanowi w istocie wynagrodzenie za świadczenie usług. Dlatego jej zapłata powinna być rozliczona w VAT. Takie stanowisko zajął w styczniu 2023 r. Szef KAS, zmieniając kilka interpretacji na ten temat uznających to dotychczas świadczenie za odszkodowanie niepodlegające VAT.

    ZUS zwróci nadpłatę składki zdrowotnej. Warunek to wypełnienie wniosku

    Po dokonaniu rocznego rozliczenia składki zdrowotnej przedsiębiorca może dodatkowo złożyć wniosek o zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne. Uwaga: może być na to tylko kilka dni, w zależności od dnia złożenia rozliczenia rocznego.

    Emerytury 2023 - od 1 kwietnia emerytury obliczane przez ZUS będą niższe

    Jak informuje prof. Gertruda Uścińska, prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - od 1 kwietnia 2023 roku ZUS będzie korzystał z nowej tablicy średniego dalszego trwania życia opublikowanej przez Główny Urząd Statystyczny. wskutek tego emerytury obliczane po 1 kwietnia 2023 roku będą niższe o ponad 6 proc. Zmiana nie dotyczy osób, które już przeszły na emeryturę.

    2 mld zł z na inwestycje w produkcję amunicji w Polsce. Narodowy Program Amunicyjny

    Zobowiązaliśmy się w najbliższym czasie przeznaczyć do 2 mld zł ze środków publicznych na Narodowy Program Amunicyjny; to zobowiązanie, które zwiększy potencjał do pozyskania arsenału amunicyjnego i jego produkcji w Polsce - zapowiedział premier Mateusz Morawiecki 29 marca 2023 r..

    Ulga CSR (sponsoringowa) - kryterium niezarobkowej działalności

    Niezarobkowa działalność podmiotu sponsorowanego jest głównym kryterium dla zastosowania ulgi dla wspierających sport, kulturę i edukację (ulga sponsoringowa, ulga CSR). Jak trzeba oceniać charakter działalności podmiotu sponsorowanego?

    Wydatki promocyjne a odliczenie VAT. Jak to jest w gminie?

    Gmina nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących wydatki z tytułu zakupu materiałów reklamowych i informacyjnych oraz prezentów małej wartości, a także wydatki poniesione w związku z organizacją jarmarku i zamieszczeniem życzeń świątecznych w gazecie lokalnej.

    Wynagrodzenia kadry kierowniczej mogą stanowić koszt kwalifikowany w uldze B+R

    Spółki chcące w pełni wykorzystać potencjał ulgi B+R często spotykają się z nieuzasadnionym oporem ze strony organów podatkowych wydających interpretacje indywidualne. Przykładem takiej postawy może być kwestionowanie przez Dyrektora KIS możliwości uwzględnienia w kosztach kwalifikowanych wynagrodzeń kadry kierowniczej nadzorującej prace B+R. Przynajmniej w teorii wątpliwości te powinien rozwiać wyrok NSA z 23 marca 2023 r. (sygn. II FSK 2217/20), w którym potwierdzono pozytywne dla podatników stanowisko.

    Stopy procentowe NBP 2023/2024. Kiedy zaczną spadać?

    Rada Polityki Pieniężnej obniży stopę referencyjną o 50 pb. w listopadzie 2023 r. i będzie to początek cyklu redukcji stóp procentowych w Polsce - prognozują ekonomiści Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK). Ich zdaniem, w 2024 r. Rada zetnie stopy o kolejne 150 pb., w efekcie czego na koniec przyszłego roku stopa referencyjna wyniesie 4,75 proc.

    Których ulg podatkowych nie uwzględnia automatycznie Twój e-PIT? Rozliczenie PIT za 2022 rok w 2023 roku.

    Sezon PIT-owy 2023 mija półmetek. Zostało już niewiele ponad miesiąc do 2 maja, który to dzień jest ostatecznym terminem złożenia PIT-a za 2022 rok. Ministerstwo Finansów radzi, by sprawdzić swoje dane i rozliczenie dostępne w usłudze Twój e-PIT. Warto też wiedzieć, których ulg podatkowych Twój e-PIT automatycznie nie uzupełnia oraz na jakie pułapki uważać, żeby nie stracić zmianach podatkowych, które zaszły w zeszłym roku.

    e-Doręczenia - od kiedy? Usługi zaufania najpóźniej od 1 stycznia 2024 r.

    W lutym 2023 roku rząd podjął decyzję o przesunięciu terminu wejścia w życie przepisów zobowiązujących firmy do wdrożenia usługi e-Doręczeń. Zresztą nie pierwszy raz. Według aktualnych informacji elektroniczna komunikacja z urzędami ruszy nie później niż z początkiem stycznia 2024 r. Ponadto komunikat wskazujący konkretną datę implementacji odpowiednich systemów zostanie opublikowany w dzienniku ustaw z przynajmniej 90-dniowym wyprzedzeniem, a organizacje figurujące w KRS będą zmuszone dostosować się do zmian legislacyjnych w ciągu 30 dni. 

    Dwie duże nowelizacje kodeksu pracy w 2023 roku. Kiedy wejdą w życie liczne zmiany w prawie pracy? Najważniejsze nowości dla pracowników i pracodawców (lista)

    Na wejście w życie oczekują dwie duże nowelizacje kodeksu pracy – jedna dotyczy pracy zdalnej i badania trzeźwości pracowników a druga wdraża do kodeksu pracy dwie unijne dyrektywy (m.in. zmiany w umowie na okres próbny, umowach na czas określony, nowy urlop opiekuńczy, dłuższe przerwy w pracy, zmiany dot. zasiłku macierzyńskiego i wiele innych). Od kiedy zaczną obowiązywać nowe przepisy kodeksu pracy? Które z tych zmian są najważniejsze dla pracowników i pracodawców?