REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
WorkTrips.com
Podróże służbowe: Rezerwuj - Zarządzaj - Rozliczaj
Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji
Jak usprawnić organizację i rozliczanie podróży służbowych w firmie? Polityka podróży, automatyzacja rezerwacji i akceptacji
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Pandemia oraz lockdown w ostatnich latach sprawił, że transformacja cyfrowa nie jest już wyborem, a koniecznością. By zachować konkurencyjność polskie firmy muszą dostosować się do zmian i zacząć korzystać z nowych narzędzi i rozwiązań. Jednym z nich na pewno będzie automatyzacja, która znacząco może skrócić czas, który pracownicy przeznaczają na niepotrzebnie przeciągające się zadania, np. rozliczanie podróży służbowych.

  • W czasie pandemii firmy – z powodu trudności w rekrutacji specjalistów – przyspieszyły transformację cyfrową;
  • Pracownicy tracą czas na organizację pracy, która w znaczący sposób może być przyspieszona dzięki automatyzacji i wdrażaniu nowych rozwiązań;
  • 63 proc. badanych w raporcie WorkTrips.com odpowiedziało, że w ich firmie obowiązuje polityka podróży. Jednocześnie, 51 proc. z nich odpowiedziało, że każda rezerwacja czeka w akceptacji, tracąc dodatkowy czas na cały proces.

Transformacja cyfrowa kluczem do przyspieszenia podróży służbowych 

Wiele wskazuje na to, że właśnie automatyzacja będzie głównym trendem definiującym transformację cyfrową. Osoby na stanowiskach zarządzających będą szukały rozwiązań, które usprawnią wszelkie procesy zachodzące w firmie. Będzie to miało bezpośrednie przełożenie na oszczędność i rozwój firmy, poprzez możliwość poświęcenia większej ilości czasu i zasobów na szukanie i wdrażanie nowych rozwiązań. 

Dotyczy to również podróży służbowych i zarządzania nimi. Ludzie chcą podróżować szybko i bezpiecznie, ale i odpowiedzialnie wobec środowiska. Firmy rozumieją, że automatyzacja procesów i optymalizacja zarządzania nimi są kluczowe, aby sprawnie prowadzić biznes w obecnych czasach. Ci, którzy zlekceważą to wyzwanie, mogą nawet zniknąć z rynku. 

REKLAMA

Jak usprawnić organizację i rozliczanie delegacji służbowych? Polityka podróży 

Jednym ze sposobów na usprawnienie podróży służbowych pracowników, jest wdrażanie polityki podróży.
 – Ważne jest, aby skutecznie ją wykorzystywać, co pomoże zaoszczędzić czas zarówno pracownikom, jak i menedżerom. Według badania rynku, które przeprowadziliśmy, 64 proc. badanych odpowiedziało, że w ich firmach obowiązuje polityka podróży. Jednocześnie, aż w 51 proc. Przypadków rezerwacje muszą być za każdym razem dodatkowo sprawdzone i akceptowane. To znak, że takie rozwiązanie nie działa jak powinno – tłumaczy Filip Błoch, prezes i współzałożyciel WorkTrips.com, polskiego start-upu, którego narzędzie do organizowania podróży pracowników wykorzystuje m.in. Google. 

Automatyzacja rezerwacji i akceptacji

Automatyzacja rezerwacji i akceptacji znacząco może przyspieszyć cały proces. Według wewnętrznych badań WorkTrips.com, gdy pracodawca musi sprawdzić i potwierdzić każdy wyjazd swojego pracownika, średni czas potrzebny na zaplanowanie, rezerwację i rozliczenie podróży to 3,5 godziny. Dla porównania, w momencie, gdy nie ma takiej potrzeby lub wymagana jest tylko przy podróży przekraczającej ustalony limit, ten czas wynosi około 2,5 godziny. To ogromna oszczędność – zarówno dla pracownika, który może ten czas poświęcić na inne zadanie, jak i dla pracodawcy, który nie musi akceptować każdego wyjazdu. – W przypadku firm, które zatrudniają tysiące lub setki tysięcy pracowników, podróżujących kilka razy w miesiącu, suma tych „kilkudziesięciu minut” przekłada się na tysiące utraconych godzin pracy. Trudno o bardziej bezsensowny widok niż wysokiej klasy specjalista zajmujący się rozliczaniem noclegu w hotelu zamiast kluczowym dla biznesu projektem – mówi Filip Błoch. 

Rozwiązaniem tego problemu jest wdrożenie zautomatyzowanej polityki podróży w firmie, która jasno określi, jaki hotel czy bilet może wybrać dany pracownik. Jak podkreśla Maciej Stopierzyński, dyrektor ds. technicznych i współzałożyciel WorkTrips.com, standard noclegu i rodzaj transportu to dopiero początek, w indywidualnej polityce można określić znacznie więcej zmiennych.
 – To również możliwość stworzenia oddzielnych polityk podróży z podziałem na kraje lub regiony, długości pobytu, czy wprowadzenie limitów kwotowych w zależności od pełnionej w firmie funcji. Co więcej, w przypadku lokalizacji można określić politykę podróży dla całego kraju, ale utworzyć oddzielne wyjątki na poszczególne miasta. Przykładem może być tu limit na hotel w USA na poziomie 200 USD za noc, ale z wyjątkiem np. Nowego Jorku czy Bostonu gdzie limit jest podniesiony do 400 USD z uwagi na bardzo wysokie ceny zakwaterowania w tych popularnych miastach. To tylko pojedynczy przykład, który pokazuje skalę, w jakiej można zautomatyzować i przyspieszyć cały proces planowania i rezerwacji podróży. 

Automatyzacja rezerwacji na takim poziomie sprawi, że wyjazd nie będzie musiał być dodatkowo sprawdzany przez przełożonego lub menedżera podróży i akceptowany. System sam sprawdzi, czy pracownik mieści się w określonych limitach i potwierdzi wyjazd. Jeśli wszystkie warunki określone w polityce podróży będą spełnione, podróż automatycznie będzie zaakceptowana, a pracodawca otrzyma tylko powiadomienie. Jeśli wszystko się zgadza, nie musi robić nic. Jeśli ma wątpliwości do wyjazdu pracownika, może w każdej chwili odwołać rezerwację. Dodatkowa akceptacja będzie wymagana, dopiero gdy limity określone w polityce będą przekroczone. Taka automatyzacja znacznie przyspiesza wszystkie procesy związane z rezerwacją wyjazdu służbowego w firmie.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. mija ważny termin dla przedsiębiorców. Chodzi o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

REKLAMA

ZUS odbiera zasiłki za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

REKLAMA

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te dla osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

REKLAMA