RODO - czym jest prawo do uzyskania kopii danych osobowych. Wyrok TSUE z 4 maja 2023 r.

CRIF jest agencją doradztwa handlowego, która na żądanie swoich klientów dostarcza informacji na temat wypłacalności osób trzecich. W tym celu przetwarzała dane osobowe osoby fizycznej będącej skarżącym w postępowaniu głównym toczącym się przed sądem odsyłającym. Osoba ta, na podstawie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych [chodzi o Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - Dz.U. z 2016, L 119 s. 1 - dalej zwane „RODO”], zażądała od spółki CRIF dostępu do dotyczących jej danych osobowych. 

Ponadto zażądała dostarczenia kopii dokumentów, a mianowicie wiadomości elektronicznych i wyciągów z baz danych zawierających między innymi jej dane „w standardowym formacie”. 

W odpowiedzi na to żądanie spółka CRIF przekazała skarżącemu streszczenie wykazu jego danych osobowych podlegających przetwarzaniu. 

Uznawszy, że spółka CRIF powinna była przekazać mu kopię wszystkich dokumentów zawierających jego dane, takich jak wiadomości elektroniczne i wyciągi z bazy danych, skarżący w postępowaniu głównym wniósł skargę do Österreichische Datenschutzbehörde (austriackiego organu ochrony danych). 

Organ ten oddalił skargę, uznając, że spółka CRIF nie dopuściła się żadnego naruszenia prawa skarżącego w postępowaniu głównym do dostępu do dotyczących go danych osobowych. 

Bundesverwaltungsgericht (federalny sąd administracyjny, Austria), do którego skarżący w postępowaniu głównym wniósł skargę na wydaną przez ten organ decyzję odmowną, wyraża wątpliwości co do zakresu przewidzianego w art. 15 ust. 3 zdanie pierwsze RODO obowiązku dostarczenia osobie, której dane dotyczą, „kopii” jej danych osobowych podlegających przetwarzaniu. 

Sąd ten w szczególności zapytał TSUE, czy przewidziany w tym przepisie obowiązek dostarczenia „kopii” danych osobowych zostaje spełniony, gdy administrator przekazuje dane osobowe w formie zbiorczej tabeli, czy też obowiązek ten oznacza również przekazanie fragmentów dokumentów, jak również wyciągów z baz danych, w których dane te są odtworzone. Sąd odsyłający zwraca się ponadto o wyjaśnienie, co dokładnie obejmuje pojęcie „informacji” zawarte w art. 15 ust. 3 zdanie trzecie RODO. Zgodnie z art. 15 ust. 3 zdanie trzecie RODO - jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się powszechnie stosowaną drogą elektroniczną.  

Na czym polega prawo do uzyskania od administratora kopii danych osobowych - wyrok TSUE z 4 maja 2023 r.

W wyroku z 4 maja 2023 r. Trybunał przedstawił wyjaśnienia dotyczące treści i zakresu prawa dostępu osoby, której dane dotyczą, do jej danych osobowych podlegających przetwarzaniu. 

W tym względzie Trybunał uznał, że prawo do uzyskania od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu oznacza, zgodnie z brzmieniem art. 15 ust. 3 zdanie pierwsze RODO, przekazanie osobie, której dane dotyczą, wiernej i zrozumiałej kopii wszystkich tych danych. Prawo to obejmuje prawo do uzyskania kopii fragmentów dokumentów lub całych dokumentów, lub też wyciągów z baz danych, które zawierają między innymi te dane, jeżeli dostarczenie takiej kopii jest niezbędne do umożliwienia osobie, której dane dotyczą, skutecznego wykonywania praw przyznanych jej przez rozporządzenie. 
Trybunał podkreślił, że należy w tym względzie uwzględnić prawa i wolności innych osób. 

Poza tym Trybunał uściślił pojęcie „informacji”, ujęte w art. 15 ust. 3 zdanie trzecie RODO, które odnosi się wyłącznie do danych osobowych, których kopii administrator musi dostarczyć zgodnie ze zdaniem pierwszym tego ustępu. 

Argumentacja prawna Trybunału 

Co to znaczy "kopia" danych osobowych?

W pierwszej kolejności Trybunał dokonał wykładni literalnej, systemowej i celowościowej art. 15 ust. 3 zdanie pierwsze RODO, który przewiduje prawo osoby, której dane dotyczą, do uzyskania kopii jej danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Co się tyczy brzmienia art. 15 ust. 3 zdanie pierwsze RODO, Trybunał zwrócił uwagę, że skoro przepis ten nie zawiera definicji pojęcia „kopii”, to należy wziąć pod uwagę zwyczajowe znaczenie tego pojęcia, oznaczające wierne powielenie lub wierną transkrypcję oryginału. Ogólny opis danych podlegających przetwarzaniu lub odesłanie do kategorii danych osobowych nie odpowiada tej definicji. Ponadto z brzmienia tego przepisu wynika, że obowiązek podania do wiadomości odnosi się do danych osobowych podlegających przetwarzaniu. 

Przeprowadziwszy analizę językową tego przypisu, Trybunał uznał, że przepis ten przyznaje osobie, której dane dotyczą, prawo do uzyskania kopii jej – rozumianych szeroko – danych osobowych podlegających operacji przetwarzania, które należy zakwalifikować jako przetwarzanie dokonywane przez administratora tego przetwarzania. 

Jak trzeba wykonać prawo do uzyskania kopii danych osobowych?

W odniesieniu do kontekstu, w jaki wpisuje się art. 15 ust. 3 zdanie pierwsze RODO, Trybunał wskazał, że art. 15 ust. 1 RODO definiuje przedmiot i zakres prawa dostępu przyznanego osobie, której dane dotyczą. W art. 15 ust. 3 RODO uściślono praktyczne zasady wykonania obowiązku spoczywającego na administratorze, określając w szczególności w zdaniu pierwszym formę, w jakiej administrator ma przekazywać „dane osobowe podlegające przetwarzaniu”, a mianowicie w formie „kopii”. 
W konsekwencji art. 15 RODO nie może być interpretowany w ten sposób, że ustanawia w ust. 3 zdanie pierwsze prawo odrębne od prawa przewidziane w ust. 1 tego przepisu. 

Ponadto Trybunał uściślił, że pojęcie „kopii” nie odnosi się do dokumentu jako takiego, ale do danych osobowych, które zawiera i które powinny być kompletne. Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. 

W odniesieniu do celów realizowanych przez art. 15 RODO Trybunał zauważył, że prawo dostępu przewidziane  w tym przepisie powinno umożliwiać osobie, której dane dotyczą, sprawdzenie nie tylko, czy dotyczące jej dane są prawidłowe, ale także czy są przetwarzane zgodnie z prawem. Ponadto, w opinii Trybunału, z RODO (konkretnie z motywów 58 i 60 oraz art. 12 ust. 1 tego rozporządzenia) wynika, że administrator jest zobowiązany do podjęcia odpowiednich środków, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem, udzielić osobie, której dane dotyczą, wszelkich informacji, oraz że informacji należy udzielić na piśmie lub w inny sposób,  w tym w stosownych przypadkach – elektronicznie, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda udzielenia informacji ustnie. 

Tym samym, aby zagwarantować, że przekazane w ten sposób informacje będą łatwe do zrozumienia, odtworzenie fragmentów dokumentów, a nawet całych dokumentów lub wyciągów z baz danych, które zawierają między innymi przetwarzane dane osobowe, może okazać się niezbędne. 

W szczególności gdy dane osobowe są generowane z innych danych lub gdy dane te wynikają z wolnych pól, a mianowicie z braku informacji ujawniających informację o osobie, której dane dotyczą, kontekst, w jakim dane te są przetwarzane, jest niezbędnym elementem umożliwiającym osobie, której dane dotyczą, uzyskanie przejrzystego dostępu i zrozumiałego przedstawienia tych danych. 

W przypadku kolizji między, z jednej strony, wykonywaniem prawa do pełnego i całkowitego dostępu do danych osobowych a, z drugiej strony, prawami lub wolnościami innych osób, konieczne będzie wyważenie rozpatrywanych praw i wolności.
W miarę możliwości należy wybrać sposób przekazania danych osobowych, który nie narusza praw lub wolności innych osób, mając na uwadze, że względy te nie powinny jednak skutkować odmową udzielenia osobie, której dane dotyczą, jakichkolwiek informacji. 

Pojęcie "informacji"

Trybunał Sprawiedliwości UE zajął się też w omawianym wyroku zakresem pojęcia „informacji”, o którym mowa w art. 15 ust. 3 zdanie trzecie RODO. O ile przepis ten nie precyzuje, co należy rozumieć przez termin „informacje”, o tyle z jego kontekstu wynika, że „informacje”, o których mowa w tym przepisie, muszą odpowiadać danym osobowym, których kopie administrator musi dostarczyć zgodnie ze zdaniem pierwszym tego ustępu. 

oprac. Paweł Huczko

Źródło: Trybunał Sprawiedliwości UE (curia.europa.eu).