Urlop księgowej: Jak przygotować na to firmę, by nie ponieść negatywnych konsekwencji?

• Umowa z biurem rachunkowym - na co zwrócić uwagę?
• Najgorszy scenariusz pod nieobecność księgowej: kontrola z US i odzyskiwanie należności
• Zapewnij sobie dostęp do dokumentów
• Jak przygotować firmę na urlop księgowej?
•  Co należy zrobić po powrocie księgowej?

Umowa z biurem rachunkowym - na co zwrócić uwagę?

Przedsiębiorcy współpracujący z biurami rachunkowymi mogą mieć zagwarantowane zastępstwo na czas nieobecności swojej księgowej prowadzącej, ale nie jest to standardem. Warto przed podpisaniem umowy dokładnie sprawdzić, czy biuro przewiduje takie rozwiązanie. Problem pojawia się w przypadku, kiedy księgowość prowadzi osoba, która nie zatrudnia współpracowników. Brak zastępcy będzie problematyczny zarówno podczas jej losowej nieobecności, jak i podczas planowanego urlopu. 
Jak mówi Arkadiusz Kacperek, Lider zespołu ekspertów ds. podatków i ubezpieczeń w firmie CashDirector S.A.:
- Skuteczne zarządzanie zastępstwami w biurze rachunkowym jest kluczowe dla zapewnienia nieprzerwanej obsługi księgowej. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i podziale obowiązków, firmy obsługiwane przez biuro mogą działać płynnie i bez zakłóceń. Stworzenie konkretnego planu działania na czas nieobecności księgowego prowadzącego sprawia, że wszelkie zadania są realizowane terminowo i zgodnie z przepisami. Między innymi takie zabezpieczenie gwarantujemy naszym Klientom w CashDirector S.A.

Najgorszy scenariusz pod nieobecność księgowej: kontrola z US i odzyskiwanie należności

Jednym z najgorszych scenariuszy, jakie mogą się zdarzyć podczas urlopu księgowej, jest kontrola z Urzędu Skarbowego. Jeśli urzędnicy nie uzyskają niezbędnych informacji, mogą nałożyć na jej właściciela kary finansowe. 

W przypadku zapowiadanych kontroli lub konieczności złożenia wyjaśnień Urząd Skarbowy zwykle daje 7 dni na udzielenie odpowiedzi. Dlatego często samodzielne księgowe proszą swoich klientów, aby podczas ich nieobecności nie odbierali żadnych przesyłek poleconych, żeby dać sobie czas na ewentualną odpowiedź po powrocie z urlopu.

W przypadku niezapowiedzianej kontroli tylko zapewnione zastępstwo księgowej uchroni przedsiębiorcę przed zdenerwowaniem i chaosem. 

Kolejna sytuacja, która wymaga szybkiej reakcji księgowej to konieczność ustalania rozrachunków celem wdrożenia procedury odzyskiwania należności. W razie opóźnień wierzytelności mogą się przeterminować. Jest to szczególnie problematyczne, gdy nieobecność księgowej jest spowodowana nagłą chorobą lub sytuacją osobistą. 

Zapewnij sobie dostęp do dokumentów

Nie tylko urzędy mogą potrzebować dostępu do dokumentów i faktur. W codziennej działalności przedsiębiorstwa zdarzają się sytuacje, kiedy należy okazać fakturę zakupu maszyny, która nieoczekiwanie zepsuła się, aby skorzystać z gwarancji.     

Jak zaznacza Arkadiusz Kacperek: - Korzystając z systemów online do wystawiania faktur i przekazywania do księgowej dokumentów, można zapewnić sobie bieżący dostęp do wszystkich dokumentów, nawet tych archiwalnych. Ważne, aby unikać sytuacji, w której dostęp do nich ma jedynie księgowa i wybierać takie usługi księgowe, które zapewniają archiwum online. 

Przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z nowoczesnych rozwiązań i przechowują dokumenty w sprawdzonych systemach online. Zdaniem Arkadiusza Kacperka są one bardzo praktyczne.
- Cyfryzacja dokumentów księgowych umożliwia porządkowanie ich np. w e-segregatorach, do których dostęp można dowolnie modyfikować. Nawet najbardziej sceptyczni przedsiębiorcy chwalą tego typu rozwiązania. Oczywiście wymaga ono prawidłowego opisywania dokumentów i plików księgowych, ale znalezienie szukanej pozycji jest na pewno mniej problematyczne niż ręczne wertowanie dziesiątek segregatorów. 

Jak przygotować firmę na urlop księgowej?

Przed swoim urlopem księgowa powinna dopełnić wszystkich czynności, które mają charakter priorytetowy. Żadna firma nie może pozwolić sobie na dwutygodniowe opóźnienia w wysyłce deklaracji ZUS czy np. brak miesięcznych rozliczeń względem Urzędu Skarbowego. Nie należy zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę. Dokumenty kosztowe i przychodowe lepiej jest dostarczyć do biura rachunkowego wcześniej, zamiast czekać do ostatniego dnia przed urlopem księgowej. Ich wprowadzenie oraz dokładne przygotowanie rozliczeń wymagają bowiem czasu i może być pracochłonne. 

Przedsiębiorca powinien w wolnej chwili przemyśleć nowe inwestycje. Jeżeli podczas nieobecności księgowej planuje większe wydatki, warto skonsultować z nią te kwestie. 

 Co należy zrobić po powrocie księgowej?

Kiedy księgowa wróci z wypoczynku, powinna poznać zakres prac księgowych wykonanych podczas jej nieobecności. Można również omówić bieżące zmiany w przepisach i procedurach, jeżeli takie wystąpiły. Wszystkie te czynności zmierzają do tego, by zachować ciągłość działania firmy i zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów księgowych. 

Rzetelnie prowadzona księgowość z dostępem online do dokumentów i rozliczeń jest fundamentem każdej firmy, a odpowiednie przygotowanie na czas urlopu księgowej pozwala na zachowanie spokoju i ciągłości pracy.