Wykorzystanie informacji księgowych w controllingu

Z drugiej jednak strony należałoby sobie postawić pytanie, czy ewidencja finansowo-księgowa przedsiębiorstwa, prowadzona zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, nie może być w większym niż dotychczas stopniu wykorzystywana jako prawidłowa podstawa zarządzania kosztami. Moim zdaniem, na tak postawione pytanie należy udzielić jednoznacznie pozytywnej odpowiedzi. W końcu jednym z ważniejszych celów rachunkowości bilansowej jest zaspokojenie określonych potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa i w związku z tym jej szczegółowe zasady powinny w możliwie największym stopniu uwzględniać ten aspekt zagadnienia. Temat ten jest bardzo obszerny i dlatego chciałbym się tutaj ograniczyć tylko do dwóch zasygnalizowanych we wskazanym wyżej artykule kwestii.

Prowadzona przez firmę ewidencja finansowo-księgowa dostarcza informacji umożliwiających m.in. analizę kosztów w układzie rodzajowym oraz kalkulacyjnym. Na pewno rację ma autorka artykułu, zwracając uwagę na stosunkowo małą przydatność w zarządzaniu kosztami najbardziej choćby dokładnej znajomości ich struktury w układzie rodzajowym (materiały, wynagrodzenia, składki ZUS, energia, usługi transportowe czy sprzętowe itd.). Z rozpatrywanego punktu widzenia bardziej przydatny jest natomiast układ kalkulacyjny, jako że odnoszony jest on do rozmiarów produkcji. Jeśli przedsiębiorstwo sporządza rachunek zysków i strat w wariancie kalkulacyjnym, to - jak stwierdza prof. Świderska - system finansowo-księgowy powinien umożliwiać ustalenie:

- kosztów wytworzenia sprzedanych produktów,

- kosztów sprzedaży,

- kosztów ogólnego zarządu.

UWAGA

Formalnie rzecz biorąc, wszystko się zgadza, jako że w wariancie tym takie są właśnie elementy składowe kosztów. Problem polega na tym, iż pominięte zostały m.in. koszty finansowe, które w zdecydowanej większości firm są istotnym czynnikiem czy wręcz warunkiem umożliwiającym realizację określonych zadań produkcyjnych czy usługowych. Chodzi tu zwłaszcza o koszty z tytułu odsetek bankowych. Faktem bezspornym jest, że im większe są rozmiary działalności eksploatacyjnej przedsiębiorstwa, tym na ogół odpowiednio wyższy jest poziom kredytów bankowych, a tym samym i odsetek.

Ten aspekt zagadnienia przemawiałby zatem za innym niż obecnie umiejscowieniem kosztów finansowych rachunku zysków i strat, i to bez względu na stosowany przez firmę wariant rachunku kosztów (porównawczy lub kalkulacyjny). Skoro jednym z warunków prowadzenia przez firmę działalności eksploatacyjnej jest dysponowanie odpowiednimi kredytami bankowymi, co pociąga za sobą koszty w postaci odsetek, to jest sprawą oczywistą, że koszty te muszą być w rachunku zysków i strat traktowane na równi z kosztami wytworzenia czy też kosztami ogólnego zarządu. Ich ogólna kwota może oczywiście być pokazana w rachunku zysków i strat, chodzi jednak o to, aby nie były one ujmowane w innej grupie niż podstawowe koszty eksploatacyjne.

Ten wadliwy moim zdaniem sposób grupowania kosztów w rachunku zysków i strat jest w praktyce gospodarczej źródłem wielu błędów i pomyłek, określanych przez autorkę mianem „grzechów”. Chodzi tu zwłaszcza o ustalanie jednostkowego kosztu wytworzenia, zarówno rzeczywistego jak i planowanego. Jeśli firma zmuszona jest w sferze działalności operacyjnej korzystać z kredytu bankowego, to jest sprawą oczywistą, że przy kalkulacji jednostkowej należy również uwzględnić odsetki od wykorzystanych kredytów. W tym zakresie bardziej praktyczny jest moim zdaniem porównawczy wariant rachunku kosztów, jako że odsetki bankowe mogą wtedy być potraktowane jako element składowy kosztów zarządu, a następnie w ramach kalkulacji kosztów rozliczone automatycznie na jednostkę produktu. Zaryzykowałbym tu nawet tezę, że dla podmiotów gospodarczych nieprowadzących rachunkowości zarządczej - bardziej korzystny wydaje się właśnie porównawczy wariant rachunku kosztów, jako że pozwala on stosunkowo szybko i prosto ustalić jednostkowy koszt wytworzenia.

Kwestia ta ma szczególnie istotne znaczenie przy ustalaniu planowanego jednostkowego kosztu wytworzenia poszczególnych produktów. Znajomość tego kosztu jest punktem wyjścia przy sporządzaniu kalkulacji cen na wytwarzane wyroby czy usługi. Jest sprawą oczywistą, iż w warunkach gospodarki rynkowej żaden podmiot gospodarczy nie może sobie pozwolić na ustalenie ceny poniżej kosztów wytworzenia (chyba że w sposób świadomy stosuje dumping). Inaczej mówiąc, dokładna znajomość jednostkowego kosztu wytworzenia obejmującego wszystkie jego elementy składowe, w tym i odsetki od kredytów bankowych, jest wręcz warunkiem prowadzenia przez firmę prawidłowej polityki cen. Z oczywistych względów rzutuje to na osiągane przez daną jednostkę wyniki ekonomiczno-finansowe. I z tego właśnie względu koszty odsetek bankowych powinny być w rachunku zysków i strat wykazywane w ramach podstawowych kosztów operacyjnych, nie zaś w odrębnej grupie, jak to ma obecnie miejsce.

UWAGA

Źródłem istotnych błędów i pomyłek popełnianych w zarządzaniu kosztami jest potraktowanie w rachunku zysków i strat, a tym samym i w ewidencji księgowej, niektórych składników kosztowych jako tzw. pozostałych kosztów operacyjnych. W rocznym sprawozdaniu finansowym przedsiębiorstwa koszty te są ujmowane w odrębnej pozycji.

Jednym z takich kosztów, wynikających z ustawy o rachunkowości, jak również wymienionych przez autorkę artykułu, są różnego rodzaju kary i grzywny. Nie ulega wątpliwości, że jakakolwiek kara czy grzywna jest co do swej istoty innego rodzaju składnikiem kosztów niż np. koszty zużycia materiałów, wynagrodzeń. Mimo to wykazywanie tego elementu kosztów w rachunku zysków i strat w odrębnej pozycji należy moim zdaniem ocenić zdecydowanie negatywnie, jako że w praktyce gospodarczej prowadzi to niejednokrotnie do istotnych nawet błędów i pomyłek.

A oto konkretny przykład ilustrujący istotę tego problemu.

Przykład

Jedna ze znanych firm budowlanych realizuje w ciągu roku kilkadziesiąt (niekiedy nawet ponad 100) obiektów. W 2005 r. na jednej z budów, realizowanych w ramach zamówień publicznych, wystąpiło poważne opóźnienie terminu zakończenia zadania, jak również istotne wady jakościowe. W związku z tym inwestor (zamawiający) naliczył wykonawcy z tego tytułu poważne kary umowne (ponad 1 milion złotych). Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, kary te zostały przez dział księgowości zaewidencjonowane jako pozostałe koszty operacyjne. Inaczej mówiąc, nie obciążyły one kosztów tej konkretnej budowy.

I tu dochodzimy do istoty problemu. Otóż w firmie tej kierownicy budów mogą otrzymać premię kwartalną miedzy innymi pod warunkiem, że na realizowanych przez nich obiektach wykreowany zostanie określony poziom zysku. Premię taką otrzymał również kierownik powyższej budowy, jako że dział księgowości wykazał (na podstawie prowadzonej ewidencji) spełnienie obowiązującego kryterium w postaci uzyskania określonego zysku. Zapomniano jedynie o poniesionych w związku z tą budową karach umownych i dopiero potem (już po wypłaceniu premii), gdy ktoś zauważył popełniony błąd - w firmie wybuchła afera.

Być może przypadek ten ma jednostkowy charakter, jednak obrazuje w sposób jednoznaczny istotę omawianego problemu. Wykazywanie przez podmioty gospodarcze kar i grzywien w odrębnej pozycji rachunku zysków i strat, jak to ma obecnie miejsce, jest istotnym błędem o charakterze merytorycznym. Kary te powinny bowiem być odnoszone w ciężar podstawowych kosztów działalności operacyjnej (w powyższym przykładzie - w ciężar konkretnej budowy), jako że są one bezpośrednio związane z tą właśnie działalnością. Jest oczywiście duża różnica pomiędzy karami czy grzywnami z jednej strony, a typowymi składnikami kosztów takimi, jak materiały czy wynagrodzenia - z drugiej. Jednak zarówno w pierwszym, jak i w drugim przypadku chodzi o składniki kosztów ponoszone w związku z podstawową działalnością operacyjną, które mogą (czy wręcz powinny) być odniesione w ciężar konkretnego zadania.

Podobnie ma się rzecz z innym składnikiem pozostałych kosztów operacyjnych, jakim jest odpisywanie należności nieściągalnych czy też ich aktualizacja. Odpisy te nie są oderwane od podstawowej działalności operacyjnej przedsiębiorstwa, a wręcz przeciwnie - dotyczą one konkretnych wierzytelności związanych bezpośrednio z tą działalnością. Koszty tych odpisów powinny więc być wykazywane w tej samej grupie rachunku zysków i strat co koszty podstawowe, jako że pozwala to na dokonywanie prawidłowych ocen i analiz efektywności działania przedsiębiorstwa.

Warto przy tym podkreślić, iż podobnie jak w przypadku odsetek nie chodzi tutaj o rezygnację z wykazywania tych kosztów w rachunku zysków i strat. Chodzi natomiast o ich wykazywanie we właściwej części tego rachunku (tj. rachunek grupie kosztów dotyczących podstawowej działalności operacyjnej).

UWAGA

Uogólniając dotychczasowe rozważania, należy stwierdzić, iż obowiązujące aktualnie zasady ewidencji księgowej nie zawsze stanowią właściwą podstawę do prowadzenia przez przedsiębiorstwo racjonalnego zarządzania kosztami. W tym między innymi tkwi przyczyna popełnianych istotnych błędów i pomyłek („grzechów”). Dlatego też zasady te powinny w większym niż dotychczas stopniu być dostosowane właśnie do wymogów zarządzania kosztami.

Podjęcie konkretnych działań w tym kierunku byłoby do pewnego stopnia zgodne z ogólnymi zasadami i przepisami zawartymi w ustawie o rachunkowości. Otóż w oparciu o te przepisy podmiot gospodarczy określa szczegółowe zasady (politykę) rachunkowości, uwzględniające specyficzne cechy prowadzonej działalności. Z art. 8 ustawy wynika, że ustalona przez firmę polityka rachunkowości powinna umożliwiać właściwą ocenę jej sytuacji majątkowej i finansowej. A skoro tak, to jest chyba sprawą oczywistą, że zasady rachunkowości powinny również umożliwiać właściwe zarządzanie kosztami.

Konkretyzując tę ogólną tezę, należy zatem stwierdzić, że przynajmniej niektóre składniki zaliczane obecnie do kosztów finansowych (odsetki) czy też pozostałych kosztów operacyjnych (kary i grzywny, odpisy nieściągalnych z tytułu należności nieściągalnych i ich aktualizacja) powinny być traktowane na równi z podstawowymi kosztami działalności operacyjnej. Chodzi tu zarówno o zasady ewidencji księgowej, jak i o wykazywanie tych danych w rachunku zysków i strat.

Potencjalne możliwości pełniejszego dostosowania ewidencji księgowej do wymogów szeroko rozumianego zarządzania sferą kosztów są znacznie szersze, niż by to wynikało z omówionych wyżej dość pobieżnie kwestii. Ograniczone ramy opracowania nie pozwalają jednak na kompleksowe ujęcie tego tematu.

I na koniec jeszcze jeden problem. Niezależnie od powyższych propozycji o charakterze dość szczegółowym można jeszcze rozważyć celowość i możliwość wprowadzenia bardziej zasadniczych zmian w obowiązujących aktualnie zasadach (formularzu) sporządzania rachunku zysków i strat, który moim zdaniem jest zbyt skomplikowany i dlatego nie zawsze zrozumiały. Kwestia ta jest o tyle istotna, iż dokument ten jest adresowany do stosunkowo szerokiego grona odbiorców, z których nie wszyscy znają zasady ewidencji księgowej. Należy tu wymienić m.in. właścicieli akcji czy udziałów spółek prawa handlowego, wśród których dominują osoby nieposiadające wystarczającej wiedzy z zakresu rachunkowości czy finansów. Uczestnicząc (z tytułu wykonywanych obowiązków zawodowych) w walnych zgromadzeniach akcjonariuszy czy też w zgromadzeniach wspólników, mam często okazję zauważać, iż prezentowany w trakcie tych zebrań rachunek zysków i strat jest dla wielu uczestników mało zrozumiały m.in. z uwagi na wyodrębnienie w nim pozostałej działalności operacyjnej oraz działalności finansowej (chodzi tu zarówno o przychody z tytułu tych działalności jak i o koszty).

Nie bez znaczenia są tu również wymogi w zakresie prezentacji uzyskiwanych przez podmiot gospodarczy wyników finansowych. Otóż bardzo często istnieje konieczność przedstawienia tych wyników w trzech podstawowych wskaźnikach, tj.:

- przychody ogółem,

- koszty ogółem,

- wynik (zysk lub strata).

I tu pojawia się problem, albowiem obowiązujący obecnie formularz rachunku zysków i strat nie dostarcza wprost tego rodzaju informacji. Nie występuje w nim pozycja „przychody ogółem” czy też „koszty ogółem”. Kwestia ta stanowi jednak odrębne zagadnienie i dlatego ograniczam się tutaj tylko do jej zasygnalizowania.

Porady udzielił: Adam Zych

członek zarządu ds. ekonomiczno-finansowych Poldim SA Tarnów