Zakończenie roku obrotowego w spółkach kapitałowych - obowiązki zarządu

Zakończenie roku obrotowego w spółkach kapitałowych wiąże się z wieloma obowiązkami, które spoczywają przede wszystkim na zarządzie spółki. Z uwagi na to, że zakres tych obowiązków jest znaczny, poniżej przedstawione zostaną jedynie najważniejsze obowiązki zarządu związane ze zwołaniem zgromadzenia podsumowującego rok obrotowy, tzn. zwyczajnego zgromadzenia wspólników (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) lub zwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy (w spółce akcyjnej).

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, że zwyczajne zgromadzenie wspólników lub zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy powinny zostać zwołane w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Jeżeli zatem rok obrotowy spółki kończy się wraz z zakończeniem roku kalendarzowego (co jest zasadą w przypadku większości spółek), to zwyczajne zgromadzenie wspólników lub zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy powinny odbyć się do końca czerwca roku następnego.

Zwołanie zgromadzenia podsumowującego roku obrotowy jest zasadniczo obowiązkiem zarządu spółki. W określonych sytuacjach, gdy zarząd nie wywiązuje się z tego obowiązku, zgromadzenie może zostać zwołane przez radę nadzorczą (w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością także przez komisję rewizyjną). Ponadto, uprawnienie do zwołania zgromadzenia podsumowującego rok obrotowy może zostać przyznane innym osobom na mocy postanowień umowy spółki z o.o. lub statutu spółki akcyjnej.

Skutki podatkowe przekształcenia działalności gospodarczej w spółkę kapitałową

Zapraszamy do odwiedzenia forum Prawo gospodarcze

Ubezpieczenie OC członków zarządu spółek kapitałowych

Zarząd spółki powinien przede wszystkim poinformować wspólników lub akcjonariuszy o zgromadzeniu. Sposoby informowania wspólników i akcjonariuszy różnią się w zależności od rodzaju spółki, jednak w każdym przypadku wspólnicy (akcjonariusze) powinni otrzymać informację o terminie i miejscu zgromadzenia, a także o szczegółowym porządku obrad.

Na zarządzie spoczywa także obowiązek przygotowania odpowiednich dokumentów na zgromadzenie, przede wszystkim rocznego sprawozdania finansowego (które należy sporządzić w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego) i sprawozdania zarządu z działalności, które mają zobrazować sytuację spółki. W praktyce, takie dokumenty są najczęściej przygotowywane przez księgowych lub zewnętrzne firmy. Należy jednak pamiętać, że to kierownik jednostki (w przypadku spółek zarząd) ponosi odpowiedzialność za ich przygotowanie oraz prawidłowość i kompletność. W przypadkach określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. 2013 r. poz. 330), roczne sprawozdanie finansowe spółki należy poddać badaniu biegłego rewidenta.