Faktury elektroniczne (e-faktury) w zamówieniach publicznych od 2019 r.

W Dzienniku Ustaw z dnia 23 listopada 2018 r. została opublikowana ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2191), która wchodzi w życie z dniem 18 kwietnia 2019 r., z wyjątkiem części przepisów, które wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

Nowe regulacje w zamówieniach publicznych

Ustawa implementuje do polskiego prawa przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz. Urz. UE L 133 z 06.05.2014, str. 1).

Podstawowym celem tej dyrektywy jest usunięcie bądź ograniczenie barier dla handlu transgranicznego, wynikających ze współistnienia wielu wymogów prawnych i norm technicznych dotyczących fakturowania elektronicznego oraz braku ich interoperacyjności.

Cel ten ma zostać osiągnięty przez zobowiązanie organów administracji publicznej wszystkich szczebli do akceptowania ustrukturyzowanych faktur w postaci elektronicznej zgodnych z normą europejską EN 16931-1:2017, które są wystawiane przez wykonawców w związku z realizacją umów zawartych w sprawie zamówień publicznych i koncesji.

W ustawie zostały określone zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (zwanego dalej „platformą”). Sprecyzowano również zadania ministra właściwego do spraw gospodarki związane z funkcjonowaniem platformy i warunki powierzania tych zadań innym podmiotom.

Platforma do elektronicznego fakturowania

Zgodnie z nowymi przepisami, począwszy od 18 kwietnia 2019 r., zamawiający (w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy - Prawo zamówień publicznych, art. 2 pkt 11 ustawy o umowie koncesji oraz art. 2 pkt 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym) są zobowiązani do odbierania od wykonawców ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy.

W konsekwencji zamawiający będą obowiązani do posiadania konta na platformie, przy czym korzystanie z platformy będzie bezpłatne.

Ważne!

Platforma umożliwi przesyłanie e-faktur oraz innych dokumentów elektronicznych za swoim pośrednictwem, a także przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL (tj. międzynarodowe stowarzyszenie z siedzibą w Brukseli, które zapewnia możliwość elektronicznej wymiany ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów związanych z realizacją zamówień publicznych).

Zamawiający powinien założyć konto na platformie przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.

Może on upoważnić do odbioru dokumentów przesłanych za pośrednictwem platformy inne osoby lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Przy czym, jeżeli ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną lub inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne wysyła upoważniona osoba lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, w ich treści zamieszcza się stosowną adnotację o wykonawcy.

Polecamy: e-Zamówienia publiczne. Przewodnik po elektronicznych zamówieniach publicznych

Termin utworzenia platformy nie jest sprecyzowany w ustawie, wskazuje się jednak, że art. 13 ustawy, w brzmieniu „Tworzy się platformę”, wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Należy więc założyć, że platforma zostanie uruchomiona w okresie pomiędzy 1 stycznia a 18 kwietnia 2019 r.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna i inne dokumenty elektroniczne

Ustawodawca wskazuje czym jest ustrukturyzowana faktura elektroniczna, odsyłają w tym względzie do przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Mianowicie, przez taką fakturę należy rozumieć spełniającą wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy fakturę elektroniczną, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174).

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna musi się zatem składać z danych wymaganych przepisami o podatku od towarów i usług, a dodatkowo (co wynika z zapisów ustawy) z danych zawierających:

- informacje dotyczące odbiorcy płatności;

- wskazanie umowy zamówienia publicznego.

W ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej, poza powyższymi danymi, mogą być zamieszczone także inne dane, jeżeli są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych.

Ustawa daje również możliwość wzajemnego przesyłania między wykonawcą a zamawiającym innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją umowy zawartej w sprawie zamówienia publicznego (tzw. innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych).

Przez inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny należy rozumieć dokument elektroniczny inny niż ustrukturyzowana faktura elektroniczna, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570 oraz z 2018 r. poz. 1000, 1544 i 1669), spełniający wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy, związany z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego.

Inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny (przykładowo: awizo dostawy, potwierdzenie odbioru) powinien zawierać wskazanie umowy zamówienia publicznego lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, których dotyczy.

Ważne!

Zamawiający i wykonawca mogą wysyłać i odbierać inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę.

Ustawodawca zobowiązał ministra właściwego do spraw gospodarki do określenia, w drodze rozporządzenia, listy innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy, uwzględniając rodzaje dokumentów stosowanych przez zamawiających i wykonawców w związku z realizacją zamówień publicznych.

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 2191).