Czy wydatek na zagubiony przez pracownika w delegacji bilet może być kosztem podatkowym?

Kosztami uzyskania przychodów są zasadniczo koszty poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Co do zasad dokumentowania wydatków przez podatników CIT należy pamiętać o art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do:
1. prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie:
- wysokości dochodu (straty),
- podstawy opodatkowania i
- wysokości należnego podatku za rok podatkowy,
2. uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębnymi przepisami w tym zakresie są zapisy ustawy o rachunkowości określające zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych - "dowody źródłowe" jak również zasady dokumentowania operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych.

Jak rozliczyć w kosztach rezerwy na wynagrodzenia pracownicze?

Podatnik, który nie posiada dowodów księgowych, powinien pamiętać o regulacjach ordynacji podatkowej a szczególnie o art. 180, który stanowi, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy i jednocześnie nie jest sprzeczne z prawem.

W szczególności mogą to być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych oraz inne materiały i informacje.

W konsekwencji dowodem poniesienia wydatku, może być wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem, a może przyczynić się do wyjaśnienia stanu faktycznego i nie jest przy tym konieczne, aby dowód ten spełniał wymogi przewidziane w przepisach ustawy o rachunkowości.

Stąd dowód poniesienia wydatku w postaci oświadczenia o zagubieniu biletu może być uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli na jego podstawie możliwe jest wykazanie związku przyczynowo–skutkowego pomiędzy oznaczonym wydatkiem a uzyskanym przez spółkę przychodem.
Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.

Paragraf 8a ust. 3 rozporządzenia przewiduje, że do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Oświadczenie może być złożone tylko gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe. Oznacza to, że zgubienie biletu nie może być wytłumaczeniem braku dokumentu.

Oświadczenie pracownika o zgubieniu biletu nie zastępuje bezpośrednio tego dokumentu (gdyż bilet można było uzyskać – tylko nastąpiła jego utrata), lecz w świetle art. 180 Ordynacji podatkowej jest samodzielnym dowodem podlegającym ocenie w toku ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego.

Jeśli w trakcie takich postępowań na podstawie analizy sprawy i dokonanej oceny można to oświadczenie uznać za zgodne z rzeczywistością (tj. spółka posiada także inną poza oświadczeniem pracownika dokumentację świadczącą o fakcie odbycia podróży służbowej, np. druk polecenia wyjazdu), oświadczenie o zgubieniu biletu może być uznane za wiarygodne i stanowić podstawę zaliczenia wydatku na ten bilet do kosztów uzyskania przychodów.

Czy diety z tytułu podróży służbowej przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów?

Tak samo interpretują omawiane zagadnienie organy podatkowe, czego przykładami są:
- interpretacja Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 22 maja 2007 r., nr 1472/ROP1/423–107/07/KUKM,
- interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 5 maja 2009 r., nr IBPBI/2/423-214/09/AP,
- interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 15 lipca 2010 r., nr IPPB3/423-304/10-2/EB.