Podatek u źródła - należyta staranność przy weryfikacji zagranicznych kontrahentów

W myśl nowych przepisów dotyczących procedury poboru podatku u źródła (ang. withholding tax – WHT), od 1 stycznia 2019 r., na płatników został nałożony ustawowy obowiązek dochowania należytej staranności przy analizie możliwości zastosowania zwolnienia ustawowego lub obniżonej stawki WHT.

Ze względu na rozbudowany system sankcji z tytułu nieuprawnionego zastosowania zwolnienia z WHT bądź preferencyjnej stawki podatku z UPO, koniecznym może okazać się wypracowanie wewnątrz organizacji stosownej procedury, stanowiącej dowód dochowania należytej staranności.

Polecamy: INFORLEX Księgowość

Polecamy: INFORLEX Ekspert

Należyta staranność przy weryfikacji kontrahentów. Czym jest i co oznacza?

Przepisy ustawy nie dają odpowiedzi na to pytanie. Nie znajdziemy również wskazówek co do minimalnego katalogu czynności, które powinien podjąć płatnik, by „starannie” zweryfikować zagranicznego kontrahenta.

W ustawie przeczytamy jedynie, że przy ocenie dochowania należytej staranności uwzględnia się charakter oraz skalę działalności prowadzonej przez płatnika (art. 26 ust. 1 ustawy o CIT i art. 41 ust. 4aa ustawy o PIT).

Można więc przyjąć, że inaczej oceniany będzie warunek zachowania należytej staranności w dużej firmie usługowej, dokonującej regularnych płatności zagranicznych, a inaczej w małym przedsiębiorstwie dokonującym jednorazowej płatności za wynajem auta za granicą. Ministerstwo Finansów jakiś czas temu obiecało wydać objaśnienia na czym polegać ma należyta staranność, adekwatna do danego profilu przedsiębiorstwa. Do dzisiaj nie doczekaliśmy się ich publikacji.

Działania płatnika w celu dochowania należytej starości powinny zmierzać w szczególności do weryfikacji rezydencji podatkowej zagranicznego kontrahenta (odbiór certyfikatu rezydencji) oraz statusu rzeczywistego właściciela wypłacanych należności (beneficial owner). W ślad znowelizowanej od 1 stycznia 2019 r., definicji rzeczywistego właściciela powinniśmy mieć pewność, że podmiot:  

1. otrzymuje należność dla własnej korzyści, w tym decyduje samodzielnie o jej przeznaczeniu i ponosi ryzyko ekonomiczne związane z utratą należności lub jej części,
2. nie jest pośrednikiem, przedstawicielem, powiernikiem lub innym podmiotem zobowiązanym prawnie lub faktycznie do przekazania całości lub części należności innemu podmiotowi,
3. prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju siedziby, jeżeli należności uzyskiwane są w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Weryfikacji wskazanych warunków jest możliwa na podstawie publicznie dostępnych danych (stron internetowych, wyciągów z rejestrów handlowych, sprawozdań finansowych), lecz od strony praktycznej uzasadnionym jest po prostu odbiór oświadczenia od kontrahenta. W którym kontrahent zapewni, że pozostaje faktycznym właścicielem wypłacanych należności. Tylko takie działanie da nam pewność, że dokonaliśmy starannej weryfikacji kontrahenta i możemy bezpiecznie zastosować zwolnienie bądź obniżoną stawkę WHT. Opornego kontrahenta warto zaś w samej umowie zmobilizować do składnia koniecznych dokumentów (oświadczenia beneficial owner, certfikatu rezydencji). Pod rygorem potrącenia wyższej stawki podatku u źródła.

Dlaczego to takie ważne?

Brak dochowania należytej staranności może rodzić dla płatnika negatywne skutki. Gdyby się bowiem okazało, że płatnik zastosował obniżoną stawkę WHT lub zwolnienie nie będąc do tego uprawnionym, może zostać zobowiązany do zapłaty całego podatku WHT wraz z odsetkami za zwłokę. W przypadku uznania, że przeprowadzona przez płatnika weryfikacja nie odpowiada standardom należytej staranności adekwatnej do charakteru i skali jego działalności, wraz z decyzją o odpowiedzialności za niepobrany podatek, będzie on mógł również zostać obciążony sankcyjną, dziesięcioprocentową stawką dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Podsumowując

W dobie globalizacji dobre relacje handlowe z podmiotami zagranicznymi niejednokrotnie przekładają się na sukces przedsiębiorstwa. Niezwykle istotnym jest zatem upewnienie się, co do podatków obciążających takie transakcje. Proponujemy wsparcie przy wypracowaniu odpowiednich procedur na kompletowania pełnej dokumentacji, umożliwiającej zastosowanie zwolnienia lub obniżonej stawki WHT.  Zgodnej ze standardem dochowania należytej staranności i adekwatnej do charakteru i skali działalności przedsiębiorstwa.

Artykuł pochodzi z bloga kontrolapodatkowa.pl