Czy zapłacona zaliczka jest kosztem uzyskania przychodu?

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawach o podatkach dochodowych (podatku dochodowym od osób fizycznych i podatku dochodowym od osób prawnych).

Chcąc zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów pamiętajmy, że wydatek musi spełniać równocześnie kilka warunków, a mianowicie:
- poniesienie wydatku musi nastąpić w celu uzyskania przychodu,
- nie może to być koszt wymieniony w katalogu wydatków wyszczególnionych w art.16 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- jego poniesienie zostało prawidłowo udokumentowane.

Polecamy: Ewidencja podatkowa dla potrzeb podatników płacących CIT

Zestawiając opisane warunki zaliczania wydatków do kosztów podatkowych i cechy charakteryzujące zaliczkę, widzimy, że zapłaconej zaliczki nie zaliczymy do kosztów uzyskania przychodów.

Zauważmy bowiem, że zaliczka jest kwotą wpłaconą na poczet przyszłego zobowiązania. Stanowi ona jedynie część ceny należnego świadczenia, a w razie należytego wykonania umowy podlega zaliczeniu na poczet należnego świadczenia.

Pokreślić należy, że na etapie zapłaty zaliczki nie jest możliwe dokonanie jednoznacznej oceny, czy zakup będzie związany z uzyskaniem (zachowaniem lub zabezpieczeniem) przychodów, czy też nie. Zaliczka nie ma bowiem charakteru definitywnego.

Polecamy: Jak dokumentować koszty w księdze przychodów i rozchodów

Kwotę zapłaconą tytułem zaliczki będziemy mogli zaliczyć do kosztów podatkowych dopiero po wykonaniu należnego świadczenia. Zaliczka stanowi więc koszt podatkowy jako składnik należnego świadczenia już po jego wykonaniu. Nie możemy oczywiście zapomnieć, że poniesiony wydatek będzie kosztem podatkowym pod warunkiem wykazaniu związku z przychodem podatkowym.

Decydując, kiedy zaliczyć wydatek do kosztów podatkowych musimy ocenić, czy jest to wydatek (koszt) bezpośrednio związany z przychodem, czy też koszt pośrednio związany z przychodem.

Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, co do zasady są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącane w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Natomiast za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury, rachunku, lub innego dowodu - w przypadku braku faktury lub rachunku.

Podstawa prawna:
- art. 15 ust. 1, art. 15 ust. 4d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
- art. 22 ust. 1, art. 22 ust. 5c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych