REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodów w spółce z o.o.

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Nasiłowska
Ekspert podatkowy

REKLAMA

REKLAMA

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką kapitałową, której dochody podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT). Powołana ustawa w zasadzie nie wskazuje rodzajów dowodów, na które możemy się powoływać uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że właściwe udokumentowanie wydatku zabezpiecza podatnika przed kwestionowaniem jego zaliczenia do kosztów podatkowych przez organy skarbowe.

Odesłanie do odrębnych przepisów

REKLAMA

REKLAMA

Ustawodawca nakłada na podatników podatku dochodowego od osób prawnych, w tym na spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku. Ewidencję należy prowadzić zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Jako najbezpieczniejsze rozwiązanie wskazać należy dokumentowanie wydatków zgodnie z przepisami tej ustawy.

Dowody poniesienia kosztów na podstawie ustawy o rachunkowości

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe dokumentują koszty uzyskania przychodów dowodami księgowymi - „dowodami źródłowymi” wymienionymi w ustawie o rachunkowości.

REKLAMA

Należą do nich:
- dowody zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów (faktury VAT, rachunki, noty obciążeniowe, umowy kupna-sprzedaży, wyciągi bankowe)
- dowody zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (faktury VAT, rachunki, noty, deklaracje, polecenia przelewu, czeki, weksle)
- dowody wewnętrzne, które dotyczą operacji wewnątrz jednostki (KW, KP, diety, delegacje, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, listy płac, protokoły szkód).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Z punktu widzenia dokumentowania kosztów uzyskania przychodów najważniejsze znaczenie mają dowody zewnętrzne obce oraz dowody wewnętrzne.

Dowód księgowy powinien określać co najmniej:
- rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny,
- strony dokonujące operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Postępowanie podatkowe

Podkreślić również należy znaczenie przepisów ogólnego prawa podatkowego dla dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Przepisy ordynacji podatkowej przewidują możliwość dopuszczenia jako dowodu wszystkiego, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. 

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe. Nie jest to jednak katalog zamknięty, a podatnik chcąc wykazać zasadność zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych może powoływać wszelkie dostępne, prawnie dopuszczalne dowody.

Dokumentowanie kosztów w ocenie sądów

W orzecznictwie sądowym przewagę zyskuje pogląd, zgodnie z którym nieposiadanie prawidłowego dowodu księgowego nie jest wystarczającą przesłanką do wykluczenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli bowiem podatnik posiada inne dowody, które mogą wykazać poniesienie kosztu w celu uzyskania przychodu, ma prawo zaliczenia takich wydatków do kosztów podatkowych.

W wyroku z 4 kwietnia 2008 r., sygn. akt I SA/Lu 795/07 WSA w Lublinie stwierdził: „Jakkolwiek z komplementarności stosowania przepisów art. 15 ust. 1 i art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, iż podstawowe znaczenie w sprawach tego rodzaju ma zewnętrzny dowód źródłowy o wskazanych wyżej cechach, to jednak nie oznacza to, że podatnik pozbawiony jest możliwości dowodzenia okoliczności poniesienia kosztów (wydatków) uzyskania przychodu przy pomocy innych środków dowodowych.”

Warto zapoznać się też z wyrokiem NSA z 7 grudnia 2005 r., sygn. akt II FSK 10/05, sąd stwierdził m.in., że: "Podatnik może przy pomocy innych środków dowodowych wyjaśnić wątpliwości co do związku kosztu udokumentowanego prawidłowym dowodem z przychodem, jednakże posiadanie dowodów odpowiadających warunkom dowodów księgowych jest konieczne, co wynika z przepisu art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (...)".

W wyroku z 20 kwietnia 2001 r., sygn. akt III SA 3352/99 NSA zauważył, że:

"Problematyka dokumentowania wydatków na tle przepisów prawa podatkowego budzi w orzecznictwie sądowym rozbieżności. W omawianej kwestii ukształtowały się dwa poglądy, a mianowicie
pierwszy, który przyjmuje generalnie zasadę, że przepisów o rachunkowości nie należy stosować wprost do rozstrzygnięcia kwestii podatków, a zakres obowiązku podatkowego może być określony tylko ustawami podatkowymi, co prowadzi do przyjęcia, iż poniesienie wydatku może być praktycznie rzecz biorąc udowodnione każdym dowodem.
Drugi zaś pogląd zakłada, że dokument nie mający waloru dowodu księgowego nie może być podstawą uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu.

Sąd w składzie orzekającym w niniejszej sprawie skłania się ku poglądowi zreferowanemu jako pierwszy. Oznacza to, że uchybienie art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie oznacza a priori, że dana czynność nie wystąpiła /była pozorna/."

Podstawa prawna:
- art. 9 ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
- art. 20 ust. 2, art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości,
- art. 180 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa,
- art. 20, art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

REKLAMA

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

Podatek od nieruchomości - stawki maksymalne w 2026 roku. 1,25 zł za 1 m2 mieszkania lub domu, 35,53 zł za 1 m2 biura, magazynu, sklepu

Stawki maksymalne podatku od nieruchomości będą w 2026 roku wyższe o ok. 4,5% od obowiązujących w 2025 roku. Przykładowo stawka maksymalna podatku od budynków mieszkalnych i samych mieszkań wyniesie w 2026 roku 1,25 zł od 1 m2 powierzchni użytkowej, a od budynków (także mieszkalnych) używanych do prowadzenia działalności gospodarczej: 35,53 zł za 1 m2 powierzchni użytkowej. Faktyczne stawki podatku od nieruchomości na dany rok ustalają rady gmin w formie uchwały ale stawki te nie mogą być wyższe od maksymalnych stawek określonych przez Ministra Finansów i Gospodarki.

REKLAMA

Limit poniżej 10 000 zł - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy przedsiębiorca z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie musi korzystać z KSeF? Jak długo można jeszcze wystawiać faktury papierowe? Ministerstwo Finansów wyjaśnia szczegóły nowych zasad, które wejdą w życie od lutego 2026 roku.

"Podatek" (opłata) od psa w 2026 r. Jest stawka maksymalna ale każda gmina ustala samodzielnie. Kto nie musi płacić tej opłaty?

Najczęściej mówi się potocznie: „podatek od psa”. Ale tak naprawdę to opłata lokalna: "opłata od posiadania psów" pobierana przez gminy. Na szczęście nie wszystkie gminy się na to decydują. Bo opłata właśnie tym się różni od podatku, że może ale nie musi być wprowadzona na terenie danej gminy. Ile wynosi opłata od psa w 2026 roku? Kto musi ją płacić a kto jest zwolniony? Do kiedy trzeba wnosić tę opłatę do gminy? Wyjaśniamy.

REKLAMA