REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodów w spółce z o.o.

Anna Nasiłowska
Ekspert podatkowy

REKLAMA

REKLAMA

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką kapitałową, której dochody podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT). Powołana ustawa w zasadzie nie wskazuje rodzajów dowodów, na które możemy się powoływać uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że właściwe udokumentowanie wydatku zabezpiecza podatnika przed kwestionowaniem jego zaliczenia do kosztów podatkowych przez organy skarbowe.

Odesłanie do odrębnych przepisów

REKLAMA

Autopromocja

Ustawodawca nakłada na podatników podatku dochodowego od osób prawnych, w tym na spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku. Ewidencję należy prowadzić zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Jako najbezpieczniejsze rozwiązanie wskazać należy dokumentowanie wydatków zgodnie z przepisami tej ustawy.

Dowody poniesienia kosztów na podstawie ustawy o rachunkowości

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe dokumentują koszty uzyskania przychodów dowodami księgowymi - „dowodami źródłowymi” wymienionymi w ustawie o rachunkowości.

Należą do nich:
- dowody zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów (faktury VAT, rachunki, noty obciążeniowe, umowy kupna-sprzedaży, wyciągi bankowe)
- dowody zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (faktury VAT, rachunki, noty, deklaracje, polecenia przelewu, czeki, weksle)
- dowody wewnętrzne, które dotyczą operacji wewnątrz jednostki (KW, KP, diety, delegacje, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, listy płac, protokoły szkód).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Z punktu widzenia dokumentowania kosztów uzyskania przychodów najważniejsze znaczenie mają dowody zewnętrzne obce oraz dowody wewnętrzne.

Dowód księgowy powinien określać co najmniej:
- rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny,
- strony dokonujące operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Postępowanie podatkowe

Podkreślić również należy znaczenie przepisów ogólnego prawa podatkowego dla dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Przepisy ordynacji podatkowej przewidują możliwość dopuszczenia jako dowodu wszystkiego, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. 

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe. Nie jest to jednak katalog zamknięty, a podatnik chcąc wykazać zasadność zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych może powoływać wszelkie dostępne, prawnie dopuszczalne dowody.

Dokumentowanie kosztów w ocenie sądów

W orzecznictwie sądowym przewagę zyskuje pogląd, zgodnie z którym nieposiadanie prawidłowego dowodu księgowego nie jest wystarczającą przesłanką do wykluczenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli bowiem podatnik posiada inne dowody, które mogą wykazać poniesienie kosztu w celu uzyskania przychodu, ma prawo zaliczenia takich wydatków do kosztów podatkowych.

W wyroku z 4 kwietnia 2008 r., sygn. akt I SA/Lu 795/07 WSA w Lublinie stwierdził: „Jakkolwiek z komplementarności stosowania przepisów art. 15 ust. 1 i art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, iż podstawowe znaczenie w sprawach tego rodzaju ma zewnętrzny dowód źródłowy o wskazanych wyżej cechach, to jednak nie oznacza to, że podatnik pozbawiony jest możliwości dowodzenia okoliczności poniesienia kosztów (wydatków) uzyskania przychodu przy pomocy innych środków dowodowych.”

REKLAMA

Warto zapoznać się też z wyrokiem NSA z 7 grudnia 2005 r., sygn. akt II FSK 10/05, sąd stwierdził m.in., że: "Podatnik może przy pomocy innych środków dowodowych wyjaśnić wątpliwości co do związku kosztu udokumentowanego prawidłowym dowodem z przychodem, jednakże posiadanie dowodów odpowiadających warunkom dowodów księgowych jest konieczne, co wynika z przepisu art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (...)".

W wyroku z 20 kwietnia 2001 r., sygn. akt III SA 3352/99 NSA zauważył, że:

"Problematyka dokumentowania wydatków na tle przepisów prawa podatkowego budzi w orzecznictwie sądowym rozbieżności. W omawianej kwestii ukształtowały się dwa poglądy, a mianowicie
pierwszy, który przyjmuje generalnie zasadę, że przepisów o rachunkowości nie należy stosować wprost do rozstrzygnięcia kwestii podatków, a zakres obowiązku podatkowego może być określony tylko ustawami podatkowymi, co prowadzi do przyjęcia, iż poniesienie wydatku może być praktycznie rzecz biorąc udowodnione każdym dowodem.
Drugi zaś pogląd zakłada, że dokument nie mający waloru dowodu księgowego nie może być podstawą uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu.

Sąd w składzie orzekającym w niniejszej sprawie skłania się ku poglądowi zreferowanemu jako pierwszy. Oznacza to, że uchybienie art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie oznacza a priori, że dana czynność nie wystąpiła /była pozorna/."

Podstawa prawna:
- art. 9 ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
- art. 20 ust. 2, art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości,
- art. 180 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa,
- art. 20, art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zaniechanie poboru podatku od subwencji i wsparcia finansowego z tarcz PFR do końca 2026 roku

Ministerstwo Finansów chce wydłużyć do końca 2026 r. okres zaniechania poboru podatku od subwencji finansowych oraz finansowania preferencyjnego udzielonych przez PFR w ramach tarcz – wynika z projektu rozporządzenia, opublikowanego 14 lutego 2025 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji.

Twój e-PIT 2025: jakie ulgi podatkowe trzeba wypełnić samemu? Jak złożyć zeznanie podatkowe za 2024 rok?

Od 15 lutego do 30 kwietnia 2025 r. można składać roczne zeznania podatkowe PIT i rozliczyć dochody (przychody) uzyskane w 2024 roku. Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z e-usług Krajowej Administracji Skarbowej i rozliczania podatków drogą elektroniczną. W 2025 r. kolejny raz z usługi Twój e-PIT będą mogły skorzystać również osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz działy specjalne produkcji rolnej. Pierwszy raz usługa Twój e-PIT będzie dostępna także w aplikacji mobilnej e-Urząd Skarbowy (e-US). MF i KAS zachęcają także do aktywowania usługi e-korespondencji przy okazji logowania do e-US w związku z rozliczeniem podatku.

Składka zdrowotna 2025: kwoty, podstawy wymiaru, zmiany i korzyści dla firm. Kiedy pierwsze płatności na nowych zasadach?

Od 1 stycznia 2025 r. zmieniły się zasady obliczania składki zdrowotnej dla przedsiębiorców. Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, kto skorzysta z nowych przepisów i kiedy pierwsze płatności „na nowych zasadach”. Ile wynoszą składki zdrowotne i podstawy wymiaru poszczególnych przedsiębiorców w zależności od ich formy opodatkowania?

PFRON 2025: Obowiązki pracodawcy. Składki, terminy, deklaracje. Jak obliczyć stan i wskaźnik zatrudnienia oraz wysokość wpłaty?

Jakie obowiązki wobec PFRON ma pracodawca? Jak obliczyć wysokość wpłaty na ten fundusz? Jak ustalić stan zatrudnienia i wskaźnik zatrudnienia? Kto może być zwolniony z obowiązku dokonywania wpłat do PFRON?

REKLAMA

Zwrot kosztów przejazdów pracowniczych bez podatku? Interpelacja poselska w sprawie przychodu pracownika

W odpowiedzi z 23 grudnia 2024 r. na interpelację poselską nr 6759 Wiceminister Finansów Jarosław Neneman wskazał rozstrzygnięcie w zakresie zwrotu kosztów taksówek ponoszonych przez pracowników sprzeczne z ostatnim wyrokiem NSA z 19 listopada 2024 r. Zdaniem Wiceministra zwrot takich kosztów nie będzie stanowił przychodu w sytuacji, w której kwota jaką otrzymują pracownicy równa jest tej, którą ponieśli i wyjdą oni dzięki temu „na zero”.

Mandat lub grzywna nałożone za granicą. Kiedy warto się odwołać, a kiedy lepiej zapłacić od razu?

Każdego roku tysiące polskich firm transportowych i przewoźników, realizujących przewozy międzynarodowe, otrzymują mandaty lub grzywny, które mogą sięgać dziesiątek, a nawet setek tysięcy złotych. Czy zawsze warto się od nich odwoływać? W wielu przypadkach tak – ale trzeba wiedzieć, kiedy walczyć, a kiedy zapłacić i uniknąć dalszych problemów. A wszystko oczywiście zależy od okoliczności oraz rodzaju nałożonej kary.

260-280 zł za badanie techniczne samochodu (postulat diagnostów). Już w 2025 r. będzie drożej? Wyższe też opłaty karne za spóźniony przegląd i zmiana terminów

Ministerstwo Infrastruktury podjęło intensywne prace nad reformą systemu badań technicznych pojazdów (w tym samochodów i motocykli). To nie tylko konieczność wynikająca z dostosowania przepisów do unijnej dyrektywy, ale również odpowiedź na realia gospodarcze, które przez lata diametralnie się zmieniły. Jak informuje resort, w grudniu 2024 roku złożono wniosek o wpisanie projektu ustawy do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów. Czy stawki za badania techniczne pojazdów zmienią się w 2025 roku? Co jeszcze się zmieni oprócz cen?

Bułgaria i Rumunia w strefie Schengen od 2025 r. – co to oznacza dla branży transportowej?

1 stycznia 2025 roku Rumunia i Bułgaria zyskały pełen dostęp do strefy Schengen, o który zabiegały od chwili akcesji niemal 20 lat temu. Mniej granic na kontynencie to świetna wiadomość dla europejskiego sektora transportu – planowanie tras biegnących przez oba kraje stanie się łatwiejsze i wolne od wielogodzinnych kontroli. Wejście do Schengen to ogromna szansa zwłaszcza dla intensywnie rozwijającej się Rumunii. Jej pozycja na kontynencie w ostatnich latach umocniła się, a transport jest kluczowym sektorem rumuńskiej gospodarki.

REKLAMA

Twój e-PIT 2025: przedsiębiorcy. Wstępnie wypełnione zeznanie trzeba sprawdzić, ew. uzupełnić i zaakceptować

Ministerstwo Finansów informuje, że z usługi Twój e-PIT mogą w 2025 roku korzystać osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz działy specjalne produkcji rolnej. Przedsiębiorcy znajdą na swoich kontach częściowo uzupełnione formularze PIT-36, PIT-36L, PIT-28. Z tej usługi mogą skorzystać także przedsiębiorcy z zawieszoną działalnością gospodarczą.

Odszkodowanie od pracodawcy za nierówne traktowanie (dyskryminację). Ile można uzyskać? Trzeba zapłacić podatek, czy jest zwolnienie?

Z Kodeksu pracy wynika, że osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. W indywidualnych interpretacjach podatkowych z dnia 11 lipca 2024 r. i 7 listopada 2024 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnia, jakie są zasady opodatkowania takiego odszkodowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

REKLAMA