REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Porada Infor.pl

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodów w spółce z o.o.

Anna Nasiłowska
Ekspert podatkowy

REKLAMA

REKLAMA

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką kapitałową, której dochody podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT). Powołana ustawa w zasadzie nie wskazuje rodzajów dowodów, na które możemy się powoływać uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać, że właściwe udokumentowanie wydatku zabezpiecza podatnika przed kwestionowaniem jego zaliczenia do kosztów podatkowych przez organy skarbowe.

Odesłanie do odrębnych przepisów

REKLAMA

Autopromocja

Ustawodawca nakłada na podatników podatku dochodowego od osób prawnych, w tym na spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku. Ewidencję należy prowadzić zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Jako najbezpieczniejsze rozwiązanie wskazać należy dokumentowanie wydatków zgodnie z przepisami tej ustawy.

Dowody poniesienia kosztów na podstawie ustawy o rachunkowości

Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe dokumentują koszty uzyskania przychodów dowodami księgowymi - „dowodami źródłowymi” wymienionymi w ustawie o rachunkowości.

Należą do nich:
- dowody zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów (faktury VAT, rachunki, noty obciążeniowe, umowy kupna-sprzedaży, wyciągi bankowe)
- dowody zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (faktury VAT, rachunki, noty, deklaracje, polecenia przelewu, czeki, weksle)
- dowody wewnętrzne, które dotyczą operacji wewnątrz jednostki (KW, KP, diety, delegacje, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, listy płac, protokoły szkód).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Z punktu widzenia dokumentowania kosztów uzyskania przychodów najważniejsze znaczenie mają dowody zewnętrzne obce oraz dowody wewnętrzne.

Dowód księgowy powinien określać co najmniej:
- rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny,
- strony dokonujące operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Postępowanie podatkowe

Podkreślić również należy znaczenie przepisów ogólnego prawa podatkowego dla dokumentowania kosztów uzyskania przychodów. Przepisy ordynacji podatkowej przewidują możliwość dopuszczenia jako dowodu wszystkiego, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. 

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe. Nie jest to jednak katalog zamknięty, a podatnik chcąc wykazać zasadność zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych może powoływać wszelkie dostępne, prawnie dopuszczalne dowody.

Dokumentowanie kosztów w ocenie sądów

W orzecznictwie sądowym przewagę zyskuje pogląd, zgodnie z którym nieposiadanie prawidłowego dowodu księgowego nie jest wystarczającą przesłanką do wykluczenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli bowiem podatnik posiada inne dowody, które mogą wykazać poniesienie kosztu w celu uzyskania przychodu, ma prawo zaliczenia takich wydatków do kosztów podatkowych.

W wyroku z 4 kwietnia 2008 r., sygn. akt I SA/Lu 795/07 WSA w Lublinie stwierdził: „Jakkolwiek z komplementarności stosowania przepisów art. 15 ust. 1 i art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, iż podstawowe znaczenie w sprawach tego rodzaju ma zewnętrzny dowód źródłowy o wskazanych wyżej cechach, to jednak nie oznacza to, że podatnik pozbawiony jest możliwości dowodzenia okoliczności poniesienia kosztów (wydatków) uzyskania przychodu przy pomocy innych środków dowodowych.”

REKLAMA

Warto zapoznać się też z wyrokiem NSA z 7 grudnia 2005 r., sygn. akt II FSK 10/05, sąd stwierdził m.in., że: "Podatnik może przy pomocy innych środków dowodowych wyjaśnić wątpliwości co do związku kosztu udokumentowanego prawidłowym dowodem z przychodem, jednakże posiadanie dowodów odpowiadających warunkom dowodów księgowych jest konieczne, co wynika z przepisu art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (...)".

W wyroku z 20 kwietnia 2001 r., sygn. akt III SA 3352/99 NSA zauważył, że:

"Problematyka dokumentowania wydatków na tle przepisów prawa podatkowego budzi w orzecznictwie sądowym rozbieżności. W omawianej kwestii ukształtowały się dwa poglądy, a mianowicie
pierwszy, który przyjmuje generalnie zasadę, że przepisów o rachunkowości nie należy stosować wprost do rozstrzygnięcia kwestii podatków, a zakres obowiązku podatkowego może być określony tylko ustawami podatkowymi, co prowadzi do przyjęcia, iż poniesienie wydatku może być praktycznie rzecz biorąc udowodnione każdym dowodem.
Drugi zaś pogląd zakłada, że dokument nie mający waloru dowodu księgowego nie może być podstawą uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu.

Sąd w składzie orzekającym w niniejszej sprawie skłania się ku poglądowi zreferowanemu jako pierwszy. Oznacza to, że uchybienie art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie oznacza a priori, że dana czynność nie wystąpiła /była pozorna/."

Podstawa prawna:
- art. 9 ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
- art. 20 ust. 2, art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości,
- art. 180 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa,
- art. 20, art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ordynacja podatkowa - liczne zmiany od 2026 r. Przedawnienie, zapłata podatku, zwrot nadpłaty, MDR i kilkadziesiąt innych nowości w projekcie nowelizacji

W dniu 28 marca 2025 r. opublikowany został projekt bardzo obszernej nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilkunastu innych ustaw. Zmiany są bardzo liczne i mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów informuje, że celem tej nowelizacji jest poprawa relacji między podatnikami i organami podatkowymi, zwiększenie efektywności działania organów podatkowych oraz doprecyzowanie przepisów, których stosowanie budzi wątpliwości. Zobaczmy jakie zmiany czekają podatników od początku przyszłego roku.

Obowiązkowe e-Doręczenia od 1 kwietnia 2025 r. dla firm zarejestrowanych w KRS. Jak założyć skrzynkę i aktywować Adres do Doręczeń Elektronicznych (ADE)

W komunikacie z 27 marca 2025 r. Poczta Polska przypomina o nadchodzącym terminie: 1 kwietnia 2025 r., kiedy to obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń zostanie rozszerzony na przedsiębiorstwa zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym przed początkiem bieżącego roku.

Ekologiczne opakowania w e-handlu - ogromne wyzwanie dla logistyki

Europejski klient e-commerce ma sprzeczne oczekiwania wobec opakowań, w których dostarczane są jego zamówienia. Domaga się ekologicznych rozwiązań, ale rzadko zrezygnuje z zakupu, jeśli nie otrzyma alternatywy zrównoważonej klimatycznie. Nie chce też płacić za spełnienie postulatów środowiskowych, a długa lista rozbieżności generuje ogromne wyzwania po stronie sprzedawców i logistyki. Ekologiczna rewolucja nie jest tania, dodatkowo nowe unijne przepisy wymuszają daleko idące zmiany w procesie realizacji zamówień.

Praca w KAS - rekrutacja 2025. Gdzie szukać ogłoszeń?

Praca w KAS a rekrutacja w 2025 roku. Jakie zadania ma Krajowa Administracja Państwowa? Kto może pracować w KAS? Gdzie szukać ogłoszeń? Jakie są wymagania są w trakcie rekrutacji w 2025 roku?

REKLAMA

Roczne zeznanie podatkowe CIT tylko do 31 marca. Jak złożyć CIT-8

Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa przypominają, że 31 marca 2025 r. upływa termin złożenia zeznania CIT-8 za 2024 rok dla tych podatników, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. CIT-8 można złożyć także elektronicznie w serwisie e-Urząd Skarbowy bez konieczności posiadania podpisu kwalifikowanego.

PKPiR 2026: będzie 15 poważnych zmian i nowe rozporządzenie od 1 stycznia. Terminy wpisów, dodatkowe kolumny do KSeF, dowody księgowe i inne nowości

Minister Finansów przygotował projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir). Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r. Sprawdziliśmy co się zmieni w zasadach prowadzenia pkpir w porównaniu do obecnego stanu prawnego.

Odpisy amortyzacyjne spółek nieruchomościowych

Najnowsze orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) przynoszą istotne zmiany dla spółek nieruchomościowych w zakresie możliwości rozpoznawania odpisów amortyzacyjnych w kosztach podatkowych. W styczniu tego roku NSA w kilku wyrokach (sygn. II FSK 788/23, II FSK 789/23, II FSK 987/23, II FSK 1086/23, II FSK 1652/23) potwierdził korzystne dla podatników stanowisko wojewódzkich sądów administracyjnych (WSA).

CIT estoński a optymalizacja podatkowa. Czy to się opłaca?

Przedsiębiorcy coraz częściej poszukują skutecznych sposobów na obniżenie obciążeń podatkowych. Jednym z rozwiązań, które zyskuje na popularności, jest estoński CIT. Czy rzeczywiście ta forma opodatkowania przynosi realne korzyści? Przyjrzyjmy się, na czym polega ten model, kto może z niego skorzystać i jakie są jego zalety oraz wady dla polskich przedsiębiorstw.

REKLAMA

Składka zdrowotna w 2026 roku – będzie ewolucja czy rewolucja?

Planowane na 2026 rok zmiany w składce zdrowotnej dla przedsiębiorców stanowią jeden z najbardziej dyskutowanych tematów w sferze podatkowej, mimo iż sama składka podatkiem nie jest. Tak jak każda kwestia dotycząca finansów osobistych a równocześnie publicznych, wywołuje liczne pytania zarówno wśród prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i wśród polityków, gdzie widoczne są wyraźne podziały.

Podatnik już nie będzie karany za przypadkowe błędy, nie będzie udowadniał niewinności

Szef rządu Donald Tusk poinformował, że za niecelowe, przypadkowe błędy nie będzie się już karać podatnika. Teraz to urząd skarbowy będzie musiał udowadniać jak jest.

REKLAMA