Jak dokumentować nabycie usług niematerialnych w celu zaliczenia do kosztów

Takie stanowisko zajął Trybunał Konstytucyjny w postanowieniu z dnia 9 maja 2016 r. (sygn. akt Ts 373/15).

Stan faktyczny

Sprawa dotyczy spółki, która prowadziła działalność gospodarczą w zakresie organizowania gier na automatach. W zeznaniu podatkowym za 2006 r. spółka zaliczyła do kosztów uzyskania przychodów kwoty wynikające z faktur z tytułu nabycia usług niematerialnych (konsultingowych). Jednocześnie spółka nie przedstawiła żadnych dowodów, które potwierdziłyby faktyczne świadczenie tych usług. Co więcej nie wykazała również związku tych wydatków z celem uzyskania przychodów.

Wobec powyższego właściwy dla spółki skarżącej Dyrektor Urzędu Kontroli Skarbowej odmówił uznania opisanych wyżej wydatków za koszty uzyskania przychodów.

W złożonym odwołaniu spółka zarzuciła, że organ nie przeprowadził wszystkich koniecznych dowodów, a te, które udało się zgromadzić, zostały ocenione w niewłaściwy sposób. Szczególną uwagę zwrócono na nieprzeprowadzenie dowodu z zeznań pracownika oraz prezesa spółki.

Dyrektor Izby Skarbowej utrzymał w mocy decyzję organu pierwszej instancji wskazując, że spółka nie dostarczyła materialnych dowodów na faktyczne świadczenie przedmiotowych usług w postaci stosownych analiz i zestawień matematycznych. Organ zaznaczył również, że nie mogą zostać one zastąpione wyłącznie przez ustne wyjaśnienia wskazanego przez spółkę pracownika.

Wojewódzki Sąd Administracyjny przychylił się do opinii organu II instancji podkreślając, że przedmiotem dowodu w analizowanej sprawie powinna być treść wskazanej dokumentacji i to w takiej postaci, w jakiej spółka ją otrzymała, posiadała i uczyniła podstawą uznania wydatków za koszt podatkowy.

Dokumentowanie kosztów usług niematerialnych w PIT i CIT

Wobec powyższego WSA oddalił skargę spółki. Podobnego stanowiska był również Naczelny Sąd Administracyjny, który oddalił skargę kasacyjną. W konsekwencji spółka zwróciła się ze skargą konstytucyjną do Trybunału Konstytucyjnego podnosząc, że organy w zakresie, w jakim przyznały w postępowaniu podatkowym prymat dowodowi z dokumentu nad innymi środkami dowodowymi naruszyły przede wszystkim prawo do sądu, w tym prawo do wysłuchania, oraz zasadę proporcjonalności.

Postanowienie Trybunału

Trybunał Konstytucyjny uznał zarzuty postawione w skardze za bezzasadne i postanowił odmówić nadania jej dalszego biegu. Trybunał wskazał przy tym, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest uzależnione od jego właściwego udokumentowania.

Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (książka)

---

Jak wskazał Trybunał Konstytucyjny, z prawidłowych i rzetelnych dowodów musi wynikać celowość oraz racjonalność poniesionych wydatków. W konsekwencji to w interesie podatnika jest wykazanie nie tylko faktu poniesienia danego wydatku, ale również jego celowości i racjonalności. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów nie można uznać za koszt takich wydatków, które budzą ze strony organów podatkowych jakiekolwiek wątpliwości.

Trybunał podkreślił również, że chociaż przepisy ustaw podatkowych nie przewidują dla usług niematerialnych szczególnych wymogów dotyczących sposobu ich dokumentowania, to jednak w doktrynie oraz orzecznictwie podkreśla się obowiązek udokumentowania faktycznego (rzeczywistego) wykonania tego rodzaju usług.

Podsumowanie

Trybunał Konstytucyjny wskazał jednoznacznie, że posiadanie samej umowy oraz faktury dokumentującej zakup usług niematerialnych jest niewystarczające dla uznania takich wydatków za koszty. Dopiero posiadanie dowodów potwierdzających faktyczne wykonanie tego rodzaju usług pozwala podatnikom na zakwalifikowanie ponoszonych wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Wynagrodzenie za przeniesienie działalności a koszt uzyskania przychodów

Co więcej, kwestia właściwego dokumentowania świadczenia usług niematerialnych jest istotna nie tylko z perspektywy kwalifikacji wydatków jako kosztów uzyskania przychodów, ale jest również związana z obszarem cen transferowych. Na potrzeby sporządzenia prawidłowej dokumentacji cen transferowych, dotyczącej transakcji w zakresie usług niematerialnych, podmioty powiązane powinny dysponować odpowiednimi dowodami na rzeczywiste świadczenie tego rodzaju usług.

Stanowisko zarówno organów podatkowych, jak również sądów i Trybunału w przedstawionej sprawie nie powinno dziwić i należy uznać je za prawidłowe z punktu widzenia doktryny prawa podatkowego oraz dotychczasowej praktyki.

Autor: Adrian Kardaś, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego Accreo Sp. z o.o.