Wydatki na członków zarządu w kosztach podatkowych spółki

Koszty wynajęcia mieszkań dla członków zarządu

Wskazana interpretacja została wydana na wniosek Spółki (podatnika polskiego podatku dochodowego od osób prawnych - CIT), która nie była pewna, czy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów ponoszone przez nią wydatki na wynajem dwóch mieszkań, czynsz administracyjny i media (związane z tymi mieszkaniami) dla prezesa zarządu oraz członka zarządu, którzy są cudzoziemcami i na stałe mieszkają poza Polską. Ci członkowie zarządu nie mają podpisanych ze spółką umów, a wynagrodzenie za pełnienie tych funkcji jest im wypłacane na mocy umowy Spółki i uchwał zgromadzeń wspólników.

W tym konkretnym przypadku prezes i członek zarządu, którym Spółka wynajmuje mieszkania są również udziałowcami Spółki. Spółka argumentowała, że wydatki te są jej kosztem podatkowym m.in. dlatego, że obecność prezesa i członka zarządu w Polsce i siedzibie Spółki jest niezbędna, gdyż reprezentują oni Spółkę na zewnątrz - nawiązując nowe relacje biznesowe, odbywając spotkania z kontrahentami, podpisując umowy, ale także wewnątrz przedsiębiorstwa - poprzez nadzór nad procesem technologicznym i działalnością laboratorium, dzięki czemu Spółka może funkcjonować i generować przychody.

Wydatki na członków zarządu a koszty podatkowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze Spółką, że ww. wydatki na wynajem mieszkań może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warto przyjrzeć się argumentacji Dyrektora KIS zaprezentowanej w tej interpretacji, bo jest ona podzielana także przez inne organy podatkowe, a także sądy administracyjne.

Przede wszystkim za oczywiste Dyrektor KIS uznał, że wydatki na wynajem mieszkań dla członków zarządu są w tej sytuacji kosztem podatkowym w świetle art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT). Zdaniem organu podatkowego w tej sytuacji faktycznej zachodzi bowiem konieczność ponoszenia wydatków na wynajem mieszkań, wydatki te są ponoszone w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a ponadto w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie ma przepisu, który by wyłączał tą kategorię wydatków z kosztów.

Wyłączenia, które nie znajdują zastosowania

W szczególności za takie przepisy nie mogą być uznane w tym stanie faktycznym art. 16 ust. 1 pkt 38 i pkt 38a ustawy o CIT, bo wyłączają one z kosztów uzyskania przychodów: 

38) wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego;

38a) wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Zdaniem Dyrektora KIS przepis art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT dotyczy sytuacji gdy spółka wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnego świadczenia wzajemnego. Przepis ten natomiast nie znajduje zastosowania, gdy świadczenia (wynagrodzenie, czy np. opłacenie mieszkania) na rzecz udziałowca dotyczą lub są związane z pełnieniem funkcji w organie zarządzającym. Świadczeniem wzajemnych jest w tym przypadku wykonywanie przez członka zarządu określonych czynności zarządczych na rzecz Spółki, co wyklucza możliwość uznania tych świadczeń za mające charakter jednostronny.

Natomiast przepis art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT nie znajduje zastosowania w omawianym stanie faktycznym, bo nie dotyczy on członków zarządu. Zarząd nie jest bowiem organem stanowiącym Spółki. W myśl art. 201 § 1 Kodeksu spółek handlowych, zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Zatem zarząd prowadzi sprawy spółki we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów spółki oraz reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw spółki dotyczy sfery wewnętrznej funkcjonowania spółki (podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce), natomiast reprezentacja odnosi się do relacji zewnętrznych (składania oświadczeń woli wobec innych niż spółka uczestników obrotu prawnego). W opinii organów podatkowych treść przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT, nie uwzględnia wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych (zarządów). Dlatego możliwe jest zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów także innych (niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji) wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, oczywiście jeżeli są spełnione ogólne warunki zaliczania do kosztów podatkowych, wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Podstawa prawna ponoszenia wydatków przez Spółkę na rzecz członków zarządu

Ważne!
Dyrektor KIS stwierdził, że aby wydatki na rzecz członków zarządu (także np. prezesa zarządu) mogły być uznane za koszty uzyskania przychodów spółki, powinien istnieć stosunek zobowiązaniowy między spółką a członkiem zarządu, określający obowiązki i świadczenia tych osób na rzecz spółki oraz świadczenia spółki na rzecz członków zarządu. Może to być np. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna (np. kontrakt menedżerski). Jeżeli nie zostały podpisane w tym zakresie umowy, wzajemne świadczenia spółki i jej członków zarządu powinny wynikać z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami spółki.

W opisywanej sprawie Dyrektor KIS zgodził się ze Spółką, że wydatki z tytułu pokrycia kosztów najmu mieszkania, czynszu administracyjnego, media ponoszone przez Spółkę na rzecz prezesa i członka zarządu w celu efektywnego prowadzenia przez nich działalności gospodarczej Spółki, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki pod warunkiem, że z zawartych umów/uchwał, bądź z postanowień/regulaminów/statutu Spółki, wynika konieczność poniesienia ww. wydatków na rzecz prezesa i członka zarządu.

Jednocześnie organ podatkowy zauważył, że w tej sprawie przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38 i pkt 38a ustawy o CIT nie mają zastosowania, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką, a przedmiotowe wydatki (koszty najmu mieszkania, czynszu administracyjnego, media) można zakwalifikować, jako będące następstwem dwustronnych zobowiązań, przez co stanowią koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają podstawowy wymóg określony  w art. 15 ust. 1 updop, tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Końcowo Dyrektor KIS podkreślił, że na Spółce spoczywa ciężar zarówno prawidłowego udokumentowania ww. wydatków, jak i wykazania związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesieniem tych wydatków, a uzyskaniem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Spółka (jako podatnik CIT) musi potrafić wykazać (np. dokumentami i innymi dowodami), że poniosła koszt uzasadniony gospodarczo w prowadzonej działalności gospodarczej. Dotyczy to oczywiście wszystkich rodzajów kosztów.

oprac. Paweł Huczko

Źródło: interpretacja indywidualna wydana 8 listopada 2021 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.486.2021.1.EJ).