Poczęstunek dla kontrahentów w siedzibie firmy, a koszty uzyskania przychodów

Podatnik zaliczy do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Musi jednak pamiętać, że nie każdy koszt poniesiony w wymienionym celu uzna za koszt uzyskania przychodów.

Kosztami, które nie stanowią kosztów podatkowych są wydatki wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przepisy regulujące podatki dochodowe uniemożliwiają zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. 

Oznacza to, że wydatki na reprezentację nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to zarówno podatników podatku dochodowego od osób fizycznych jak i podatników podatku dochodowego od osób prawnych.

Ustawy podatkowe nie wyjaśniają jednak, co to jest reprezentacja. Wskazują jedynie przykładowe koszty reprezentacji, tj. usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Pamiętajmy jednak, że nawet te wymienione kategorie wydatków nie zawsze muszą stanowić reprezentacji firmy.

Przyjmijmy, że reprezentację stanowią przede wszystkim działania podatnika skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku firmy, co ma ułatwić nawiązanie kontaktów handlowych albo ich kontynuację. 

Oceniając, czy dany wydatek został poniesiony w celach reprezentacyjnych, każdą sytuację traktujmy odrębnie i indywidualnie. Zestawmy wydatki, które chcemy ponieść z celami którym ma służyć reprezentacja.

Odnosząc powyższe uwagi do przedstawionej sytuacji nie będzie nadużyciem, jeżeli wydatki na herbatę, kawę, wodę, soki oraz drobne słodycze i ciastka zaliczymy do kosztów uzyskania przychodów. Drobne poczęstunki serwowane kontrahentom w czasie spotkań w siedzibie firmy należy traktować jako wydatki na jej bieżące funkcjonowanie.

Podatnicy powinni jednak pamiętać, że zaliczą do kosztów podatkowych tylko wydatki, które w danych okolicznościach są zwyczajowo przyjęte. Poczęstunki nie mogą być okazałe, drogie i wystawne, bowiem mogłyby zostać uznane reprezentację (niestanowiącą kosztów podatkowych). 

Oczywiście należy pamiętać, że prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem. Ponadto podatnik musi każdy wydatek prawidłowo udokumentować.

Podstawa prawna:
- art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych,
- art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.