Czy wydatki na zieleń wokół siedziby firmy stanowią koszty reprezentacji

Do kosztów uzyskania przychodów podatnik zaliczy wydatki, które poniósł w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, oprócz wydatków, które ustawodawca uznał za koszty nie stanowiące kosztów podatkowych.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkiego rodzaju wydatki, które można powiązać z uzyskaniem przychodu. Zarówno koszty bezpośrednio związane z uzyskiwaniem przychodu (np. koszty produkcji), jak i wszelkie inne koszty dotyczące całokształtu prowadzonej działalności.

Do wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów należą koszty reprezentacji, a w szczególności wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Nie znajdziemy w przepisach podatkowych wyjaśnienia pojęcia „reprezentacja”. Ustawodawca wymienił jedynie przykładowe wydatki, które mogą ją stanowić tj. koszty usług gastronomicznych, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Nie jest to zamknięta lista i podatnik samodzielnie musi ocenić, czy dany wydatek stanowi reprezentację firmy, czy też jest to zwykły koszt jej działalności.

Czym więc jest „reprezentacja”? W wyrokach sądowych i interpretacjach organów podatkowych przez reprezentację rozumie się okazałość, wytworność, wystawność. Wydatki na reprezentację mają kształtować wizerunek firmy, podnosić jej prestiż.

Czy wydatki na zorganizowanie terenu zielonego wokół siedziby spółki stanowią wydatki na reprezentację?

Jeżeli firma posadzi na działce egzotyczne rośliny, a ogólny wystrój terenu otaczającego siedzibę będzie wyróżniał się na tle sąsiednich posesji, organy podatkowe mogą uznać, że podatnik poniósł wydatki na reprezentację.

Pamiętajmy jednak, że tak nie musi być.

Przede wszystkim firma jest zobowiązana do dbania o teren, który jest w jej posiadaniu. Oznacza to, że musi wykonywać prace w celu utrzymania posesji w porządku i czystości. A więc, jeżeli wydatki na zagospodarowanie terenu wokół siedziby spółki mają na celu przede wszystkim utrzymanie na działce czystości i porządku, a nie kreowanie wizerunku firmy poprzez okazałość i wystawność, podatnik zaliczy poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów, jako koszty prowadzonej działalności.

Oczywiście wymienione wydatki wpływają na postrzeganie firmy przez inne osoby. Jeżeli jednak wydatki na zagospodarowanie terenu zielonego będą racjonalne, posesja nie będzie rażąco różnić się od posesji sąsiednich, poniesione wydatki można zaliczyć do kosztów działania spółki. Najbezpieczniej będzie zasadzić na działce standardowe, popularne rośliny, nieodbiegające od rosnących w okolicy.

Ich pielęgnacja, koszenie trawników, nawadnianie, nawożenie, wymiana nasadzeń nie są działaniami skierowanymi na kreowanie wizerunku spółki poprzez okazałość i wystawność. Są to koszty jej bieżącej działalności stanowiące koszty uzyskania przychodu.

Warto zaznaczyć, że reprezentacja nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, zarówno w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jak i osób prawnych. Niezależnie od formy prowadzenia działalności gospodarczej (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka jawna, spółka cywilna, jednoosobowa działalność gospodarcza), zasady rozliczania wydatków poniesionych na reprezentację są takie same.

Podstawa prawna: art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.