KPiR: czym jest i jak ją prowadzić? Najważniejsze zasady uproszczonego księgowania

• KPiR: limity oraz podmioty, które mogą korzystać z uproszczonej księgowości
• KPiR: zasady prowadzenia
• KPiR – rzetelne księgi, czyli jakie?
• KRIP – dodatkowe ewidencje
• KPiR- zasady przechowywania i dokonywania zapisów
• KPIR czy pełne księgi ?

KPiR: limity oraz podmioty, które mogą korzystać z uproszczonej księgowości

Co do zasady ewidencję w formie KPiR powinny prowadzić takie podmioty jak:
• osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,
• przedsiębiorstwa w spadku,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie.

Dodatkowym warunkiem jest to, by przychody ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w złotych 2.500.000 euro. Limit przeliczamy po kursie średnim NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. W 2025 r. limit wynosi 10.711.500 zł. Przekroczenie limitu powoduje konieczność przejścia na pełne księgi zgodnie z art. 2 ust. 2 Ustawy o rachunkowości, oczywiście istnieje możliwość powrotu, ale dopiero od kolejno następującego roku podatkowego, jeżeli za mijający rok przychody nie przekraczają limitu.

KPiR: zasady prowadzenia

Co istotne, podmioty zobowiązane do prowadzenia KPiR, powinny ją założyć na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego lub pierwszy dzień rozpoczęcia działalności w danym roku podatkowym. Zapisy powinny być prowadzone w języku polskim, a wartości przychodów i kosztów powinny być denominowane w złotych polskich. Księgę można prowadzić w formie zarówno elektronicznej, jak i papierowej. Jeśli wybierzemy formę papierową, to wszystkie strony muszą być ze sobą spięte i kolejno ponumerowane. Natomiast w przypadku ewidencji elektronicznej przedsiębiorca powinien:
• posiadać instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia,
• stosować program komputerowy, który zapewnia bezzwłoczny wgląd w treść zapisów i możliwość wydrukowania danych w porządku chronologicznym zgodnie z wzorem,
• przechowywać dane w taki sposób, żeby były chronione przed zniszczeniem lub zniekształceniem.

W tym przypadku, należy też zapisywać kopię elektronicznej KPiR na osobnym nośniku danych, takim jak np. pendrive. Jest to nie tylko wymóg prawny, ale również zalecenie dobrej praktyki gospodarczej.

KPiR – rzetelne księgi, czyli jakie?

Niezależnie jednak od formy KPiR powinna być prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy ponieważ księgi prowadzone w sposób nierzetelny mogą doprowadzić do rozpoznania przestępstwa skarbowego. Może zatem powstać pytanie, co oznacza, że księga jest prowadzona w sposób nierzetelny. Przede wszystkim, cechami wskazującymi na brak rzetelności przy prowadzeniu KPiR są następujące elementy:
- wpis o zdarzeniu, które nie miało miejsca w rzeczywistości,
- brak wpisu o zdarzeniu, które zaistniało,
- uwzględnienie w niej innych kwot niż realnie zaistniałe.

Zgodnie z § 10 ust.4 Rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, księgę uznaje się za rzetelną, gdy:
- niewpisanie lub błędnie wpisanie kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany roku podatkowy,
- brak właściwych zapisów związany jest z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym,
- błędy spowodowały podwyższenie kwoty opodatkowania,
- podatnik dokonał korekty przed rozpoczęciem kontroli podatkowej.

Konsekwencją prowadzenia KPIR w sposób nierzetelny lub wadliwy może być nałożenie kary grzywny. Jednak nie należy również zapominać o tym, że wadliwie lub nierzetelnie prowadzona KPiR uprawnia organ podatkowy w przypadku kontroli do samodzielnego przeliczenia poszczególnych wartości i doszacowania zobowiązania podatkowego.

KRIP – dodatkowe ewidencje

Szczegóły dotyczące sposobu i warunków prowadzenia KPiR, a także zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: „Rozporządzenie”). Jednocześnie, poza standardowym zakresem KPiR, w niektórych przypadkach konieczne będzie dodatkowe prowadzenie ewidencji:
• środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• sprzedaży,
• przebiegu pojazdów, gdy samochód stanowi środek trwały przedsiębiorcy wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych,
• kupna i sprzedaży wartości dewizowych dla działalności kantorowej.

Rozporządzenie nie nakłada obowiązku rozliczenia należności i zobowiązań, a co za tym idzie nie ma obowiązku potwierdzania sald jak w przypadku prowadzenia pełnych ksiąg. W praktyce również podmioty prowadzące KPiR nie odsyłają potwierdzeń sald. Warto tu jednak zastanowić się czy rozliczenia nie będą pomocne, w szczególności przy sprawdzaniu zobowiązań nieopłaconych tzw. „złych długów”.

KPiR- zasady przechowywania i dokonywania zapisów

KPiR oraz dodatkowe wymagane elementy ewidencji należy przechowywać w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania przez niego działalności. Oczywiście, ewidencje mogą być również przechowywane w siedzibie biura rachunkowego, któremu podatnik powierzył prowadzenie ksiąg Ewidencje należy przechowywać przez okres pięciu lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na jej podstawie.

Ciekawostką jest, że formę uproszczoną księgowości podatnik może samodzielnie prowadzić nie posiadając uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg. Wpisów musi jednak dokonywać na bieżąco, jeden raz dziennie po zakończeniu dnia nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Jedynie oddanie prowadzenia KPiR do biura rachunkowego, zgodnie z § 27 Rozporządzenia pozwala na późniejsze ewidencjonowanie wpisów, lecz nie później niż do 20 następnego miesiąca.

KPIR czy pełne księgi ?

Po przeanalizowaniu powyższych warunków i ograniczeń może się wydawać, że prowadzenie KPiR to proces skomplikowany. Jednak w porównaniu do alternatywy jaką może być pełna księga rachunkowa, KPiR jest ewidencją korzystną chociażby ze względu na swoją prostotę. Należy pamiętać, że wzór KPiR zawarty jest w Załączniku nr 1 do Rozporządzenia i zawiera zaledwie 17 pozycji. Mniejsze wymagania co do treści niż w przypadku ksiąg rachunkowych wpływają na niższe koszty prowadzenia takiej księgowości. Wpisów w KPiR dokonuje się na podstawie dowodów księgowych i dokumentów zbiorczych. Jednocześnie, podobnie jak w przypadku ksiąg rachunkowych, w KPiR można wyodrębnić wszystkie niezbędne przychody i koszty. Podatek do zapłaty jest natomiast wyliczany na podstawie realnego dochodu. Zatem taka forma w niektórych przypadkach może wpływać na dużo korzystniejsze rozliczenia fiskalne.

Warto zatem dokonać analizy sytuacji przedsiębiorstwa pod kątem możliwości prowadzenia ewidencji w formie Księgi Przychodów i Rozchodów, a także wpływu takiego wyboru na rozliczenia fiskalne. W razie pytań zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy przeprowadzą kompleksową weryfikację Państwa sytuacji.

Dr Adam Barcikowski - Senior Manager w Nexia Advicero
Joanna Miklaszewska - Accounting Manager w Nexia Advicero

Podstawa prawna:
- art. 24a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 163; ostatnia zmiana: Dz.U. z 2025 r., poz. 680);
- rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544; ostatnia zmiana: Dz.U. z 2024 r., poz. 1744)