REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja podatkowa i księgowa - potwierdzenie przelewu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Karolina Zawłocka
Katarzyna Miazek
Katarzyna Miazek
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jakie dokumenty potwierdzające wydatek są dopuszczalne dla celów podatkowych i księgowych? Czy firma może rozliczyć w kosztach podatkowych wydatek udokumentowany wydrukowanym potwierdzeniem przelewu?

 

REKLAMA

REKLAMA


Wydatek musi być udokumentowany


Co do zasady przedsiębiorca ma prawo do pomniejszenia podstawy do opodatkowania o wszelkie poniesione przez siebie wydatki, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w negatywnym katalogu kosztów zawartym w ustawie o PIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie wpływa na powstanie przychodu (w tym zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu). Nie może zapomnieć także o ostatnim istotnym warunku umożliwiającym zaliczenie danego wydatku do kosztów firmy - poniesienie wydatku musi być należycie udokumentowane.

REKLAMA

Nie zawsze jednak dokonujący zakupu przedsiębiorca dysponować będzie fakturą czy rachunkiem, zwłaszcza jeśli daną rzecz nabywa od  osoby nieprowadzącej własnej działalności. Jeśli na gruncie Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów sporządzony dokument potwierdzający wydatek przedsiębiorcy (inny niż np. faktura zakupu) będzie stanowić dowód księgowy, taki sposób udokumentowania faktu jego poniesienia będzie wystarczający dla celów podatku dochodowego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Faktura nie zawsze jest konieczna. Jakim dokumentem można udokumentować koszt?


Brak faktury czy rachunku


Dopuszczalnymi dla celów podatkowych dokumentami potwierdzającymi zakup są także inne dokumenty.  Pozostałe akceptowane formy to:

- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,

- dowody przesunięć,

- dowody opłat pocztowych i bankowych,

- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.

Dokumentowanie i ewidencjonowanie kosztów w pkpir

Przedsiębiorca musi zawrzeć w nich co najmniej wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej (nazwę i adresy), której dowód dotyczy, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy (z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty), przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych oraz podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych, a także zadbać o to, aby taki dowód oznaczony został np. numerem umożliwiającym powiązanie go z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W pewnych warunkach wystarczający będzie tzw. dowód wewnętrzny. Dotyczy to jednak ściśle określonych w rozporządzeniu przypadków, jak np. rozliczenia w kosztach wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą.

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

 


Dowód zakupu w księgach rachunkowych


Przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe natomiast, obowiązani są do prowadzenia ich zgodnie z ustawą o rachunkowości. W tym przypadku, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są (oprócz faktur i rachunków) dowody księgowe:

- zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

- korygujące poprzednie zapisy,

- zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

- rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Limit prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2014 r.

Taki dowód księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych, opis operacji oraz jej wartość (jeśli to możliwe w jednostkach naturalnych). Musi się na nim znaleźć także data dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także data sporządzenia dowodu. Na koniec podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.


Dokument zastępczy przy towarach zwolnionych z VAT-u


Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 12.09.2012 r. o sygn. ILPB3/423-212/12-4/AO wskazuje, że w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych (np. faktury), przedsiębiorca może udokumentować zakup za pomocą księgowych dowodów zastępczych. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług, a także skupu metali nieżelaznych od ludności. A zatem, przykładowo przedsiębiorca zamierzający prowadzić skup używanych gier, a następnie odsprzedawać je innym podmiotom (gdzie zakup używanych gier będzie dokonywany głównie od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), będzie mógł udokumentować go za pomocą zastępczych dowodów księgowych o nazwie dowód zakupu programów używanych, który zawierać będzie wszystkie elementy dowodu księgowego wymienione powyżej.

Fiskus wskazał także, że w przypadku, gdy sprzedający (osoba fizyczna nieprowadząca działalności) nie będzie chciał podać swoich danych, przedsiębiorca na sporządzonym dowodzie zakupu będzie mógł oznaczyć sprzedawcę jako „klient detaliczny”.

Zmiany w VAT od 1 stycznia 2014 r.

VAT 2014 - jak przygotować firmę do zmian?

Stawki VAT w latach 2014-2016

Zobacz także dział serwisu VAT 2014

Katarzyna Miazek, Karolina Zawłocka

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Taxways

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

REKLAMA

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

REKLAMA

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co sprawdza ZUS?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

30.09.2025: ważny dzień dla KSeF - Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję systemu

30 września Ministerstwo Finansów udostępnia testową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). To sygnał dla firm, że czas intensywnych przygotowań właśnie się rozpoczął. Jak ten czas na testowanie należy optymalnie wykorzystać?

REKLAMA