Rozliczanie nieterminowo płaconych należności w podatku dochodowym

Nieopłacone wierzytelności w kosztach

Rozwiązaniem, które choć w części pozwala zmniejszyć koszty nieopłaconych faktur jest zaliczenie nieopłaconych wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów.

Autopromocja

Najkorzystniejszym i stosunkowo najprostszym sposobem, które pozwala na w miarę bezpieczne zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu nieopłaconych faktur jest utworzenie odpisu aktualizującego na wysokość nieściągalnej wierzytelności.

Potrącenie wierzytelności przy upadłości

Utworzenie odpisu aktualizującego

O możliwości utworzenia odpisu aktualizującego wskazuje art. 16 ust. 1 pkt 26a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako PDOP). W myśl wspomnianego przepisu, kosztem uzyskania przychodów są odpisy aktualizujące wartość należności, określone w ustawie o rachunkowości, od tej części należności, która była uprzednio zaliczona do przychodów należnych, a ich nieściągalność została uprawdopodobniona. Zakładając, że została zaliczona do przychodów podlegających opodatkowaniu sprzedaż, z której wynikają nieściągalne wierzytelności, przedsiębiorca powinien ponadto:

Autopromocja

Konferencja: Podatki 2025
przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2025 roku

Sprawdź

- sporządzić odpisu aktualizujący wartość należności zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości,

- uprawdopodobnić nieściągalność wierzytelności.

Analizując przepisy ustawy o rachunkowości, o możliwości sporządzenia odpowiedniego odpisu aktualizującego traktuje art. 35b ust. 1 pkt 1. W świetle tego przepisu, wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłat poprzez dokonanie odpisu aktualizującego w odniesieniu do m.in. należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności. Opierając się o wykładnie powyższego przepisu, jeżeli istnieje, w ocenie przedsiębiorcy, duże prawdopodobieństwo, iż wierzytelność z tytułu sprzedaży nie zostanie ściągnięta, istnieje możliwość stworzenia odpowiedniego odpisu aktualizującego wartość należności.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

W zakresie uprawdopodobnienia nieściągalności zastosowanie znajdzie art. 16 ust. 2a pkt 1 ustawy PDOP. Nieściągalność wierzytelności zostanie zatem uznana za uprawdopodobnioną, w szczególności jeżeli :

- dłużnik zmarł, został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku, albo

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

- zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo

- wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo

- wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego;

Skutki bilansowe i podatkowe przekazania gratisów

Zapraszamy do dyskusji na forum Księgowość

W tym miejscu należy wskazać, iż powyższy katalog możliwości uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności wymieniony w art. 16 ust. 2a pkt 1 powyższej ustawy ma charakter otwarty. W konsekwencji,  są możliwe sytuacje, gdy wierzyciel w inny sposób uprawdopodobni, że dana wierzytelność jest nieściągalna. Wobec powyższego nieściągalność wierzytelności będzie uznana za uprawdopodobnioną w przypadkach określonych w ww. przepisie oraz gdy przesłanki uprawdopodobnienia będą miały charakter przesłanek o znaczeniu prawnym równorzędnym w stosunku do wskazanych w tym przepisie.

Prawidłowe ujęcie odpisów aktualizujących należności w księgach rachunkowych jest niezbędne w celu zaliczenia ich w momencie uprawdopodobnienia do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak zaznaczyć, iż kosztem uzyskania przychodu z tytułu nieściągalnej wierzytelności nie jest sama nieściągalna wierzytelność, lecz odpis aktualizujący wartość wierzytelności.

Poręczenie jako forma zabezpieczenia wierzytelności

Jak poprawnie przeprowadzić potwierdzenie sald

W sytuacji gdy przedsiębiorca dokona odpisu aktualizującego wartość wierzytelności i zaliczy wspomniany odpis do kosztów uzyskania przychodów, zaistnienie pewnych zdarzeń może skutkować powstaniem przychodu z działalności gospodarczej. Mając na względzie art. 12 ust. 1 pkt 4d i 4e ustawy o PDOP, do zdarzeń, które spowodują, iż wartość odpisu aktualizującego zostanie uznana za przychód zalicza się:

- umorzenie wierzytelności,

- otrzymanie zapłaty lub wyegzekwowania wierzytelności,

- uznanie wierzytelności za nieściągalną.

W zakresie umorzenia wierzytelności, w razie złożenia zgodnych oświadczeń przez wierzyciela i dłużnika o umorzeniu wierzytelności, przedsiębiorca (jako wierzyciel) jest zobowiązany do zaliczenia równowartości dokonanego odpisu aktualizującego do przychodów podatkowych. Niemniej jednak zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 44 ustawy o PDOP, przedsiębiorca jest równocześnie uprawniony do zaliczenia kwoty umorzonych wierzytelności zarachowanych do przychodów należnych ponownie do kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli wierzytelność zostanie uznana za nieściągalną w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a ustawy o PDOP i udokumentowana zgodnie z art. 16 ust. 2 ustawy o CIT, przedsiębiorca będzie zobowiązany do zaliczenia wcześniej sporządzonego odpisu aktualizującego do przychodów podlegających opodatkowaniu (art. 12 ust. 1 pkt 4d ustawy o PDOP) i jednocześnie odpisania nieściągalnej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a ustawy o PDOP. Warunkiem uznania wierzytelności za nieściągalną i zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jest jej właściwe udokumentowanie, zgodnie z art. 16 ust. 2 ustawy o PDOP:

a) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo

b) postanowieniem sądu o:

- oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

- umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi okoliczność wymieniona pod lit. a, lub

- ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo

c) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Z uwagi na dosyć restrykcyjne brzmienie przepisów odnoszącego się do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów nieściągalnych wierzytelności, w szczególności w zakresie ich udokumentowania, dokonanie przez przedsiębiorcę najpierw odpisu aktualizującego wartość należności jest optymalne podatkowo.

Damian Lewandowski - specjalista ds. księgowych i kadrowych. Księgowy w BUK Tercet.

Rafał Lewandowski - aplikant adwokacki, certyfikowany księgowy Ministerstwa Finansów.

Współautorzy bloga Samozatrudnienie