Jak długo jest ważny certyfikat rezydencji i czy może być dostarczony w formie elektronicznej

Od takich wypłat podatnicy są zobowiązani pobrać zryczałtowany podatek dochodowy na podstawie:
- art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) lub
- art. 30a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).

Ów zryczałtowany podatek pobierany jest według stawki krajowej lub według stawek wynikających z właściwych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Skorzystanie z zapisów takich umów (np. zastosowanie stawki podatku wynikającej z takiej umowy lub niezapłacenie podatku) jest możliwe pod warunkiem udokumentowania miejsca siedziby podatnika dla celów podatkowych uzyskanym od podatnika certyfikatem rezydencji.

Certyfikat rezydencji to zaświadczenie o miejscu siedziby lub miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby lub zamieszkania podatnika (art. 4a pkt 12 ustawy o CIT i art. 5a pkt 21 ustawy o PIT).

Certyfikat ma potwierdzić, w którym państwie podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Przepisy krajowe często nie określają wzoru takiego certyfikatu, dat obowiązywania, ani z jaką częstotliwością powinny być uzyskiwane.

W praktyce można się spotkać z certyfikatami wskazującymi okres, którego dotyczą, ale i takimi, które nie wskazują takiego okresu.

Ponadto władze podatkowe w niektórych krajach wydają certyfikaty tylko w formie elektronicznej. Wtedy polski podatnik nie może otrzymać od kontrahenta oryginału certyfikatu w formie papierowej tylko w formie elektronicznej (np. skan certyfikatu w pliku pdf).

Certyfikaty takie zawierają dane wymagane polskimi przepisami podatkowymi, a mianowicie wydawane są przez właściwy organ administracji podatkowej państwa rezydencji odbiorcy należności i zaświadczają o miejscu siedziby/zamieszkania podatnika dla celów podatkowych. Tym niemniej nie są dostępne w formie dokumentu papierowego.

A przecież płatnik powinien posiadać certyfikat rezydencji swoich kontrahentów w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie, oraz przedstawić certyfikat rezydencji na każdorazowe żądanie polskich organów podatkowych.

Okazuje się jednak, że polski fiskus podchodzi do takich sytuacji ze zrozumieniem.

Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 22 listopada 2010 r. (nr IPPB4/415-679/10-3/MP) stwierdził, że jeżeli podatnik nie ma możliwości uzyskania certyfikatu rezydencji w postaci oryginału papierowego dokumentu - może zastosować zwolnienie od podatku bądź stawki podatku wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania w oparciu o certyfikat w wersji elektronicznej.

Polecamy: Amortyzacja podatkowa

Polecamy: Faktura VAT od A do Z

Termin ważności certyfikatu rezydencji

Wydając certyfikat rezydencji, właściwy organ podatkowy danego państwa potwierdza, że – na moment wydania tego dokumentu bądź na moment w nim określony – stan faktyczny wskazany w jego treści jest zgodny ze stanem faktycznym, wynikającym z ewidencji, rejestrów prowadzonych przez ten organ bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.

Certyfikat rezydencji dotyczy zatem wyłącznie zaistniałych, tj. teraźniejszych lub przeszłych stanów faktycznych, a nigdy przyszłych okoliczności faktycznych.

W razie wątpliwości, to na płatniku spoczywa ciężar udowodnienia, że prawidłowo zrealizował ciążące na nim obowiązki. Zgodnie bowiem z art. 30 § 1 Ordynacji podatkowej, płatnik, który nie wykonał obowiązków określonych w art. 8, odpowiada za podatek niepobrany lub podatek pobrany a niewpłacony.

Certyfikat rezydencji, który nie wskazuje daty, do której obowiązuje, zachowuje swoją aktualność dopóki nie ulegnie zmianie wskazany w nim stan faktyczny.

Jeżeli jednak zmianie ulegnie stan faktyczny przedstawiony w certyfikacie rezydencji lub też treść certyfikatu rezydencji wprost określa termin jego ważności bądź też konkretnie wskazuje okres czasu na jaki certyfikat został wydany, po upływie tego terminu nie może stanowić podstawy do zastosowania właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 22 września 2010 r. - nr IPPB5/423-427/10-2/AM).

Certyfikat rezydencji ma służyć przede wszystkim płatnikowi w ustaleniu czy powinien pobrać podatek według stawki wynikającej z umowy, czy też według stawki krajowej. Płatnik będzie musiał, w razie konieczności, udowodnić, że miał prawo zastosować korzystniejsze regulacje wynikające z umowy. W przeciwnym razie będzie odpowiadał za nieprawidłowo potrącony podatek.

Jednak przepisy podatkowe nie wymagają wprost od płatnika posiadania certyfikatu rezydencji potwierdzającego miejsce zamieszkania podatnika na dzień wypłaty określonych należności w momencie dokonywania tej wypłaty. W większości przypadków nie ma możliwości uzyskania takiego dokumentu w dniu wypłaty tych należności.

Jednak organy podatkowe przyjmują, że prawidłowa realizacja obowiązków przez płatnika wymaga uzyskania przez niego certyfikatu rezydencji aktualnego na moment dokonywania wypłat na rzecz zagranicznego podatnika.

Przepisy nie wskazują również, w jakim terminie płatnik powinien uzyskać certyfikat.

Dlatego zdaniem organów podatkowych w przypadku wypłat należności z tytułów wymienionych w art. 30a ust. 1 ustawy o PIT i art. 26 ust. 1 ustawy o CIT, płatnik może – na własne ryzyko poniesienia odpowiedzialności na podstawie art. 30 § 1 Ordynacji podatkowej – zastosować zwolnienie od podatku bądź stawki podatku wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, na podstawie uzyskanego wcześniej certyfikatu rezydencji.

Ale potem płatnik powinien uzyskać certyfikat rezydencji dotyczącego okresu, w którym dokonane zostały te wypłaty.

Gdy płatnik nie ma pewności co do rezydencji podatkowej danego podmiotu, w celu dochowania należytej staranności przy realizacji ciążących na nim obowiązków, powinien stosować polskie przepisy podatkowe i stawki, a nie wynikające z umowy międzynarodowej.

Jest to bezpieczniejsze rozwiązanie, bo w przypadku poboru podatku w wysokości wyższej niż należna, podatnik ma bowiem możliwość wystąpienia do właściwego organu podatkowego o zwrot nadpłaty po późniejszym uzyskaniu certyfikatu rezydencji swojego kontrahenta.