Wydatki na mieszkanie w kosztach firmy – jak to zrobić

Warto skorzystać z tej możliwości i obniżyć nasz przychód o część kosztów związanych z naszym miejscem pracy w domu. Poniżej w kilku prostych krokach jak najlepiej się do tego zabrać i co możemy wliczyć do kosztów uzyskania przychodu:

Krok I

Wyznaczamy powierzchnię lokalu mieszkalnego przeznaczona na prowadzoną przez nas działalność gospodarczą.  

Najlepiej jeśli jest to konkretny pokój, w którym urządziliśmy biuro i część wspólnej powierzchni – np. salonu, gdzie przyjmujemy klientów. Jeśli trudno jest nam jednoznacznie określić miejsce możemy przeznaczyć pewien procent mieszkania np. 30%.

Oczywiście wszystko robimy „z głową”- musimy umieć wyjaśnić urzędowi skarbowemu dlaczego akurat taka powierzchnia jest przeznaczona pod biuro.

Krok II

Kiedy już mamy określoną powierzchnię biura:

Piszemy oświadczenie w którym informujemy, iż siedziba firmy znajduje się w miejscu naszego zamieszkania. Przeznaczamy zatem jego określoną część pod biuro. 

Kosztem naszej działalności będzie ich część ponoszona na utrzymanie mieszkania na przykład: proporcjonalnie koszty czynszu, media (prąd, woda, gaz), koszty wynajmu nieruchomości (jeśli nie jesteśmy jej właścicielem), podatek od nieruchomości, amortyzacja.

Do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć koszty najmu, mediów w momencie faktycznej za nie zapłaty. Warto więc dołączyć do dowodu wewnętrznego potwierdzenie zapłaty.

Oświadczenie o przeznaczeniu części mieszkania na siedzibę firmy

W przypadku, gdy jesteśmy właścicielami nieruchomości możemy część lokalu mieszkalnego po przekazaniu na siedzibę firmy wprowadzić do ewidencji środków trwałych i  amortyzować.

Jeżeli wykorzystujemy w działalności gospodarczej nie więcej niż 50% całkowitej powierzchni użytkowej danego lokalu mieszkalnego, to możemy zastosować stawkę amortyzacyjną w wysokości 1,5 % w stosunku rocznym.

Amortyzacja mieszkania, magazynu i samochodu wg indywidualnych stawek

Natomiast w przypadku wykorzystywania dla potrzeb firmy ponad 50% całkowitej powierzchni użytkowej danego lokalu mieszkalnego – możemy stosować 2,5% stawkę amortyzacji właściwej dla budynków (lokali) niemieszkalnych.

Co prawda z objaśnień do KŚT wynika, że o zaliczeniu budynku (lokalu) do właściwej podgrupy i rodzaju (mieszkalny, czy niemieszkalny) decyduje jego przeznaczenie oraz związana z tym konstrukcja i wyposażenie, a nie sposób użytkowania, który w praktyce bywa czasem niezgodny z przeznaczeniem. O zmianie pierwotnego przeznaczenia na stałe, decyduje każdorazowo wykonanie odpowiednich robót budowlano-adaptacyjnych. W przypadku budynków (lokali) o różnym przeznaczeniu o zaliczeniu obiektu do właściwej podgrupy i rodzaju decyduje główne jego przeznaczenie.

Jednak zdaniem organów podatkowych dla określenia stawki właściwej do amortyzacji wskazanego we wniosku lokalu mieszkalnego, stanowiącego środek trwały w prowadzonej przez Wnioskodawczynię pozarolniczej działalności gospodarczej, decydujące znaczenie ma sposób faktycznego wykorzystania tego składnika majątku, a nie figurujące w dokumentach jego przeznaczenie. Zakwalifikowanie środka trwałego do odpowiedniego rodzaju Klasyfikacji Środków Trwałych nie może bowiem zależeć jedynie od faktu dochowania przez podatnika obowiązku, bądź nie dokonania zgłoszenia zmiany użytkowania lokalu mieszkalnego. Mając na względzie cyt. wyżej przepisy stwierdzić należy, iż skoro wskazany we wniosku lokal mieszkalny wykorzystywany jest w całości na potrzeby prowadzonej przez Wnioskodawczynię działalności gospodarczej (prowadzenie biura rachunkowego), to zmianie uległa funkcja tego lokalu, posiadającego pierwotnie charakter mieszkalny, na użytkowy. Oznacza to, iż prawidłową stawką do jego amortyzacji jest stawka wynosząca 2,5%, właściwa dla lokali niemieszkalnych. ( z uzasadnienia interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 18 czerwca 2012 r. - nr IBPBI/1/415-325/12/ZK).

Odpisów w wysokości 2,5% możemy dokonywać także w przypadku własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej. Pamiętajmy, że to jest wartość niematerialna i prawna a nie środki trwałe.

Ważnym jest ustalenie prawidłowej wartości lokalu mieszkalnego zanim zaczniemy go amortyzować. Do celów podatkowych wartość nieruchomości możemy ustalić zgodnie z art. 22g ust 1-10 ustawy o PIT:

1. W przypadku kupna: cena nabycia powiększona o koszty związane z zakupem oraz wydatki związane z dostosowaniem lokalu do używania.
2. W przypadku wybudowania we własnym zakresie: koszt wytworzenia  
3. Wartość określona zgodnie z art. 22g ust 10 ustawy o PIT przyjmując w każdym roku podatkowym wartość stanowiąca iloczyn metrów kwadratowych  wykorzystywanej powierzchni użytkowej  i kwoty 988 zł.

Krok III

Zgłaszamy do Urzędu Skarbowego oświadczenie z którego wynika, iż siedziba naszej firmy mieści się w miejscu naszego zamieszkania  zatem część kosztów z nim związanych będzie kosztem podatkowym z naszej działalności gospodarczej.

Zgłaszamy do Urzędu Miasta fakt, przeznaczenia części naszego lokalu w którym zamieszkujemy pod biuro  i płacimy z tego tytułu większy podatek od nieruchomości. Dla przykładu wskazuję, jak kształtują się stawki podatku of nieruchomości w Warszawie w 2012 roku. Podatek ten jest kosztem podatkowym z działalności gospodarczej w momencie jego zapłaty.

Po załatwieniu formalności pozostaje nam już tylko dbać aby w kosztach podatkowych znalazły się:

- amortyzacja części nieruchomości przeznaczonej na biuro

- zaliczane do kosztów firmy części wydatków związanych z powierzchnią mieszkania przeznaczoną na firmę.