Refundacja kosztów studiów pracowniczych po ich ukończeniu – rozliczenie PIT

Jak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

W aktualnym stanie prawnym zwolniona od podatku dochodowego jest zatem wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych zgodnie z odrębnymi przepisami.

Tymi odrębnymi regulacjami, na podstawie których mają być przyznane świadczenia objęte analizowanym zwolnieniem, są aktualnie stosowne regulacje Kodeksu pracy.

Studia finansowane przez pracodawcę – prawa i obowiązki

Przepisy Kodeksu pracy definiują pojęcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ K.p.). Z powyższych przepisów wynika zatem, że to pracodawca aktualnie określa jakie kwalifikacje zawodowe są wymagane dla zajmowanego stanowiska pracy, czy dla danego rodzaju pracy.

W analizowanej sytuacji Pracodawca zamierza zwracać pracownikom wydatki związane z  z podjętymi przez nich studiami, jednakże dopiero po ich ukończeniu. W tym miejscu pojawia się wątpliwość, czy możliwe jest uznanie, że w tym przypadku dochodzi do określonego w art. 103¹ K.p podnoszenia kwalifikacji zawodowych rozumianych jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

W opisanym stanie faktycznym Pracodawca nie zamierza bowiem kierować swoich pracowników do odbycia dodatkowych studiów (wyrażenie inicjatywy) ani wyrażać na to zgody przed podjęciem nauki. Dopiero w momencie, gdy studia zostaną ukończone, Pracodawca zamierza podjąć decyzję o przyznaniu refundacji.

Należy zauważyć, że cytowany powyżej przepis K.p. jako jedną z przesłanek wskazuje inicjatywę pracodawcy bądź wyrażenie przez niego zgody na podjęcie dodatkowego kształcenia. Pomimo, że nie określono, kiedy taka inicjatywa bądź zgoda pracodawcy powinna zostać wyrażona wydaje się, że intencją ustawodawcy było, aby inicjatywa pracodawcy do skierowania pracownika na dodatkowe kształcenie albo zgoda na jego podjęcie była wyrażona przed podjęciem nauki bądź w jej trakcie.

Czy czesne za studia można zaliczyć do kosztów podatkowych?

Pomocne może być odniesienie się do wyjaśnień Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (dalej jako: „MPiPS”) sporządzonych w uzgodnieniu z Departamentem Podatków Dochodowych Ministerstwa Finansów, opublikowanych na stronie internetowej MPiPS (pisma nie opatrzono sygnaturą).

MPiPS wskazał, że decyzja pracodawcy w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych ma znaczenie nadrzędne i powinna poprzedzać korzystanie przez pracownika z obligatoryjnych świadczeń z tym związanych oraz ewentualne przyznanie mu przez pracodawcę świadczeń fakultatywnych.

Zdaniem MPiPS :

„zasadą powinno być zatem w pierwszej kolejności ustalenie, że pracownik ma podnosić kwalifikacje zawodowe, co w konsekwencji oznacza prawo pracownika do korzystania ze świadczeń gwarantowanych mu ustawowo oraz świadczeń fakultatywnych, jeżeli zostały one przyznane przez pracodawcę. W praktyce

pracodawca może wyrazić zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika także w sytuacji, gdy pracownik uczący się we własnym zakresie ujawni to pracodawcy dopiero w trakcie nauki i wystąpi o zgodę pracodawcy. Po uzyskaniu takiej zgody, pracownik będzie kontynuował naukę, jako podnoszenie kwalifikacji zawodowych na podstawie nowych przepisów Kodeksu pracy, ze wszystkimi tego

konsekwencjami, w postaci m.in. prawa do zwolnień z całości lub części dnia pracy na udział w obowiązkowych zajęciach, czy prawa do urlopu szkoleniowego.”

W analizowanych wyjaśnieniach MPiPS wyraźnie podkreślono, że uprawnienia przewidziane w przepisach Kodeksu pracy nie będą przysługiwały pracownikowi, który nie ujawnia pracodawcy faktu nauki, nie zwraca się o wyrażenie zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, natomiast występuje o udzielenie np. urlopu szkoleniowego na egzamin kończący studia wyższe.

Warunkiem korzystania ze świadczeń gwarantowanych ustawowo jest bowiem zgoda pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika.

Z przedstawionych powyżej wyjaśnień MPiPS wynika więc, że wolą ustawodawcy było takie ukształtowanie przepisów o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych pracowników, aby w przypadku ich skierowania na dodatkowe kształcenie bądź w razie wyrażenia na nie zgody przez pracodawcę, korzystali oni w pełni z przysługujących im w takiej sytuacji uprawnień (np. zwolnienie z dnia pracy lub urlop szkoleniowy), a także ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT.

Reasumując, aby możliwe było postępowanie zgodnie z powyższymi uregulowaniami, wyrażenie zgody na odbycie dodatkowego kształcenia przez pracowników powinno być dokonane przed rozpoczęciem nauki albo najpóźniej w jej trakcie. Gdyby zgoda na podnoszenie kwalifikacji była wyrażana już po zakończeniu nauki, pracownik traciłby rzeczywiste prawo do skorzystania z uprawnienia przysługującego mu na podstawie przepisów prawa pracy.