Czy ulgę internetową można dokumentować fakturami przesłanymi mailem

Najczęściej dostawca Internetu wystawia papierowe faktury na świadczone przez siebie usługi telekomunikacyjne i wysyła je do nabywcy.

Zdarza się jednak, że operatorzy nie wysyłają faktur do klientów, oferując dostęp do nich w formie elektronicznej, jako pliku tekstowego na swojej stronie internetowej. Klient przez Internet ma możliwość zapoznania się z taką fakturą, jak i wydrukować ją we własnym zakresie.

Tak wydrukowane dokumenty mimo, że praktycznie identyczne z tymi, jakie wydrukowałby usługodawca, nie były dotąd uznawane przez fiskusa za pełnoprawne faktury w rozumieniu przepisów o VAT. Bowiem takie faktury nie są fakturami elektronicznymi w rozumieniu odrębnych przepisów.

Dlatego też podatnik chcący formalnie udokumentować swoje prawo do ulgi internetowej powinien zażądać od operatora wysłania mu wystawionych faktur - większość regulaminów firm telekomunikacyjnych przewiduje, że na żądanie klienta faktury zostaną mu dosłane zwykłą pocztą.

Zawsze też klient może zażądać wystawienia duplikatów faktur za dany okres - duplikat ma taką samą moc jak faktura pierwotna. Dopiero takie faktury (bądź duplikaty) dokumentowałyby formalnie wysokość poniesionych wydatków na użytkowanie sieci Internet.

Zmianę obecnego stanu rzeczy może przynieść precedensowy wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 maja 2010 r. (sygn. akt I FSK 1444/09). NSA uznał bowiem, że faktura wysłana do nabywcy mailem i wydrukowana przez niego, jest pełnoprawną fakturą VAT.

Pełna treść wyroku NSA z 20 maja 2010 r.

Zdaniem NSA skoro taki dokument został wydrukowany, to nie mają do niego zastosowania przepisy dotyczące wystawiania faktur elektronicznych, w szczególności co do wymogów technicznych wystawiania e-faktur (bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem, bądź wymiana danych elektronicznych EDI).

Wyrok ten dotyczył kwestii możliwości odliczenia VAT naliczonego z tak wydrukowanej faktury, jednak jego teza dotyczy również dokumentowania prawa do ulgi internetowej.

Czy zatem podatnicy mogą już oficjalnie przedstawiać, na żądanie organu podatkowego, faktury samodzielnie wydrukowane ze strony internetowej usługodawcy? Wydaje się, że póki co posiadanie przez podatnika faktury (lub duplikatu) faktycznie wystawionej przez usługodawcę może zaoszczędzić niepotrzebnego sporu z organem podatkowym. 

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 13 lipca 2010 r. Rada Ecofin przyjęła zmianę dyrektywy 2006/112/WE, która ma na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.
Nowe brzmienie dyrektywy nakłada na podatnika obowiązek zapewnienia wszystkim fakturom (od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania) autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury m.in. za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Innymi słowy to podatnik będzie decydował o formie przesyłu i przechowywania faktur pod warunkiem, że powyższe cechy faktur będą zapewnione.

Minister Finansów o fakturach przesyłanych mailem

Dlatego Ministerstwo Finansów podjęło już niezbędne prace nad dostosowaniem ww. przepisów do wymogów nowych zapisów dyrektywy w trybie pilnym. Jednak do czasu wejścia przewidywanych zmian w życie kwestie metod przesyłu faktur drogą elektroniczną reguluje rozporządzenie ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Polecamy: VAT 2011

Polecamy: Podatki 2011

Dokumentowanie prawa do ulgi internetowej fakturami elektronicznymi

Odrębną kwestią jest dokumentowanie prawa do ulgi internetowej fakturami elektronicznymi w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (…).

Faktury mogą być wystawiane w formie elektronicznej, o ile autentyczność ich pochodzenia i integralność treści będą gwarantowane albo bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, bądź poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI – Electronic Data Interchange) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

Wystawianie e-faktur na nabywcę wymaga jego uprzedniej zgody wyrażonej w formie pisemnej, bądź w kwalifikowanej formie elektronicznej (jaka dotyczy wystawiania e-faktur).

W przypadku e-faktur za Internet, wystawianych z reguły jako plik zaopatrzony w podpis elektroniczny, najczęstszym błędem, jaki popełniają podatnicy chcący wykazać prawo do ulgi, jest drukowanie plików e-faktur i okazywanie organom takich wydruków. Tymczasem e-faktury powinny zostać okazane organowi właśnie w formie elektronicznej.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania e-faktur, takie faktury przechowuje się w sposób umożliwiający organom podatkowym, na ich żądanie natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego ich poboru i wykorzystania - w tym wydruku, jak również zapewnienie ich czytelności. W praktyce oznacza to bądź umożliwienie dostępu do komputera podatnika, na którym te faktury są przechowywane, bądź dostarczenie e-faktur organowi w formie elektronicznej na cyfrowym nośniku informacji (np. płyta CD).

Natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp do e-faktur nie oznacza natomiast obowiązku podatnika do ich stałego udostępniania organowi przez Internet (zob. wyrok NSA z dnia 26.02.2009 I FSK 1612/07 oraz interpretację Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 2.03.2010 ILPP2/443-1671/09-2/MR).

E-faktury należy udostępnić organowi w formie elektronicznej w takim formacie, w jakim zostały przez podatnika otrzymane, w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia i integralność ich treści.

Może to być np. plik faktury i dedykowany do niego plik z danymi podpisu, który umożliwi zweryfikowanie autentyczności pochodzenia i integralność treści faktury, lub też otrzymany przez podatnika zakodowany i opatrzony e-podpisem plik faktury oraz jego rozkodowana wersja, zapewniająca wymaganą „czytelność” dla organu podatkowego w zależności od sposobu opatrzenia faktury e-podpisem.

Aktualnie w Sejmie toczą się prace zmierzające do tego, by do udokumentowania ulgi internetowej wystarczał każdy dokument potwierdzający wydatek podatnika na korzystanie z Internetu, w tym również poza jego miejscem zamieszkania. Więcej na ten temat

Faktura, o której mowa w przepisach ustawy o PIT dokumentuje jedynie wysokość wydatków na użytkowanie sieci Internet. Czym innym jest natomiast możliwość wykazania przez podatnika, że ten wydatek faktycznie poniósł. Oprócz faktury, z której wynikać będzie kwota należności usługodawcy za zapewnienie dostępu do Internetu trzeba mieć jeszcze dowód zapłaty.

Łukasz Wojtkowiak
Doradca podatkowy,
Wspólnik w Kancelarii Prawniczej
Włodzimierz Głowacki i Wspólnicy sp.k. z siedzibą w Poznaniu