Jak wdrożyć w firmie Jednolity Plik Kontrolny (JPK)

Wszystko zależy od systemów, które są wykorzystywane w firmie oraz od skali działalności i wielkości zatrudnienia w przedsiębiorstwie. Dlatego pierwszym krokiem jest weryfikacja, czy nasza firma jest w ogóle objęta obowiązkiem generowania JPK. Jeśli tak, to od kiedy.

 Zgodnie z Ustawą z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw, podatnicy prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych zobowiązani są  do dostarczania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Początkowo przepisy te miały obowiązywać od początku 2016 r. Wejście tych przepisów przesunięto jednak na 1 lipca 2016 r., tak żeby dać czas na dostosowanie się do nowych obowiązków. Nowe przepisy będą obowiązywać od 1 lipca 2016 r. tylko duże przedsiębiorstwa, mali i średni przedsiębiorcy będą zobowiązani do dostarczenia plików JPK od 1 lipca 2018 r.

Początkowo pliki JPK miały być dostarczane na żądanie  w ramach czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego. Jednak  ostatnio została przyjęta ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza obligatoryjny obowiązek (nie na żądanie) dostarczania JPK zawierającego rejestry zakupu i sprzedaży VAT w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu.

Polecamy: JPK_VAT 2018 – Instrukcja wdrożenia

Przepisy te mają obowiązywać od 1 lipca 2016 r. dużych przedsiębiorców, od 1 stycznia 2017 obligatoryjnie  ewidencję sprzedaży i zakupu VAT będą składać mali i średni przedsiębiorcy, a 1 stycznia 2018 mikroprzedsiębiorcy. Struktury JPK obejmują następujące obszary działalności:

• księgi rachunkowe (JPK_KR);
• wyciągi bankowe (JPK_WB);
• magazyny (JPK_MAG);
• ewidencje zakupu i sprzedaży VAT (JPK_VAT);
• faktury VAT (JPK_FA)
• podatkową księgę przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR)
• ewidencję ryczałtową (JPK_EWP)

Następnie przedsiębiorcy, objęci obowiązkiem generowania JPK, powinni skontaktować z producentem oprogramowania z pytaniem, czy i kiedy planuje on wprowadzić aktualizacje pod JPK. Firmy, które korzystają ze zintegrowanych rozwiązań dostarczanych przez dużych producentów są w najkorzystniejszej sytuacji, albowiem ci z pewnością przygotują nowe wersje systemów, uwzględniające wchodzące w życie przepisy, tak, aby klienci mogli w wygodny i bezpieczny sposób generować pliki JPK zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów.

Kontaktując się z producentem, należy obowiązkowo ustalić, kiedy aktualizacja będzie gotowa i czy jej pobranie będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami czy też nie. Część producentów z pewnością nie będzie pobierać opłat za aktualizację programów. Jednak kosztem, który niektórzy przedsiębiorcy powinni brać pod uwagę, jest zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Albowiem niezależnie od sposobu przekazania, dane będą musiały zostać opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym z certyfikatem kwalifikowanym. Taki podpis skutecznie zabezpiecza dokument przed jakimikolwiek zmianami.

Polecamy: Biuletyn VAT

Dodatkowo należy upewnić się u producenta w której wersji zostanie udostępniona możliwość generowania plików JPK. Im starszą wersję systemu firma posiada, tym bardziej czasochłonny może być proces aktualizacji. Dlatego należy dokonać aktualizacji do najnowszej wersji oprogramowania jak najszybciej, ponieważ wdrożenie obsługi JPK  wymaga czasu i lepiej być przygotowanym, zanim urząd skarbowy skieruje do nas wezwanie do kontroli. Jeżeli organ kontrolujący w ramach czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego zażąda sporządzenia plików JPK, podatnik będzie miał bardzo mało czasu na aktualizację oprogramowania oraz weryfikację poprawności przygotowanych danych – podkreśla Monika Litwicka, projektant systemów Comarch ERP.

Co w przypadku, gdy firma pracuje na takim programie, którego producent nie planuje wprowadzenia mechanizmu JPK? Wówczas przedsiębiorca powinien zaplanować wymianę oprogramowania na takie, które umożliwi generowanie pliku JPK.

Najwięcej pracy czeka przedsiębiorców, którzy korzystają z rozwiązań informatycznych od różnych producentów. Te firmy powinny sprawdzić w jaki sposób pozyskiwane są dane, np. do ksiąg  rachunkowych, wyciągi bankowe,  dokumenty magazynowe oraz inne dokumenty ujmowane w  ewidencji VAT. Takie informacje pozwolą zweryfikować, czy zgromadzone dane są wystarczające na wygenerowanie plików JPK. Taka identyfikacja powinna być wykonana jak najszybciej – mówi Monika Litwicka z Comarch.

W kolejnym kroku powinniśmy wygenerować próbne pliki, aby je przetestować i zweryfikować pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Po wejściu w życie nowych przepisów, urząd skarbowy może w każdej chwili zwrócić się do dokument w formie JPK. Dlatego warto zawczasu przetestować działanie systemu.

Jeżeli obawiamy się, że nie będziemy gotowi na czas z aktualizacją oprogramowania, już teraz powinniśmy zapoznać się z listą danych, które są wymagane w pliku JPK, często nie muszą one być obligatoryjne w systemie, który jest wdrożony w firmie. Dlatego już zaleca się wypełnianie wszystkich pól pod kątem JPK, aby w przyszłości uniknąć czasochłonnego uzupełniania wstecz. Kropką nad „i” w pracach przystosowaniem systemów informatycznych pod kątem zgodności z poszczególnymi strukturami Jednolitego Pliku Kontrolnego jest przeszkolenie personelu, który na co dzień wykonuje operacje finansowo-księgowe i będzie odpowiedzialny za generowanie raportów dla organów skarbowych.

Dostosowanie programów do wymagań Ministerstwa Finansów jest czasochłonne, bez względu czy jest realizowane w małym, średnim czy dużym przedsiębiorstwie. Dlatego należy jak najszybciej przeprowadzić audyt systemów IT stosowanych w przedsiębiorstwie i podjąć niezbędne kroki.