Czy warto wysłać PIT-11 i PIT-40 przez system e-deklaracje?

Deklaracje podatkowe można przesyłać drogą elektroniczną na trzy sposoby:

- za pomocą interaktywnego formularza PDF wybranej deklaracji podatkowej –wypełnione e-deklaracje są następnie przesyłane do urzędu skarbowego. Wymagany jest system operacyjny z rodziny Windows, Adobe Reader w minimalnej wersji 8.1.4 oraz wtyczka (plug-in) do programu Adobe Reader pobrana ze strony www.e-deklaracje.gov.pl.

- za pomocą aplikacji e-deklaracje desktop, która pracuje systemami operacyjnymi Windows, Linux, Mac OS X iwymaga środowiska uruchomieniowego Adobe AIR.

- z wykorzystaniem aplikacji (modułów) dostarczonych przez producentów oprogramowania, które pozwalają na przesyłanie formularzy e-deklaracje PIT bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych podatnika.

Wykorzystanie rozwiązań systemu e-deklaracje przez producentów oprogramowań finansowo-księgowych jest możliwe dzięki opublikowaniu przez Ministerstwo Finansów otwartego standardu dokumentu podatkowego (odpowiedniego schematu XSD).

Pozwala to na dostosowanie przez producentów oprogramowania swoich aplikacji tak, by mogły obsługiwać proces składania formularzy e-deklaracje.

Jak wysłać PIT-11 za pośrednictwem e-deklaracji

Istnieje możliwość automatycznego podpisania elektronicznie wszystkich przesyłanych deklaracji PIT-11 (tę funkcję winien zapewnić dostawca oprogramowania finansowo-księgowego).

Zdaniem Izby Skarbowej w Krakowie najważniejsze korzyści z korzystania z e-deklaracji, to:

1. Zebranie i uporządkowanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu.
2. Eliminacja „ręcznego” podpisywania i wysyłania dokumentów.
3. Automatyczne uzyskiwanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru z Urzędu Skarbowego.
4. Podgląd dokumentów w formie przyjaznej dla użytkownika (formularz zgodny z wymaganiami MF).
5. Bezpieczny transfer danych.
6. oszczędność czasu i nakładów finansowych w porównaniu ze stosowaniem metody tradycyjnej (papierowej) wrozliczeniach podatkowych, w tym:
- oszczędność czasu związanego z przygotowaniem i wysyłką dokumentów, w tym pobrania formularzy papierowych, ręcznego wypełniania, podpisów, pieczętowania, kopertowania i wreszcie dostarczenia/wysyłki do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego,
- oszczędność materiałów biurowych niezbędnych do przygotowania deklaracji,
- oszczędność środków finansowych związanych z opłaceniem wysyłki bądź osobistego dostarczenia deklaracji do właściwych urzędów skarbowych.

Ponadto elektroniczna forma rozliczeń daje możliwość wyekspediowania deklaracji z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu oraz pewność co do zachowania prawem przepisanego terminu złożenia deklaracji (liczy się moment wysyłki) potwierdzoną urzędowym dokumentem UPO.

Izba Skarbowa w Krakowie prezentuje taki przykład:

Przy 100 deklaracjach PIT-11czas pracy niezbędny na wydruk, podpis i obicie pieczęcią przez uprawnioną osobę to ok. 2 roboczogodziny.

Przygotowanie do wysyłki do właściwych US-ów, w tym kopertowanie, adresowanie, naklejenie znaków opłaty pocztowej, wypełnienie zwrotnego potwierdzenia odbioru, to ok. 0,5 -1 roboczogodziny.

Udanie się do placówki pocztowej bądź wysłanie gońca do właściwych US-ów (zakładając, że wystąpi 2-5 US-ów, a czas dojazdu do kolejnych ≤15 min); ok. 05-1,5 roboczogodziny.

Zatem dodatkowo poświęcamy ok. 3 do 4,5 roboczogodzinyna realizację tego obowiązku podatkowego metodą tradycyjną.

Pozostałe oszczędności:

Wydruk, podpisanie i obicie stosowną pieczęcią 100 deklaracji PIT-11 + wysyłka to szacunkowo koszt rzędu:
- od 10,00 zł (jeśli wyliczymy jako koszt jedynie zużycie papieru, tonera do drukarki, tuszu do pieczęci, a deklaracje złoży osobiście wydelegowany do US-ów pracownik)
- poprzez 22,00-42,00 zł (założenie powyższe + opłata pocztowa naliczona dla 2 do 5 przesyłek poleconych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru)
- do 50,00 i więcej zł przy założeniu, że pracownik skorzysta z biletów na przejazd komunikacją, bądź z samochodu służbowego.

Suma oszczędności:

Przy założeniu, że przeciętna pensja kształtuje się na poziomie 3.440,22 zł (dane za październik 2010 r. wg obwieszczenia Prezesa GUS z 18.11.2010 r.), oraz że w miesiącu wystąpi 21 dni roboczych, wówczas otrzymamy wartość jednej roboczogodziny na poziomie 20,48 zł.

Przy powyższym założeniu całkowity koszt realizacji obowiązku podatkowego (w tradycyjnej papierowej formie) dla 100 deklaracji PIT-11wynieść może nawet ok. 150,00 zł i więcej, nie wspominając o bezpowrotnie utraconym czasie, który mógłby być spożytkowany na działalność podstawową przedsiębiorcy.

Jak wysłać PIT-36, PIT-37 i inne przez internet (system e-deklaracje)

Źródło: Ministerstwo Finansów, Izba Skarbowa w Krakowie