REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak długo należy przechowywać dokumenty na potrzeby podatku VAT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Justyna Skwirowska
Jak długo należy przechowywać dokumenty na potrzeby podatku VAT?
Jak długo należy przechowywać dokumenty na potrzeby podatku VAT?

REKLAMA

REKLAMA

Ustawodawca nałożył na podatników obowiązek przechowywania wszystkich dokumentów i ewidencji związanych z rozliczenie podatku VAT. Każdy podatnik ma obowiązek ich przechowywania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Jak wynika z przepisów ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy.

REKLAMA

Czym jest ewidencja?

REKLAMA

Rozpatrując kwestię przechowywania dokumentów dla potrzeb podatku VAT, wyjaśnienia wymaga, co ustawodawca rozumie pod pojęciem ewidencji. Otóż, zgodnie z art. 113 ust.3 ustawy o VAT ewidencja w szczególności powinna zawierać takie dane, które pozwolą określić: przedmiot i podstawę opodatkowania, wysokość kwoty podatku należnego, korektę podatku należnego, kwotę podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korektę podatku naliczonego, kwotę podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona z podatku VAT, np. z powodu nie przekroczenia wartości sprzedaży o kwotę 200 000 zł w poprzednim roku podatkowym, mają obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Ustawodawca nie określa dokładnej formy jaką powinna przybrać ewidencja, ważne jest jednak aby zawierała wszystkie określone przepisami elementy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Szczególnym rodzajem ewidencji są kasy rejestrujące. Należy jednak zastrzec, że nie chodzi o obowiązek przechowywania samych kas rejestrujących, lecz sporządzanych przez nie dokumentów, tj. raportów fiskalnych (dobowych i miesięcznych) oraz kopii dokumentów kasowych.

Jakie są zasady przechowywania faktur?

Jeżeli chodzi natomiast o sposób przechowywania faktur. Należy wskazać, że:

- podatnicy przechowują faktury wystawione przez siebie albo w swoim imieniu, także faktury wystawione ponownie;

- przechowywania faktur następuje w podziale na okresy rozliczeniowe (istotne jest aby sposób ich przechowywania zapewniał łatwe ich odszukanie i autentyczność pochodzenia, a także integralność treści oraz ich czytelność);

REKLAMA

- podatnicy, którzy posiadają siedzibę działalności gospodarczej np. w Polsce przechowują faktury na terenie Polski. Od tego obowiązku istnieje jednak kilka odstępstw np. faktury mogą być przechowywane poza terytorium kraju siedziby w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp do nich on-line;

- podatnicy mają obowiązek zapewnić bezzwłoczny dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich wezwanie. Obowiązek ten dotyczy zarówno podatników, którzy przechowują faktury w formie elektronicznej jak i papierowej.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

Jak długo przechowywać faktury?

Wszystkie ewidencje, faktury VAT i inne dokumenty związane z rozliczeniem podatku od towarów i usług należy przechowywać do czasu upłynięcia terminu przedawnienia podatkowego. Co do zasady termin ten wynosi 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku wynikającego ze zobowiązania podatkowego.


Warto jednak zaznaczyć, iż niekiedy podatnik będzie obowiązany do przechowywania wszystkich dokumentów, ewidencji oraz faktur przez dłuższy okres. Przyczyną takiego obowiązku jest zaistnienie przesłanek, które powodują zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia zgodnie z art. 70 Ordynacji podatkowej, czyli np. ulega zawieszania w przypadku: wejścia w życie rozporządzenia w sprawie przedłużenia terminu płatności podatku, wydanego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, wszczęcia postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, o którym podatnik został zawiadomiony, jeżeli podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia wiąże się z niewykonaniem zobowiązania podatkowego. Natomiast ulega przerwaniu np. w przypadku zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony.

Warto także wskazać różnice pomiędzy zawieszeniem a przerwaniem biegu terminu przedawnienia. Przerwanie powoduje, że po ustaniu jego przyczyn termin przedawnienia biegnie na nowo. Zawieszenie powoduje jedynie dalsze biegnięcie terminu przedawnienia po jego ustaniu, termin nie biegnie na nowo.

Co grozi za naruszenie obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji, przechowywaniem faktur i dokumentów?

Sankcję za naruszenie tego obowiązku przewiduje art. 60 Kodeksu karnego skarbowego, zgodnie z nim karą za nie prowadzenie ksiąg, których obowiązek ciąży na podatniku jest kara grzywny w wysokości do 240 stawek dziennych. Warto również dodać, iż zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe; stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia ani też przekraczać jej czterystukrotności.

Kolejnym czynem przestępnym uregulowanym przez Kodeks karny skarbowy w art. 62 jest niewystawianie lub wystawienie w sposób wadliwy faktury lub rachunku. Sankcją za taki czyn jest kara grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych.

Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Badania techniczne pojazdów: Nowe stawki już od 19 września! Zobacz tabelę

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

KSeF i słaby Internet? To może być problem dla Twojej firmy, ale jest rozwiązanie

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF od 2026 r. ma być rewolucją w rozliczeniach VAT, ale wielu przedsiębiorców obawia się braku stabilnego Internetu, szczególnie w mniejszych miejscowościach. Posłanka Iwona Krawczyk pyta ministra finansów o rozwiązania awaryjne i wsparcie dla firm. Znamy odpowiedź resortu.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA