Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) już działa

Usługi PEF

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to centralna platforma do odbierania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych.

PEF gwarantuje prostą, szybką i wygodną obsługę faktur oraz innych dokumentów związanych z procesem obsługi zamówień publicznych, takich jak: zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, faktura korygująca i nota księgowa. Przy wykorzystaniu PEF każdy elektroniczny dokument można przygotować, sprawdzić jego kompletność i poprawność oraz przesłać lub odebrać.

Dla kogo jest PEF?

Platforma Elektronicznego Fakturowania jest przeznaczona dla:

• zamawiających w zamówieniach publicznych, np. urzędów
• wykonawców zamówień publicznych – przedsiębiorców wykonujących usługi i dostarczających towary dla podmiotów publicznych

Zamawiający – odbiorca elektronicznej faktury

Od 18 kwietnia 2019 r. wchodzą w życie przepisy Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, zgodnie z którymi zamawiający ma obowiązek przyjmować ustrukturyzowane faktury elektroniczne. Do realizacji tego obowiązku służy bezpłatna Platforma PEF, wspierająca proces obsługi faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych. Do rozpoczęcia korzystania z PEF niezbędne jest założenie konta. Korzystać z PEF możesz także poprzez podłączenie swojego systemu ERP za pomocą nowoczesnego API, jak również pobierając i instalując aplikację PEF na swoim komputerze.

Posiadanie konta na Platformie PEF jest ustawowym obowiązkiem zamawiającego.

Obowiązek odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych dotyczy  zamawiających, którzy są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych lub Ustawy o umowie koncesji lub Ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym.

Obowiązek odbierania przez zamawiających ustrukturyzowanych faktur elektronicznych wchodzi w życie:
- od 18 kwietnia 2019 r.- dla zamówień o wartości powyżej 30 000 EUR,
- od 1 sierpnia 2019 r. – dla wszystkich zamówień publicznych.

Wykonawca – wystawca faktury w ramach ustawy PZP

Od 18 kwietnia 2019 r. zamawiający nie może odmówić przyjęcia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wystawianej w ramach realizacji zamówienia publicznego. Przykładowo, w ramach zamówienia publicznego wykonujesz usługi budowlane dla urzędu (jesteś wykonawcą zamówienia publicznego) i chcesz wysłać fakturę za nie w formie elektronicznej – dzięki Platformie PEF możesz skorzystać z darmowych aplikacji i przygotować taką fakturę, bez konieczności drukowania i tracenia czasu na jej dostarczenie do zamawiającego drogą tradycyjną. Skorzystaj z PEF za pośrednictwem www lub podłącz swój system ERP do PEF przez nowoczesne API. Możesz również pobrać i zainstalować aplikację PEF na swoim komputerze.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Polecamy: INFORLEX Ekspert

Jak wybrać Brokera PEF

Usługi PEF świadczy dwóch Brokerów, na podstawie umów zawartych z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii:

• Firma Infinite IT Solutions
• Konsorcjum PEFexpert

Wybór między usługami oferowanymi przez Brokerów jest w pełni dowolny i zależy od indywidualnej decyzji instytucji/firmy. Usługi posiadają taką samą funkcjonalność, ale różnią się wyglądem aplikacji.

Korzystanie z usług wybranego Brokera nie wiąże się z koniecznością podpisywania umowy i jest w pełni darmowe. Przed rozpoczęciem korzystania z PEF, możesz zapoznać się z testowymi wersjami aplikacji obu Brokerów.

Jak założyć Konto Podmiotu na PEF?

1. Przygotuj:
   • Dane firmy/instytucji oraz jej NIP do rozliczeń VAT
   • Numer PEPPOL (może nim być np.: NIP instytucji lub numer GLN)
   • Login i hasło (osoba zakładająca Konto Podmiotu staje się automatycznie Super Użytkownikiem takiego konta – będzie zarządzać kontem i dodawać kolejnych użytkowników. Zakładając Konto Podmiotu osoba ta musi potwierdzić swoją tożsamość wykorzystując Profil Zaufany)
2. Wybierz Brokera PEF, z narzędzi którego będziesz korzystać.
3. Zarejestruj Konto Podmiotu w aplikacji webowej wybranego Brokera PEF.
4. Gotowe! Teraz możesz zarządzać kontem swojej firmy/instytucji, dodawać oddziały (lub jednostki budżetowe), nowych użytkowników, zintegrować się z PEF przez API oraz wysyłać i odbierać dokumenty.

Pamiętaj, że możesz przenieść swoje konto wraz z otrzymanymi lub wysłanymi dokumentami do drugiego Brokera PEF (nie częściej niż raz na 30 dni).

Czy można założyć Konto Podmiotu u obu Brokerów?
Tak, Konto Podmiotu można założyć u obu Brokerów, pod warunkiem, że do tego celu zostaną użyte inne identyfikatory PEPPOL.

Przed wyborem Brokera PEF przetestuj aplikacje:

Aplikacja testowa PEFexpert

Aplikacja testowa Infinite IT Solutions

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) - pytania i odpowiedzi

Czy dostęp do platformy jest możliwy dla kilku użytkowników w ramach danej instytucji?

Dostęp jest możliwy dla wielu użytkowników w ramach jednego Konta Podmiotu. Każdy użytkownik posiada swój indywidualny login i hasło w ramach tego Konta. Może też mieć nadane przez Super Użytkownika różne uprawnienia.

Czy będzie dostępna pomoc techniczna na platformie?

Każdy z Brokerów będzie świadczył usługę help desku i infolinii.

Czy jest system powiadamia na maila, że na PEF pojawił się nowy dokument?

PEF wysyła e-mail do użytkownika o pojawieniu się nowego dokumentu na jego koncie. Użytkownik ma możliwość włączenia lub wyłączenia opcji takich powiadomień.

W jaki sposób następuje uwierzytelnienie osoby rejestrującej Konto Podmiotu na PEF?

W procesie rejestracji, osoba rejestrująca musi podpisać oświadczenie, że jest upoważniona do utworzenia Konta Podmiotu danej organizacji. Do podpisania oświadczenia wykorzystywany jest Profil Zaufany (w przyszłości również inne metody uwierzytelniania).

Jak wygląda rejestracja kont w przypadku wyodrębnionych jednostek/wydziałów/komórek organizacyjnych w danym podmiocie?

System umożliwia dla jednej organizacji tworzenie dodatkowych skrzynek (dedykowanych dla jednostek/wydziałów/komórek organizacyjnych).

Ponadto każda jednostka organizacyjna może zarejestrować swoje Konto Podmiotu. W tym celu musi się posłużyć NIP-em do rozliczeń VAT jednostki nadrzędnej (np. Urzędu Miasta) oraz indywidualnym identyfikatorem (np. NIP lub GLN), który będzie wykorzystywany do automatycznego adresowania dokumentów na PEF. W przypadku chęci wykorzystania numeru GLN, każda jednostka musi samodzielnie pozyskać taki numer.

Czy wystawiane jest urzędowe poświadczenie odbioru dokumentu?

Platforma PEF nie wystawia urzędowych poświadczeń odbioru.

Czy błędy, które pojawią się na fakturze, np. nieprawidłowa kwota lub nieprawidłowe dane (np. adres odbiorcy), są możliwe do skorygowania przez platformę?

PEF umożliwia przesłanie faktury korygującej.

Czy dane do faktur trzeba wypełniać ręcznie, czy jest możliwość importu danych np. z Excela?

Platforma przewiduje możliwość zaimportowania danych z pliku xml zgodnego ze specyfikacją PEF automatycznie poprzez API lub poprzez ręcznie bezpośrednio na Platformie.

Czy na Platformie jest możliwość powiązania faktury z innymi dokumentami?

PEF automatycznie wiąże dokumenty na podstawie uzupełnionych przez użytkownika ich identyfikatorów (np. numer kontraktu lub numer dokumentu).

Czy elektroniczną fakturę można opisać merytorycznie, żeby jej nie drukować?

Platforma PEF służy do wysyłania dokumentów elektronicznych “do bram urzędu”. Dalsze obiegi dokumentów muszą być realizowane w systemach tych urzędów.

Czy dokumentacje będą dostępne w języku angielskim?

Dokumentacja dotycząca przewodników implementacyjnych dokumentów będzie dostępna również w języku angielskim.

Źródło: efaktura.gov.pl