Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej w formie elektronicznej

Zdarza się, że po wystawieniu faktury wystąpią okoliczności mogące mieć wpływ na jej treść lub w treści faktury wystąpią błędy. Wówczas podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej.

Obowiązek uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury przez nabywcę

Stosownie do przepisów ustawy o VAT, warunkiem obniżenia przez sprzedawcę podstawy opodatkowania oraz podatku należnego na podstawie wystawionej faktury korygującej (in minus) jest posiadanie przez niego potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Przepis ten stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Posiadanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę nie jest natomiast wymagane, w przypadku faktury korygującej in plus. W tym wypadku należy wykazać korektę sprzedaży, która zwiększa podstawę opodatkowania, niezależnie od otrzymania potwierdzenia odbioru faktury przez kontrahenta.

Podatnicy nie muszą dysponować potwierdzeniami odbioru faktur korygujących, również w przypadku rozliczeń z tytułu eksportu towarów oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WNT), dostaw towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju, a także przy sprzedaży energii elektrycznej, cieplnej, gazu przewodowego i usług telekomunikacyjnych. Ponadto sprzedawca nie ma obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru korekty faktury przez nabywcę, jeżeli nie uzyskał go mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej, a z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Termin otrzymania potwierdzenia

Określenie momentu, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą, stanowi przesłankę uprawniającą sprzedawcę do obniżenia podstawy opodatkowania. Sprzedawca może dokonać obniżenia podstawy opodatkowania, jeżeli uzyskał potwierdzenie odbioru faktury korygującej przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzymał korektę faktury. Podatnik nie traci prawa do obniżenia podstawy opodatkowania, w przypadku uzyskania potwierdzenia po terminie złożenia deklaracji za dany okres rozliczeniowy. W tej sytuacji podatnik będzie mógł uwzględnić korektę dopiero w okresie rozliczeniowym, w którym potwierdzenie to faktycznie otrzymał. Termin otrzymania faktury przez nabywcę należy rozumieć jako obiektywną możliwość nabywcy zapoznania się z treścią faktury.

W jaki sposób potwierdzić otrzymanie faktury korygującej?

Wciąż aktualna jest dyskusja, jaką formę powinno przybrać potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę, żeby móc uznać, że doszło do zapoznania się z treścią faktury. Przepisy ustawy o VAT nie określają, w jakiej formie powinno nastąpić potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Organy podatkowe wskazują, że właściwą formą będzie więc każda forma potwierdzenia, z której jednoznacznie wynika, że nabywca otrzymał fakturę korygującą.

W praktyce stosowane są różne formy potwierdzeń. Do najbardziej popularnych należy zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki pocztowej zawierającej fakturę korygującą (żółte zwrotki), pisemne oświadczenie nabywcy, w którym potwierdza on otrzymanie faktury, czy odesłanie sprzedawcy podpisanej kopii korekty faktury.

Potwierdzenie odbioru faktury w formie elektronicznej

W przypadku faktur korygujących przesłanych w formie papierowej, przy zastosowaniu zwrotnego potwierdzenia odbioru (zwrotki pocztowej), nie ma wątpliwości, że nabywca odebrał fakturę korygującą. Sytuacja kształtuje się odmiennie, jeżeli faktura korygująca została wystawiona w formie elektronicznej i przesłana nabywcy za pośrednictwem np. wiadomości email. Czy można uznać, że w tym przypadku nabywca otrzymał fakturę korygującą?

Jak wskazano wcześniej, przepisy ustawy o VAT nie precyzują, w jakiej formie powinno nastąpić potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Jeżeli kontrahenci wyrazili zgodę na stosowanie we wzajemnych stosunkach faktur elektronicznych, fakturę korygującą sprzedawca może przesłać drogą mailową.

Organy podatkowe wskazują, że momentem otrzymania elektronicznej faktury korygującej przez kontrahenta jest moment, w którym faktura ta staje się w jakikolwiek sposób dla niego dostępna, w rezultacie czego, uzyskuje on możliwość zapoznania się z jej treścią. „W przypadku wiadomości email, za moment uzyskania potwierdzenia, może być traktowana data wysłania korespondencji elektronicznej z załączoną fakturą elektroniczną korygującą z serwera poczty wychodzącej sprzedawcy; przy założeniu, że Spółka nie otrzyma informacji zwrotnej, że korespondencja nie dotarła na serwer poczty przychodzącej klienta" (zob. np. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 8 listopada 2019 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.639.2019.1.AZ).

Analogicznie, za moment potwierdzenia odbioru faktury przez nabywcę, należy przyjąć datę, w której sprzedawca uzyskał potwierdzenie odbioru, np. w momencie odesłania przez nabywcę maila, w którym dokona on takiego potwierdzenia.

Autoresponder jako potwierdzenie odbioru faktury korygującej

Czy otrzymanie przez sprzedawcę automatycznego komunikatu zwrotnego (tzw. autorespondera), informującego o dotarciu do kontrahenta wiadomości w formie elektronicznej, zawierającej fakturę korygującą, może być uznane za potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez kontrahenta?

Według aktualnie obowiązującej linii orzeczniczej i interpretacyjnej autoresponder posiada walor wiarygodnego potwierdzenia, pozwalającego sprzedawcy na przyjęcie, że faktura dotarła do kontrahenta, zgodnie z wymogiem art. 29a ust. 13 ustawy o VAT. W tym temacie wypowiedział się m. in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 5 lutego 2019 r., sygn. I FSK 230/17, stwierdzając, że „autoresponder stanowić będzie swego rodzaju zdarzenia faktyczne a zarazem dowód, z którego wynika, że adresat faktury korygującej ją otrzymał, a tym samym, że została mu ona udostępniona w taki sposób, że mógł w normalnym toku czynności zapoznać się z jej treścią. Z tego względu, wbrew odmiennym zapatrywaniom organu fakt otrzymania informacji zwrotnej o doręczeniu wiadomości e-mail zawierającej elektroniczną wersję faktury korygującej (tj. w postaci autorespondera), uprawniona spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania na zasadach określonych w art. 29a ust. 13 u.p.t.u.” (zob. też IBPP2/4512-22/16-2/KO, 0114-KDIP1-3.4012.85.2019.1.MT, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.434.2019.1.JG.).

Podsumowując, w przypadku dokonania korekty faktury, podatnicy mogą zrezygnować z wizyt na poczcie i obniżyć podatek należny na podstawie potwierdzenia odbioru otrzymanego elektronicznie za pomocą maila, a nawet autorespondera.

Kinga Rabęda – konsultantka podatkowa w Andersen Tax & Legal, Poland

Podstawa prawna:

- art. 29a ust. 13 -15 oraz art. 106n Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z późn. zm.).

[RAPORT] KORONAWIRUS – podatki, prawo pracy, biznes

Polecamy: Nowy JPK_VAT z deklaracją i ewidencją. Poradnik Gazety Prawnej 4/2020