Faktura korygująca "in minus" dokumentująca zwrot towarów - rozliczenie VAT kupującego

• Nowe zasady rozliczania korekt "in minus" od 2021 roku
• Uprawnienie sprzedawcy do zmniejszenia kwoty podatku należnego VAT
• Obowiązek zmniejszenia kwoty naliczonego VAT przez nabywcę

Ważne!
Nie, jeżeli do uzgodnień warunków zwrotu towaru oraz do samego zwrotu w ramach reklamacji doszło w maju 2021 r., to niezależnie od tego, że nabywca otrzymał fakturę korygującą dopiero w czerwcu 2021 r., jest on obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego już w rozliczeniu za maj 2021 r. W tym okresie zostały bowiem spełnione wszystkie warunki będące podstawą omawianego obowiązku nabywcy. Szczegóły poniżej.

Nowe zasady rozliczania korekt "in minus" od 2021 roku

Od 1 stycznia 2021 r. obowiązują nowe zasady rozliczania korekt "in minus" w obrocie krajowym. Zostały wprowadzone w ramach tzw. pakietu SLIM VAT i dotyczą w pierwszej kolejności zasad obniżania podstawy opodatkowania VAT i kwoty podatku należnego przez sprzedawcę. Z tymi zasadami powiązane są odpowiednie regulacje dotyczące obowiązku obniżania kwoty podatku naliczonego przez nabywcę. Znajdą one zastosowanie, jeżeli kontrahenci nie zawarli przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej "in minus" w 2021 r. porozumienia o stosowaniu dotychczasowych zasad rozliczania tych faktur korygujących (obowiązujących do końca 2020 r.).

Uprawnienie sprzedawcy do zmniejszenia kwoty podatku należnego VAT

Obecnie podatnik może dokonać obniżenia podstawy opodatkowania i VAT należnego już w momencie wystawienia faktury korygującej "in minus", przy łącznym spełnieniu warunków:

1. z posiadanej przez niego dokumentacji wynika, że uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług,
2. z posiadanej dokumentacji wynika również, że warunki te zostały spełnione na moment dokonywania przez podatnika korekty podatku należnego,
3. faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją w zakresie uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunku obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy tych towarów lub świadczenia tych usług oraz w zakresie spełnienia tych uzgodnionych warunków.

Ważne!
Dokumentacją potwierdzającą uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania i VAT należnego może być przykładowo korespondencja mailowa, aneks do umowy albo inny dokument handlowy potwierdzający uzgodnienie nowych warunków transakcji.

Zatem zgodnie z nowymi zasadami podatnik nie dokona obniżenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego, dopóki nie wystawi faktury korygującej oraz nie spełni pozostałych warunków. Tym regulacjom odpowiadają określone obowiązki po stronie nabywcy.

Obowiązek zmniejszenia kwoty naliczonego VAT przez nabywcę

Nabywca towaru lub usługi w przypadku wystąpienia przesłanek korekty podatku należnego przez sprzedawcę jest obowiązany do obniżenia kwoty podatku naliczonego. Obniżenie to następuje w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione, jeżeli dodatkowo przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione, tj. doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie podstawy opodatkowania (art. 86 ust. 19a ustawy o VAT).

Zatem obowiązek pomniejszenia kwoty podatku naliczonego wystąpi generalnie w okresie, w którym doszło do uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz spełniono te nowe warunki. Jeżeli natomiast warunki obniżenia podstawy zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym warunki te zostały uzgodnione, nabywca będzie obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki te zostały spełnione. Możliwe sytuacje obrazują poniższe przykłady.

Gdy podstawą korekty jest zwrot towarów, do spełnienia warunków dochodzi zasadniczo w momencie zwrotu towarów. Jak jednak podkreśla MF w wydanych objaśnieniach podatkowych dotyczących pakietu SLIM VAT istnieją pewne wyjątki od tej zasady.

Gdy z umowy wynika, że zasadność zwrotu towaru lub przyjęcie reklamacji podlega ocenie lub weryfikacji sprzedawcy, dla spełnienia warunków korekty wymagane byłoby poinformowanie nabywcy o przyjęciu reklamacji. Sam zwrot towarów nie jest w tym przypadku wystarczający dla spełnienia warunków korekty.

Przykład 1
Z uwagi na wady jakościowe towaru 5 maja 2021 r. nabywca uzgodnił ze sprzedawcą w formie korespondencji e-mail, że zwróci wadliwy towar. Towar dotarł do sprzedawcy 10 maja 2021 r. Tego samego dnia sprzedawca sporządził protokół zwrotu towarów oraz zwrócił nabywcy kwotę wartości przekazanych towarów. 14 maja 2021 r. sprzedawca wystawił fakturę korygującą i przesłał ją nabywcy.

Zgodnie z nowymi regulacjami nabywca powinien pomniejszyć kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za maj 2021 r., ponieważ w tym okresie doszło do uzgodnienia zwrotu towaru (warunków obniżenia podatku należnego) oraz w tym miesiącu zostały one spełnione, tj. dokonano zwrotu towarów potwierdzonego protokołem.

Przykład 2
Z uwagi na wady jakościowe towaru 28 maja 2021 r. nabywca uzgodnił ze sprzedawcą w formie korespondencji e-mail, że zwróci wadliwy towar. Towar dotarł do sprzedawcy 10 czerwca 2021 r. Sprzedawca tego samego dnia sporządził protokół zwrotu towarów oraz zwrócił nabywcy kwotę wartości przekazanych towarów. 14 czerwca 2021 r. sprzedawca wystawił fakturę korygującą i przesłał ją nabywcy.

W tym przypadku nabywca powinien pomniejszyć kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu składanym za czerwiec 2021 r. Co prawda w maju 2021 r. doszło do uzgodnień zwrotu towaru (warunków obniżenia podatku należnego), jednak zostały one spełnione dopiero w czerwcu 2021 r.

Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że zgodnie z nowymi przepisami ustawy o VAT obowiązek obniżenia kwoty podatku naliczonego jest niezależny od momentu otrzymania przez nabywcę faktury korygującej "in minus". W praktyce oznacza to, że nabywca może być obowiązany do obniżenia kwoty podatku naliczonego jeszcze przed otrzymaniem faktury korygującej (o ile oczywiście doszło do uzgodnienia nowych warunków i zostały one spełnione). Taką wykładnię przepisów przedstawia Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych, odpowiadając na pytania:

Jak wykazać w ewidencji zakupów JPK_V7M/V7K zmniejszenie podatku naliczonego w oparciu o dokonane uzgodnienia z kontrahentem (przy założeniu, że nabywca został powiadomiony o zaistnieniu przesłanek do wystawienia faktury korygującej, ale faktury korygującej nie otrzymał)? Czy zmniejszenie podatku naliczonego ująć na podstawie dowodu wewnętrznego (oznaczenie WEW)? Co zrobić później, gdy w kolejnym okresie do nabywcy w końcu trafi faktura korygująca?

W związku z tak postawionymi pytaniami MF wskazało jednoznacznie, że zmniejszenie podatku naliczonego należy ująć w ewidencji na podstawie dokumentu wewnętrznego (WEW). W przypadku otrzymania faktury korygującej w kolejnym okresie faktury tej nie należy wykazywać w ewidencji. Nie zachodzi zatem potrzeba korygowania pliku JPK_V7M/V7K. Od 1 lipca 2021 r. wynika to już wprost z przepisów rozporządzenia dotyczącego JPK.

Tak więc w analizowanej sprawie, jeżeli do uzgodnień warunków zwrotu towaru, jak i do samego zwrot w ramach reklamacji doszło w maju 2021 r. to niezależnie od tego, że fakturę korygującą nabywca otrzymał dopiero w czerwcu 2021 r., jest on obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego już w rozliczeniu za maj 2021 r. W tym okresie zostały bowiem spełnione wszystkie warunki będące podstawą omawianego obowiązku nabywcy. Z uwagi na fakt, że nabywca otrzymał korektę dopiero w czerwcu 2021 r., obniżenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za maj 2021 r. należało dokonać na podstawie dokumentu wewnętrznego i odpowiednio go zaraportować w JPK_V7M/V7K, już bez wykazywania faktury korygującej w ewidencji. Zasady te znajdą zastosowanie, jeżeli sprzedawca i nabywca nie zawarli przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej "in minus" w 2021 r. porozumienia o stosowaniu dotychczasowych zasad rozliczania tych faktur korygujących (obowiązujących do końca 2020 r.).

Podstawa prawna:

• art. 29a ust. 13, art. 86 ust. 19a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1163

Powołane pisma organów podatkowych

• Objaśnienia podatkowe z 23 kwietnia 2021 r. w zakresie pakietu rozwiązań "Slim VAT" oraz wybranych rozwiązań doprecyzowujących niektóre konstrukcje VAT wprowadzonych ustawą z dnia 27 listopada 2020 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2419).

Adrian Błaszkiewicz, ekspert w zakresie VAT