E-faktury – co się zmieni? Czy podatników i księgowych czeka rewolucja?

Cel: uszczelnienie systemu VAT

Z uzasadnienia projektu nowelizacji wynika, że proponowane zmiany w dużej mierze mają na celu jeszcze ściślejszą kontrolę rozliczeń pomiędzy podatnikami. Biorąc po uwagę fakt, że polski rząd ma ambicję pozostania liderem wśród państw członkowskich UE w skutecznej walce z oszustwami karuzelowymi, wprowadzenie obowiązkowych e-faktur może stać się rzeczywistością szybciej niż się tego spodziewamy.

Niewątpliwie wprowadzane zmiany są kolejnym krokiem zmierzającym w stronę digitalizacji podatków, która ma obecnie miejsce nie tylko na terytorium Polski, ale też innych państw. Przykładowo Francja planuje wprowadzenie systemu e-faktur od 2023 r.

Projekt ten przewiduje wprowadzenie przepisów w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. KSeF), a także innych rozwiązań mających na celu dalsze uproszczenie rozliczania przez podatników podatku od towarów i usług. Przykładem takich rozwiązań są uproszczenia w wystawianiu faktur korygujących (w tym zmniejszenie liczby elementów takiej faktury), faktur zaliczkowych oraz fakultatywne stosowanie duplikatów faktur.

Jak będzie wyglądał KSeF i czym charakteryzuje się e-faktura?

Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego KSeF, oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. System będzie zawierał w sobie również możliwość odbioru faktur dokumentujących zakupy podatnika, co będzie wymagało akceptacji odbiorcy.

Kwestia która pozostanie po stronie podatników, to sposób ustalania akceptacji otrzymania e-faktur przez odbiorców. KSeF nie będzie zawierał w sobie funkcji akceptacji otrzymywania faktur w tej formie, tak więc przedsiębiorcy będą musieli ustalać to między sobą na zasadach jakie obowiązują wobec faktur elektronicznych.

Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do KSeF poprzez API, następnie wymagana będzie odpowiednia autoryzacja wprowadzanych faktur. Projekt zakłada również możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

Każdy podatnik, poprzez indywidualne konto w systemie KSeF, będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej. Założenia projektu wprowadzają możliwość skorzystania przez podatników z e-faktur. Przy czym należy podkreślić, że faktury papierowe oraz elektroniczne będą nadal funkcjonowały w obrocie gospodarczym.

Proponowany przez Ministerstwo Finansów system nie przewiduje jak na razie możliwości wystawania i przesyłania not korygujących ani wystawiania VAT RR oraz faktur pro forma.

Jakie korzyści dla podatników?

Zachętą do wystawiania e-faktur ma być dla podatników możliwość skorzystania z prawa do 40-dniowego terminu zwrotu podatku oraz rozliczenia korekty in minus za okres wystawienia faktury korygującej. Obejmuje to także sytuacje gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie w KSeF.

Jakie będą skutki wprowadzanych zmian?

Pionierem w procesie wprowadzania modelu automatycznych e-faktur w Unii Europejskiej były Włochy – państwo, które posiada największą w Europie lukę VAT. Głównym celem jaki miało spełniać wprowadzenie tego rozwiązania było zatem ograniczenie błędów oraz zapobieganie oszustwom związanym z VAT. Włoski model e-fakturowania obejmował początkowo jedynie relacje B2G. Z czasem ewoluował i stał się wymagany również w transakcjach w ramach B2B oraz B2C. Od 1 stycznia 2019 roku wystawianie i raportowanie e-faktur w formacie FutturaPA za pośrednictwem systemu Sistema di Interscambio stało się obowiązkiem dla większości przedsiębiorców. Rozwiązanie to uznane zostało przez włoski rząd za rewolucyjną zmianę, a liczba gromadzonych w systemie danych stale rośnie.

Z uzasadnienia do projektu wynika, że rozwiązania przyczynią się nie tylko do wzmocnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku VAT, ale także do uproszczenia samego procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców z uwagi na możliwość zdalnego monitorowania przez organy podatkowe obrotu dokumentowanego fakturami. Proponowane rozwiązania umożliwią także zwiększenie dochodów budżetu państwa w wyniku zakładanego zwiększenia poboru podatku VAT na każdym etapie obrotu towarami i usługami.

Połączenie proponowanych przepisów z funkcjonującym już systemem JPK niewątpliwie wpłynie pozytywnie na skuteczność walki organów podatkowych z tzw. „luką w VAT”.

Ministerstwo Finansów stoi na stanowisku, że wprowadzane przepisy znacznie ułatwią rozliczanie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami. Mogą one również wpłynąć na proces zupełnego zaniku ręcznych procesów fakturowania, o ile tempo digitalizacji podatków nie zwolni. Nadchodzące lata mogą stać się gorączkowe dla podatników, którzy będą musieli zmierzyć się z wieloma nowymi wymogami dotyczącymi przepisów e-fakturowania.

Zgodnie z projektem, ustawa ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2022 r.

Magdalena Verdun, Doradca podatkowy w kancelarii TwentyTwenty Tax&Legal

Projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw