Nota korygująca – czym jest, kto może wystawić, jakie błędy na fakturze może poprawić

• Nota korygująca – czym jest, jaką funkcję pełni
• Nota korygująca do faktury - kto może ją wystawić?
• Co powinna zawierać nota korygująca?
• Jakie błędy faktury można poprawić notą korygującą? Kiedy można wystawić notę korygującą?
• Jakich błędów w fakturze nie można poprawić notą korygującą?
• Faktura korygująca a nota korygująca
• Wystawienie noty korygującej - termin
• Akceptacja noty korygującej

Nota korygująca – czym jest, jaką funkcję pełni

Nota korygująca to dokument (specyficzny rodzaj faktury uregulowany w ustawie o VAT), który pozwala nabywcy towaru lub usługi (podatnikowi VAT) poprawić część błędów w fakturze otrzymanej od kontrahenta. Trzeba pamiętać, że notą korygującą nie można, co do zasady, poprawiać błędów w kwotach i liczbach na fakturze.

Nota korygująca do faktury - kto może ją wystawić?

Prawo do wystawienia noty korygującej przysługuje wyłącznie podatnikowi VAT, który nabył towar lub usługę i otrzymał fakturę VAT zawierającą wskazane w ustawie o VAT błędy.

Co powinna zawierać nota korygująca?

Na podstawie art. 106k ust. 3 ustawy o VAT nota korygująca powinna zawierać:

a) wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;

b) numer kolejny i datę jej wystawienia;

c) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;

d) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

e) dane zawarte w fakturze, którą koryguje nota korygująca, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6 ustawy o VAT (chodzi tu o:
- datę wystawienia;

- numer faktury;

- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT;

- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Jakie błędy faktury można poprawić notą korygującą? Kiedy można wystawić notę korygującą?

Przepis art. 106k ustawy o VAT wyraźnie wskazuje, że notą korygującą nie mogą być poprawiane błędy w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15 tej ustawy.

A zatem przy pomocy noty korygującej możemy poprawić wszystkie inne błędy w fakturze, w tym w szczególności:

- data wystawienia faktury;

- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. a ustawy o VAT;

- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy o VAT;

- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;

- brak dopisku na fakturze „metoda kasowa - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:

a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 ustawy o VAT lub art. 21 ust. 1 tej ustawy, lub

b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 ustawy o VAT określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty;

- lub niewłaściwe użycie tego dopisku w innych sytuacjach.

- brak dopisku „samofakturowanie” - w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT - lub jego niewłaściwe użycie w innych sytuacjach;

- brak dopisku „odwrotne obciążenie” - w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - lub jego niewłaściwe użycie w innych sytuacjach;

- brak dopisku „mechanizm podzielonej płatności” -  w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania - lub niewłaściwe użycie tego dopisku w innych sytuacjach;

-  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 tej ustawy – nieprawidłowe wskazanie (lub brak wskazania):

a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,

b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub

c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;

- nazwa i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres - w przypadku, o którym mowa w art. 106c ustawy o VAT;

– nazwa lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku - w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego;

- w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – data dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:

a) przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,

b) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c ustawy o VAT;

- dane określone w art. 136 ustawy o VAT -  w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c ustawy o VAT, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej);

- w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 ustawy o VAT:

a) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,

b) numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

- brak dopisku „procedura marży dla biur podróży” - w przypadku świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 119 ust. 1 ustawy o VAT kwota marży - lub niewłaściwe użycie tego dopisku w innych sytuacjach;

- brak dopisków „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” - w przypadku dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 120 ust. 4 i 5 marża - lub niewłaściwe użycie tych dopisków w innych sytuacjach.

Jakich błędów w fakturze nie można poprawić notą korygującą?

Notą korygującą nie można zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT poprawić następujących błędnych danych liczbowych na fakturze:

- miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

- cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkową netto);

- kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

- stawka polskiego podatku VAT albo stawka zagranicznego podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9 ustawy o VAT;

- suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku VAT;

- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

- kwota należności ogółem.

Polecamy: „Instrukcje księgowego – 96 praktycznych procedur z serwisem online”

Polecamy: „Kontrola skarbowa w firmie”

Faktura korygująca a nota korygująca

Wyżej wskazane dane (których nie można skorygować notą korygującą) można poprawić jedynie fakturą korygującą, o której mowa w art. 106j ustawy o VAT. Jednak faktury korygującej nie może wystawić nabywca (towaru lub usługi), a jedynie sprzedawca (podatnik VAT), który wystawił błędną fakturę.

Fakturą korygującą sprzedawca (wystawca faktury) może (i powinien) poprawić błąd w każdej pozycji faktury.

Wystawienie noty korygującej - termin

Przepisy nie wskazują żadnego konkretnego terminu, w którym można lub trzeba wystawić notę korygującą. Podatnik (nabywca) ma tu więc dowolność. Może wystawić notę korygującą od razu jak zauważy błąd lub w późniejszym terminie.
Jednak warto to zrobić jak najszybciej, choćby dlatego, że kontrola fiskusa może uznać taką błędną fakturę za nierzetelny lub niekompletny dowód księgowy, który nie może stanowić podstawy rozliczeń podatkowych.

Akceptacja noty korygującej

Ustawa o VAT dla ważności wystawionej przez nabywcę noty korygującej wymaga akceptacji wystawcy faktury.

Jednak przepisy nie zawierają żadnych konkretnych wymagań formalnych jak taka akceptacja powinna być dokonana.

Organy podatkowe dopuszczają nawet milczącą akceptację noty korygującej. Przykładem takiej wykładni jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 kwietnia 2017 r. (sygn. 2461-IBPP4.4512.21.2017.1.LG), w której organ stwierdził końcowo:

(…) przepisy dotyczące noty korygującej nie regulują w jaki sposób i w jakiej formie ma być dokonywana akceptacja noty korygującej a tym samym nie zastrzegają aby akceptacja noty musi być potwierdzona podpisem. Zatem akceptacja noty może odbywać się w sposób dowolny skoro regulacje z tym zakresie tego nie określiły.
Brak odpowiedzi ze strony kontrahenta Wnioskodawcy, tj. brak wyrażenia sprzeciwu i brak zaakceptowania noty korygującej, oznacza dla Wnioskodawcy, że odbiorca noty korygującej przyjął ją do wiadomości i dokonał równocześnie jej akceptacji.
Mając na uwadze powyższe należy zatem uznać, że brak wyrażenia sprzeciwu i brak zaakceptowania noty korygującej przez kontrahenta Wnioskodawcy (tj. nieprzekazania wiadomości o sprzeciwie za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej, czy też za pośrednictwem telefonu, albo w jakikolwiek inny sposób) oznacza, że nota korygująca została zaakceptowana zgodnie z art. 106k ust. 2 ustawy.

Jednak zdecydowanie bezpieczniej dla wystawcy noty korygującej będzie jeżeli uzyska dla tej noty wyraźną (np. pisemną, czy wyrażoną w formie elektronicznej korespondencji) akceptację wystawcy faktury lub jego upoważnionego przedstawiciela.

Paweł Huczko