Nota korygująca - kto ją wystawia i kiedy?

Kto może wystawić notę korygującą?

W obrocie gospodarczym obowiązują dwa dokumenty, za pomocą których dokonuje się zmian w wystawionych i wprowadzonych do obiegu fakturach VAT. Należą do nich faktura korygująca (wystawiana przez sprzedawcę towarów lub usług) oraz faktura nazywana notą korygującą (wystawiana przez nabywcę towarów lub usług).

W przypadku faktury nazywanej notą korygującą, to zgodnie z art. 106k ustawy o VAT (dalej także "ustawa"), może ją wystawić nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek wyszczególnionych przez ustawodawcę, o czym poniżej.

Co powinna zawierać nota korygująca?

Z przepisów ustawy wynika, że prawidłowo wystawiona nota korygująca powinna zawierać wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”, a także następujące elementy:

1) numer kolejny i datę jej wystawienia;

2) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;

3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura (nota korygująca), określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6 ustawy, tj.:

- datę wystawienia;

- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

4) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Przepisy w zakresie noty korygującej nie naruszają przepisów dotyczących wystawiania faktur korygujących.

Kiedy wystawić notę korygującą?

Przepisy w zakresie podatku VAT nie określają terminu wystawienia noty korygującej. Podatnik może więc wystawiać noty korygujące i dokonywać wszelkich zmian dotyczących rozliczeń podatku do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Czy nota korygująca wymaga akceptacji?

Tak, faktura nazywana notą korygującą wymaga akceptacji wystawcy faktury.

W praktyce, podmiot sporządzający notę korygującą przesyła ją wystawcy faktury (lub faktury korygującej) wraz z kopią. Jeżeli wystawca faktury (lub faktury korygującej) zaakceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktury, a kopię odsyła wystawcy noty.

Warto zwrócić jednak uwagę, że przepisy dotyczące noty korygującej nie wskazują, w jaki sposób i w jakiej formie ma być dokonywana akceptacja noty korygującej, a tym samym nie zastrzegają, aby akceptacja musiała być np. potwierdzona podpisem. W związku z tym akceptacja noty może odbywać się w sposób dowolny, skoro regulacje z tym zakresie tego nie określiły.

Jakich pomyłek nie można poprawić notą korygującą?

Notą korygującą nie można poprawiać pomyłek określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15 ustawy, czyli:

- miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

- ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);

- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

- wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto);

- stawki podatku VAT;

- sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku VAT;

- kwoty należności ogółem.

Jakie pomyłki można poprawić notą korygującą?

Noty korygujące mogą być wystawione przez nabywcę towaru lub usługi, w przypadku, gdy otrzymał on fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi.

Praktycznie rzecz biorąc notami korygującymi mogą być poprawione m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.

Czy przy braku oznaczenia "mechanizm podzielonej płatności" można wystawić notę korygującą?

Jeżeli płatnicy podatku od towarów i usług zapomną wpisać na fakturze „mechanizm podzielonej płatności” to powinni szybko skontaktować się z nabywcą i ustalić z nim, że mimo tego braku zapłata powinna nastąpić w mechanizmie podzielonej płatności.

Sprzedawca może oczywiście wystawać korektę do tej faktury, ale nie ma też przeszkód by taką fakturę skorygował notą korygującą nabywca. Takie stanowisko potwierdzają organy podatkowe, przykładowo w interpretacji indywidualnej z 18 lutego 2020 r.,nr 0112-KDIL1-2.4012.664.2019.2.PG, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że "w związku z wejściem w życie z dniem 1 listopada 2019 r. nowych przepisów dotyczących obowiązkowego stosowania mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do towarów i usług wyszczególnionych w załączniku nr 15 do ustawy gdy kwota należności jest równa lub przekroczy wartość sprzedaży 15.000 zł brutto, w sytuacji gdy faktura dokumentująca te czynności nie zawiera zapisu „mechanizm podzielonej płatności”, Wnioskodawca może sam dokonać poprawy wadliwie wystawionych przez sprzedawcę faktur, wystawiając do nich noty korygujące".

Podstawa prawna:

- ustawa  z dnia 11 marca 2004 r.  o podatku od towarów i usług  z dnia 11 marca 2004 r., t.j. z dnia 23 stycznia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r., poz. 106).