Faktura zaliczkowa – jak i kiedy wystawić

Faktura zaliczkowa – czym jest

Ustawa o VAT nie posługuje się wprost pojęciem „faktura zaliczkowa” ale na podstawie niżej wskazanego przepisu przyjmuje się, że fakturą zaliczkową jest faktura dokumentująca otrzymanie przez podatnika VAT (sprzedawcy towarów lub usług) całości lub części zapłaty przed dokonaniem określonych czynności podlegających opodatkowaniu VAT.

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik  VAT ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;3) wewnątrzwspóln
otową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności (zaliczka), o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Zatem podatnik VAT ma obowiązek wystawienia tzw. faktury zaliczkowej jeżeli otrzymał część zapłaty (np. w formie zaliczki, zadatku, przedpłaty) od nabywcy, przed dokonaniem:

- sprzedaży,
- dostawy towarów lub wykonania usługi,
- wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, z wyjątkiem sytuacji, w której podatnik korzysta z tzw. procedury unijnej dotyczącej dostaw towarów i świadczenia niektórych ustaw.

Warto też wskazać, że na podstawie art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury (czyli także faktury zaliczkowej) w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT.

Kiedy nie można wystawić faktury zaliczkowej?

Z ww. art. 106b ust. 1 pkt 4) – w związku z art. 19a ustawy o VAT wynika, że podatnik VAT nie może wystawić faktury zaliczkowej, gdy otrzyma całość, lub część zapłaty z tytułu:

- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- świadczenia usług telekomunikacyjnych,
- świadczenia usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT,
- świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
- świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
- świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
- świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

(z wyjątkiem ww. usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, stanowiących import usług)

- dostaw towarów, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2 ustawy o VAT, dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika.

Co powinna zawierać faktura zaliczkowa? Informacje i dane na fakturze zaliczkowej

Zgodnie z art. 106f ust. 1 ustawy o VAT faktura zaliczkowa powinna zawierać następujące dane:

1) dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1–6 ustawy o VAT, czyli:

- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

2) otrzymaną kwotę zapłaty;

3) kwotę podatku wyliczoną według wzoru:

KP = (ZB x SP) / 100 + SP

gdzie:

KP – oznacza kwotę podatku,

ZB – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,

SP – oznacza stawkę podatku;

4) dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Warto podkreślić, że do faktury zaliczkowej stosuje się odpowiednio przepisy art. 106e ust. 1 pkt 16–21 i 24 oraz ust. 2–6, 10 i 11 ustawy o VAT.
Zatem także na fakturach zaliczkowych umieszczać trzeba (w odpowiednich sytuacjach) wymagane przez prawo adnotacje takie jak: „metoda kasowa”, „samofakturowanie”, „odwrotne obciążenie”, „mechanizm podzielonej płatności”, „procedura marży dla biur podróży”, procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”.

Na fakturze zaliczkowej kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Ważne!
Jeżeli wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową (dokumentującą otrzymanie części zapłaty), a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur. (art. 106f ust. 4 ustawy o VAT).

Wystawianie faktury zaliczkowej

Fakturę zaliczkową, wystawia się co do zasady (tak jak zwykłą, podstawową fakturę VAT) co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Do faktur zaliczkowych stosuje się także inne przepisy art. 106g ustawy o VAT.

Faktury zaliczkowe można wystawić w formie papierowej lub elektronicznej.

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1) podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,

2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,

3) nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,

4) podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi

– zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT do faktury zaliczkowej (tak jak do zwykłej faktury VAT) można wystawić fakturę korygującą, w szczególności gdy po wystawieniu faktury zaliczkowej dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, a także gdy stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, czy podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie.

Nabywca może też wystawić do faktury zaliczkowej notę korygującą na podstawie art. 106k ustawy o VAT – jeżeli faktura zaliczkowa zawiera pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15 ustawy o VAT.

Termin wystawienia faktury zaliczkowej

Fakturę zaliczkową podatnik VAT ma obowiązek wystawić:

- nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał całość lub część zapłaty (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT);
- nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty na poczet przyszłej dostawy towaru lub przyszłego wykonania usługi (art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT).

Faktura końcowa wystawiona po fakturze zaliczkowej

Fakturę końcową można wystawić po zakończeniu transakcji (tj. po zrealizowaniu dostawy towarów lub po wykonaniu usługi). Wystawienie faktury końcowej jest możliwe, gdy uiszczona zaliczka (zaliczki) nie wynosiła pełnej zapłaty za dane zamówienie.

Natomiast nie trzeba wystawiać faktury końcowej, gdy wystawiona faktura (faktury) zaliczkowa została wystawiona na całą zapłatę.

Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi (fakturze końcowej) sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty.
Faktura końcowa powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. (zob. art. 106f ust. 3 ustawy o VAT).

SLIM VAT 3 a faktury zaliczkowe

Projekt nowelizacji ustawy o VAT zwany „SLIM VAT 3” zakłada zmianę art. 106b ust. 1a ustawy o VAT, w celu wprowadzenia możliwości rezygnacji z obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej i ograniczenia się do wystawienia faktury rozliczeniowej, w której uwzględni się całość dokonanej dostawy towarów lub świadczenia usług (łącznie z kwotą otrzymanej zaliczki lub zaliczek), w przypadku gdy obowiązek podatkowy z tytułu otrzymania zaliczki i dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług powstaje w tym samym okresie rozliczeniowym (miesiącu/kwartale).
W konsultacjach do tego projektu wskazywano, że to ułatwienie może być pozorne, bo projekt jednocześnie pozostawiał bez zmian art. 19a ust. 8 ustawy VAT i nie zwalniał podatników z obowiązku rozpoznania obowiązku podatkowego od otrzymanej zaliczki (gdy do dostawy dojedzie w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzymał taką zaliczkę) i konsekwentnie ujęcia tego zdarzenia w ewidencji VAT/JPK.
Ministerstwo Finansów w raporcie z konsultacji publicznych tego projektu poinformowało, że zmiana ta została przeniesiona do innego projektu (nie wskazano do jakiego), a zgłoszone uwagi do tej zmiany będą analizowane przez MF w dalszych pracach.