REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF w firmie. Jak e-faktury wpłyną na bezpieczeństwo danych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF a cyberbezpieczeństwo. Jak e-faktury wpłyną na bezpieczeństwo danych?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest przełomowe w procesie cyfryzacji przedsiębiorstw w Polsce. Niemniej jednak, wraz z tym postępem, mogą się pojawić nowe wyzwania dotyczące ochrony danych oraz zarządzania ryzykiem w firmach. Jak wygląda kwestia bezpieczeństwa w systemie KSeF i jakie są zagrożenia w związku z jego wdrożeniem?

KSeF obowiązkowy od 2024 roku

Od 1 lipca 2024 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy. Oznacza to, że za niecały rok faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać wyłącznie przez rządową platformę. Wprowadzenie nowego systemu jest ogromnym wyzwaniem dla przedsiębiorstw, zarówno w związku z kosztami, które wynikają z implementacji systemu, czasem i zmianami w organizacji pracy, a także ze względu na technologie i skuteczne dbanie o bezpieczeństwo danych.

REKLAMA

Współcześnie cyberataki, które często mają na celu pozyskanie wrażliwych danych, stanowią jedno z głównych zagrożeń dla firm. Państwowy instytut badawczy NASK odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwa w obszarze internetowym, od stycznia 2023 roku do 20 kwietnia tego roku zanotował blisko 85,5 tysiąca zgłoszeń związanych z zagrożeniami cyberbezpieczeństwa, reagując na 24 tysiące incydentów. Taka rzeczywistość skłania wiele osób do refleksji nad bezpieczeństwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Dostęp do danych w KSeF

Zanim przedsiębiorcy zaczną korzystać z KSeF, muszą przejść proces uwierzytelnienia i autoryzacji w systemie. Dopiero wtedy uzyskają dostęp do przeglądania, wystawiania i odbierania e-faktur. Mogą także nadać te uprawnienia konkretnym osobom fizycznym działającym w ich imieniu lub podmiotom, na przykład biurom rachunkowym. Dzielą się one na trzy rodzaje: 

  • nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF (uprawnienia administracyjne); 
  • wystawianie lub dostęp do e-Faktur (obsługa bieżąca); 
  • wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez nabywcę w imieniu podatnika (art. 106d ust.1 ustawy o VAT).

Przedsiębiorcy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, mogą przejeść proces i uwierzytelnienia i autoryzacji prościej, z wykorzystaniem profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Przedsiębiorcy, którzy nie są osobami fizycznymi np. spółki z o.o., mogą uzyskać dostęp do KSeF, zgłaszając naczelnikowi urzędu skarbowego zawiadomienie (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z platformy dla konkretnej osoby. W ten sposób wyznaczany jest administrator, który będzie zarządzać uprawnieniami pracowników do KSeF. Niektóre podmioty prawne posiadają certyfikaty kwalifikowane z NIP firmy, te również można wykorzystać do uwierzytelnienia analogicznie jak w przypadku osoby fizycznej, korzystając z prostszej ścieżki ustanowienia administratora uprawnień.

- Ministerstwo Finansów zapewnia nas, że nie powinniśmy martwić się o kwestię bezpieczeństwa KSeF. Wynika to po pierwsze z samej konstrukcji KSeF, która wyklucza anonimowy dostęp. To konkretne, znane z imienia i nazwiska osoby uzyskają dostęp do faktur ustrukturyzowanych. Po drugie, podmioty publiczne odpowiedzialne za przechowywanie danych są zobligowane do wdrożenia rozwiązań, które zminimalizują ryzyko nieautoryzowanego dostępu do e-faktur. Co więcej, każda faktura ustrukturyzowana, czyli e-faktura wystawiana w ramach systemu KSeF, posiada indywidualny numer identyfikacyjny, który ma uniemożliwić próby ich fałszowania lub modyfikowania – mówi Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jakie wyzwania przy wdrażaniu KSeF w firmie?

Pomimo deklaracji Ministerstwa Finansów dotyczących bezpieczeństwa danych, nie można wykluczyć pewnych wyzwań i potencjalnych zagrożeń, takich jak:

Zmiany w procesach i procedurach w firmie. Wprowadzenie KSeF do firmy mogą wymagać przeprowadzenia wewnętrznych zmian w organizacji pracy, które z kolei mogą okazać się czasochłonne i wiązać się z pewnymi nakładami finansowymi.

Szkolenie pracowników. Skuteczne wdrożenie KSeF będzie wymagało zorganizowania odpowiednich szkoleń dla pracowników. Tego rodzaju szkolenia mogą wydłużyć proces wdrożenia i wiązać się z pewnymi kosztami.

Ryzyko błędów. Jak w przypadku wdrożenia każdego nowego systemu, również w przypadku KSeF wzrasta ryzyko popełniania błędów. Słabe przygotowanie pracowników do obsługi KSeF może przyczynić się do powstawania nieprawidłowości.

Problemy z integracją oprogramowania. Integracja KSeF z istniejącym oprogramowaniem księgowym może stanowić wyzwanie, wymagając dodatkowych nakładów pracy i środków finansowych.

REKLAMA

Ryzyko awarii. Awarie KSeF mogą stanowić poważne zagrożenie dla firm, szczególnie jeśli wystąpią w trakcie procesu przesyłania faktur. W takiej sytuacji, przedsiębiorstwa mogą napotkać trudności w przekazywaniu faktur do kontrahentów, co może skutkować opóźnieniami w płatnościach i wpłynąć negatywnie na relacje biznesowe. Dłuższe utrzymywanie się awarii może także generować trudności w prowadzeniu księgowości oraz zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa.

- Aby skutecznie uniknąć ewentualnych kłopotów, należy podejść do wdrożenia KSeF z dużą dbałością o szczegóły. Konieczne jest staranne planowanie, przygotowanie oraz stałe monitorowanie procesów obsługi faktur. W celu minimalizacji ryzyk, istotne jest regularne aktualizowanie zarówno oprogramowania zapewniającego integrację z KSeF, jak i systemów operacyjnych komputerów czy serwerów, na których pracujemy. Warto przypomnieć, że każde urządzenie w firmie powinno mieć zainstalowane oprogramowanie antywirusowe z aktualnymi „szczepionkami", czyli najświeższymi bazami wirusów. Dobrą praktyką, jest również zadbanie o regularny, najlepiej codzienny, backup danych z systemów. Daje nam to pewność, że zawsze mamy dostęp do dokumentów, a w przypadku awarii laptopa, serwera, dysku lub zainfekowania komputera wirusem, mamy możliwość szybkiego odtworzenia naszych systemów – dodaje Konrad Bień, kierownik ds. bezpieczeństwa systemów w Symfonii.

Mimo wyzwań i ryzyka obowiązek wprowadzenia w firmie KSeF to krok w kierunku bardziej efektywnej i zautomatyzowanej obsługi procesów finansowych. Odpowiednio przeszkoleni pracownicy oraz odpowiedzialna implementacja z pewnością przyczynią się do osiągnięcia poziomu bezpieczeństwa danych zgodnego z wymogami obecnego środowiska cyfrowego. To nowoczesne narzędzie ma potencjał nie tylko do usprawnienia działań przedsiębiorstw, lecz także do ochrony informacji w sposób, który zgodny jest z najwyższymi standardami.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te świadczone na rzecz osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

REKLAMA

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

REKLAMA

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA