KSeF w firmie. Jak e-faktury wpłyną na bezpieczeństwo danych?

• KSeF obowiązkowy od 2024 roku
• Dostęp do danych w KSeF
• Jakie wyzwania przy wdrażaniu KSeF w firmie?

KSeF obowiązkowy od 2024 roku

Od 1 lipca 2024 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy. Oznacza to, że za niecały rok faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać wyłącznie przez rządową platformę. Wprowadzenie nowego systemu jest ogromnym wyzwaniem dla przedsiębiorstw, zarówno w związku z kosztami, które wynikają z implementacji systemu, czasem i zmianami w organizacji pracy, a także ze względu na technologie i skuteczne dbanie o bezpieczeństwo danych.

Autopromocja

Współcześnie cyberataki, które często mają na celu pozyskanie wrażliwych danych, stanowią jedno z głównych zagrożeń dla firm. Państwowy instytut badawczy NASK odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwa w obszarze internetowym, od stycznia 2023 roku do 20 kwietnia tego roku zanotował blisko 85,5 tysiąca zgłoszeń związanych z zagrożeniami cyberbezpieczeństwa, reagując na 24 tysiące incydentów. Taka rzeczywistość skłania wiele osób do refleksji nad bezpieczeństwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Dostęp do danych w KSeF

Zanim przedsiębiorcy zaczną korzystać z KSeF, muszą przejść proces uwierzytelnienia i autoryzacji w systemie. Dopiero wtedy uzyskają dostęp do przeglądania, wystawiania i odbierania e-faktur. Mogą także nadać te uprawnienia konkretnym osobom fizycznym działającym w ich imieniu lub podmiotom, na przykład biurom rachunkowym. Dzielą się one na trzy rodzaje: 

• nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF (uprawnienia administracyjne); 
• wystawianie lub dostęp do e-Faktur (obsługa bieżąca); 
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez nabywcę w imieniu podatnika (art. 106d ust.1 ustawy o VAT).

Przedsiębiorcy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, mogą przejeść proces i uwierzytelnienia i autoryzacji prościej, z wykorzystaniem profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Przedsiębiorcy, którzy nie są osobami fizycznymi np. spółki z o.o., mogą uzyskać dostęp do KSeF, zgłaszając naczelnikowi urzędu skarbowego zawiadomienie (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z platformy dla konkretnej osoby. W ten sposób wyznaczany jest administrator, który będzie zarządzać uprawnieniami pracowników do KSeF. Niektóre podmioty prawne posiadają certyfikaty kwalifikowane z NIP firmy, te również można wykorzystać do uwierzytelnienia analogicznie jak w przypadku osoby fizycznej, korzystając z prostszej ścieżki ustanowienia administratora uprawnień.

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

- Ministerstwo Finansów zapewnia nas, że nie powinniśmy martwić się o kwestię bezpieczeństwa KSeF. Wynika to po pierwsze z samej konstrukcji KSeF, która wyklucza anonimowy dostęp. To konkretne, znane z imienia i nazwiska osoby uzyskają dostęp do faktur ustrukturyzowanych. Po drugie, podmioty publiczne odpowiedzialne za przechowywanie danych są zobligowane do wdrożenia rozwiązań, które zminimalizują ryzyko nieautoryzowanego dostępu do e-faktur. Co więcej, każda faktura ustrukturyzowana, czyli e-faktura wystawiana w ramach systemu KSeF, posiada indywidualny numer identyfikacyjny, który ma uniemożliwić próby ich fałszowania lub modyfikowania – mówi Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.

Jakie wyzwania przy wdrażaniu KSeF w firmie?

Pomimo deklaracji Ministerstwa Finansów dotyczących bezpieczeństwa danych, nie można wykluczyć pewnych wyzwań i potencjalnych zagrożeń, takich jak:

Zmiany w procesach i procedurach w firmie. Wprowadzenie KSeF do firmy mogą wymagać przeprowadzenia wewnętrznych zmian w organizacji pracy, które z kolei mogą okazać się czasochłonne i wiązać się z pewnymi nakładami finansowymi.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Szkolenie pracowników. Skuteczne wdrożenie KSeF będzie wymagało zorganizowania odpowiednich szkoleń dla pracowników. Tego rodzaju szkolenia mogą wydłużyć proces wdrożenia i wiązać się z pewnymi kosztami.

Ryzyko błędów. Jak w przypadku wdrożenia każdego nowego systemu, również w przypadku KSeF wzrasta ryzyko popełniania błędów. Słabe przygotowanie pracowników do obsługi KSeF może przyczynić się do powstawania nieprawidłowości.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Problemy z integracją oprogramowania. Integracja KSeF z istniejącym oprogramowaniem księgowym może stanowić wyzwanie, wymagając dodatkowych nakładów pracy i środków finansowych.

Ryzyko awarii. Awarie KSeF mogą stanowić poważne zagrożenie dla firm, szczególnie jeśli wystąpią w trakcie procesu przesyłania faktur. W takiej sytuacji, przedsiębiorstwa mogą napotkać trudności w przekazywaniu faktur do kontrahentów, co może skutkować opóźnieniami w płatnościach i wpłynąć negatywnie na relacje biznesowe. Dłuższe utrzymywanie się awarii może także generować trudności w prowadzeniu księgowości oraz zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa.

- Aby skutecznie uniknąć ewentualnych kłopotów, należy podejść do wdrożenia KSeF z dużą dbałością o szczegóły. Konieczne jest staranne planowanie, przygotowanie oraz stałe monitorowanie procesów obsługi faktur. W celu minimalizacji ryzyk, istotne jest regularne aktualizowanie zarówno oprogramowania zapewniającego integrację z KSeF, jak i systemów operacyjnych komputerów czy serwerów, na których pracujemy. Warto przypomnieć, że każde urządzenie w firmie powinno mieć zainstalowane oprogramowanie antywirusowe z aktualnymi „szczepionkami", czyli najświeższymi bazami wirusów. Dobrą praktyką, jest również zadbanie o regularny, najlepiej codzienny, backup danych z systemów. Daje nam to pewność, że zawsze mamy dostęp do dokumentów, a w przypadku awarii laptopa, serwera, dysku lub zainfekowania komputera wirusem, mamy możliwość szybkiego odtworzenia naszych systemów – dodaje Konrad Bień, kierownik ds. bezpieczeństwa systemów w Symfonii.

Mimo wyzwań i ryzyka obowiązek wprowadzenia w firmie KSeF to krok w kierunku bardziej efektywnej i zautomatyzowanej obsługi procesów finansowych. Odpowiednio przeszkoleni pracownicy oraz odpowiedzialna implementacja z pewnością przyczynią się do osiągnięcia poziomu bezpieczeństwa danych zgodnego z wymogami obecnego środowiska cyfrowego. To nowoczesne narzędzie ma potencjał nie tylko do usprawnienia działań przedsiębiorstw, lecz także do ochrony informacji w sposób, który zgodny jest z najwyższymi standardami.