REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF w firmie. Jak e-faktury wpłyną na bezpieczeństwo danych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF a cyberbezpieczeństwo. Jak e-faktury wpłyną na bezpieczeństwo danych?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest przełomowe w procesie cyfryzacji przedsiębiorstw w Polsce. Niemniej jednak, wraz z tym postępem, mogą się pojawić nowe wyzwania dotyczące ochrony danych oraz zarządzania ryzykiem w firmach. Jak wygląda kwestia bezpieczeństwa w systemie KSeF i jakie są zagrożenia w związku z jego wdrożeniem?

KSeF obowiązkowy od 2024 roku

Od 1 lipca 2024 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy. Oznacza to, że za niecały rok faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać wyłącznie przez rządową platformę. Wprowadzenie nowego systemu jest ogromnym wyzwaniem dla przedsiębiorstw, zarówno w związku z kosztami, które wynikają z implementacji systemu, czasem i zmianami w organizacji pracy, a także ze względu na technologie i skuteczne dbanie o bezpieczeństwo danych.

REKLAMA

Autopromocja

Współcześnie cyberataki, które często mają na celu pozyskanie wrażliwych danych, stanowią jedno z głównych zagrożeń dla firm. Państwowy instytut badawczy NASK odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwa w obszarze internetowym, od stycznia 2023 roku do 20 kwietnia tego roku zanotował blisko 85,5 tysiąca zgłoszeń związanych z zagrożeniami cyberbezpieczeństwa, reagując na 24 tysiące incydentów. Taka rzeczywistość skłania wiele osób do refleksji nad bezpieczeństwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Dostęp do danych w KSeF

Zanim przedsiębiorcy zaczną korzystać z KSeF, muszą przejść proces uwierzytelnienia i autoryzacji w systemie. Dopiero wtedy uzyskają dostęp do przeglądania, wystawiania i odbierania e-faktur. Mogą także nadać te uprawnienia konkretnym osobom fizycznym działającym w ich imieniu lub podmiotom, na przykład biurom rachunkowym. Dzielą się one na trzy rodzaje: 

  • nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF (uprawnienia administracyjne); 
  • wystawianie lub dostęp do e-Faktur (obsługa bieżąca); 
  • wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez nabywcę w imieniu podatnika (art. 106d ust.1 ustawy o VAT).

Przedsiębiorcy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, mogą przejeść proces i uwierzytelnienia i autoryzacji prościej, z wykorzystaniem profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Przedsiębiorcy, którzy nie są osobami fizycznymi np. spółki z o.o., mogą uzyskać dostęp do KSeF, zgłaszając naczelnikowi urzędu skarbowego zawiadomienie (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z platformy dla konkretnej osoby. W ten sposób wyznaczany jest administrator, który będzie zarządzać uprawnieniami pracowników do KSeF. Niektóre podmioty prawne posiadają certyfikaty kwalifikowane z NIP firmy, te również można wykorzystać do uwierzytelnienia analogicznie jak w przypadku osoby fizycznej, korzystając z prostszej ścieżki ustanowienia administratora uprawnień.

- Ministerstwo Finansów zapewnia nas, że nie powinniśmy martwić się o kwestię bezpieczeństwa KSeF. Wynika to po pierwsze z samej konstrukcji KSeF, która wyklucza anonimowy dostęp. To konkretne, znane z imienia i nazwiska osoby uzyskają dostęp do faktur ustrukturyzowanych. Po drugie, podmioty publiczne odpowiedzialne za przechowywanie danych są zobligowane do wdrożenia rozwiązań, które zminimalizują ryzyko nieautoryzowanego dostępu do e-faktur. Co więcej, każda faktura ustrukturyzowana, czyli e-faktura wystawiana w ramach systemu KSeF, posiada indywidualny numer identyfikacyjny, który ma uniemożliwić próby ich fałszowania lub modyfikowania – mówi Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jakie wyzwania przy wdrażaniu KSeF w firmie?

Pomimo deklaracji Ministerstwa Finansów dotyczących bezpieczeństwa danych, nie można wykluczyć pewnych wyzwań i potencjalnych zagrożeń, takich jak:

Zmiany w procesach i procedurach w firmie. Wprowadzenie KSeF do firmy mogą wymagać przeprowadzenia wewnętrznych zmian w organizacji pracy, które z kolei mogą okazać się czasochłonne i wiązać się z pewnymi nakładami finansowymi.

Szkolenie pracowników. Skuteczne wdrożenie KSeF będzie wymagało zorganizowania odpowiednich szkoleń dla pracowników. Tego rodzaju szkolenia mogą wydłużyć proces wdrożenia i wiązać się z pewnymi kosztami.

Ryzyko błędów. Jak w przypadku wdrożenia każdego nowego systemu, również w przypadku KSeF wzrasta ryzyko popełniania błędów. Słabe przygotowanie pracowników do obsługi KSeF może przyczynić się do powstawania nieprawidłowości.

Problemy z integracją oprogramowania. Integracja KSeF z istniejącym oprogramowaniem księgowym może stanowić wyzwanie, wymagając dodatkowych nakładów pracy i środków finansowych.

REKLAMA

Ryzyko awarii. Awarie KSeF mogą stanowić poważne zagrożenie dla firm, szczególnie jeśli wystąpią w trakcie procesu przesyłania faktur. W takiej sytuacji, przedsiębiorstwa mogą napotkać trudności w przekazywaniu faktur do kontrahentów, co może skutkować opóźnieniami w płatnościach i wpłynąć negatywnie na relacje biznesowe. Dłuższe utrzymywanie się awarii może także generować trudności w prowadzeniu księgowości oraz zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa.

- Aby skutecznie uniknąć ewentualnych kłopotów, należy podejść do wdrożenia KSeF z dużą dbałością o szczegóły. Konieczne jest staranne planowanie, przygotowanie oraz stałe monitorowanie procesów obsługi faktur. W celu minimalizacji ryzyk, istotne jest regularne aktualizowanie zarówno oprogramowania zapewniającego integrację z KSeF, jak i systemów operacyjnych komputerów czy serwerów, na których pracujemy. Warto przypomnieć, że każde urządzenie w firmie powinno mieć zainstalowane oprogramowanie antywirusowe z aktualnymi „szczepionkami", czyli najświeższymi bazami wirusów. Dobrą praktyką, jest również zadbanie o regularny, najlepiej codzienny, backup danych z systemów. Daje nam to pewność, że zawsze mamy dostęp do dokumentów, a w przypadku awarii laptopa, serwera, dysku lub zainfekowania komputera wirusem, mamy możliwość szybkiego odtworzenia naszych systemów – dodaje Konrad Bień, kierownik ds. bezpieczeństwa systemów w Symfonii.

Mimo wyzwań i ryzyka obowiązek wprowadzenia w firmie KSeF to krok w kierunku bardziej efektywnej i zautomatyzowanej obsługi procesów finansowych. Odpowiednio przeszkoleni pracownicy oraz odpowiedzialna implementacja z pewnością przyczynią się do osiągnięcia poziomu bezpieczeństwa danych zgodnego z wymogami obecnego środowiska cyfrowego. To nowoczesne narzędzie ma potencjał nie tylko do usprawnienia działań przedsiębiorstw, lecz także do ochrony informacji w sposób, który zgodny jest z najwyższymi standardami.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

REKLAMA

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

ZUS wdraża nowe funkcje aplikacji mobilnej mZUS. Zaświadczenia dot. emerytur, rent i zasiłków. Odwołania, wycofania, załączniki i inne możliwości

Ponad 800 tys. osób ma już aplikację mobilną mZUS. To bardzo prosty i wygodny sposób kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Można w niej sprawdzić stan swojego konta w ZUS, wysłać wnioski o świadczenia dla rodzin i wyliczyć prognozowaną emeryturę. Aplikacja wciąż jest wzbogacana o nowe funkcje i ma coraz więcej użytkowników.

Obligacje skarbowe (oszczędnościowe) - w sierpniu 2025 r. niższe oprocentowanie. Do końca lipca można kupić obligacje z wyższymi odsetkami

Po obniżkach oprocentowania obligacji skarbowych (detalicznych - oszczędnościowych) w maju i czerwcu 2025 r. - w sierpniu kolejny raz w tym roku Ministerstwo Finansów tnie (o 0,25 pkt proc.) odsetki nowych emisji tych obligacji.

43% podatków – tyle naprawdę oddajesz państwu. Nowy raport WEI ujawnia prawdziwe koszty systemu podatkowego w Polsce

Nowy raport Warsaw Enterprise Institute ujawnia, że realne obciążenie podatkowe przeciętnego Polaka wynosi aż 43% dochodu brutto. Choć nominalne stawki wydają się umiarkowane, ukryte składki i daniny skutecznie pomniejszają wypłaty. System jest skomplikowany i kosztowny – również pod względem czasu i wysiłku.

REKLAMA

Pełny kontakt z fiskusem przez aplikację e-Urząd Skarbowy (e-US) w smartfonie. Nie tylko dla osób fizycznych. Jak to działa?

W styczniu 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępnił aplikację mobilną e-Urząd Skarbowy (e-US), która zapewnia łatwy, szybki i bezpieczny dostęp do usług e-Urzędu Skarbowego przez smartfona. Dotychczas z aplikacji mobilnej e-US mogły korzystać tylko osoby fizyczne. Od 25 lipca 2025 r. aplikacja umożliwia również dostęp do konta organizacji w e-US. Dzięki temu organizacje mogą już korzystać z pełnego zakresu usług e-Urzędu Skarbowego w aplikacji mobilnej.

Ustawa o obowiązkowym KSeF uchwalona przez Sejm. Terminy wdrożenia przesądzone

W dniu 25 lipca 2025 r. Sejm uchwalił ustawę wprowadzającą Krajowy System e-Faktur. Zgodnie z nowymi przepisami od 1 lutego 2026 r. firmy o sprzedaży przekraczającej 200 mln zł będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Mniejsze firmy ten obowiązek obejmie od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA