REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF w firmie. Jak e-faktury wpłyną na bezpieczeństwo danych?

KSeF a cyberbezpieczeństwo. Jak e-faktury wpłyną na bezpieczeństwo danych?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest przełomowe w procesie cyfryzacji przedsiębiorstw w Polsce. Niemniej jednak, wraz z tym postępem, mogą się pojawić nowe wyzwania dotyczące ochrony danych oraz zarządzania ryzykiem w firmach. Jak wygląda kwestia bezpieczeństwa w systemie KSeF i jakie są zagrożenia w związku z jego wdrożeniem?

KSeF obowiązkowy od 2024 roku

Od 1 lipca 2024 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy. Oznacza to, że za niecały rok faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać wyłącznie przez rządową platformę. Wprowadzenie nowego systemu jest ogromnym wyzwaniem dla przedsiębiorstw, zarówno w związku z kosztami, które wynikają z implementacji systemu, czasem i zmianami w organizacji pracy, a także ze względu na technologie i skuteczne dbanie o bezpieczeństwo danych.

Autopromocja

Współcześnie cyberataki, które często mają na celu pozyskanie wrażliwych danych, stanowią jedno z głównych zagrożeń dla firm. Państwowy instytut badawczy NASK odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwa w obszarze internetowym, od stycznia 2023 roku do 20 kwietnia tego roku zanotował blisko 85,5 tysiąca zgłoszeń związanych z zagrożeniami cyberbezpieczeństwa, reagując na 24 tysiące incydentów. Taka rzeczywistość skłania wiele osób do refleksji nad bezpieczeństwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Dostęp do danych w KSeF

Zanim przedsiębiorcy zaczną korzystać z KSeF, muszą przejść proces uwierzytelnienia i autoryzacji w systemie. Dopiero wtedy uzyskają dostęp do przeglądania, wystawiania i odbierania e-faktur. Mogą także nadać te uprawnienia konkretnym osobom fizycznym działającym w ich imieniu lub podmiotom, na przykład biurom rachunkowym. Dzielą się one na trzy rodzaje: 

  • nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF (uprawnienia administracyjne); 
  • wystawianie lub dostęp do e-Faktur (obsługa bieżąca); 
  • wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez nabywcę w imieniu podatnika (art. 106d ust.1 ustawy o VAT).

Przedsiębiorcy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, mogą przejeść proces i uwierzytelnienia i autoryzacji prościej, z wykorzystaniem profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Przedsiębiorcy, którzy nie są osobami fizycznymi np. spółki z o.o., mogą uzyskać dostęp do KSeF, zgłaszając naczelnikowi urzędu skarbowego zawiadomienie (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z platformy dla konkretnej osoby. W ten sposób wyznaczany jest administrator, który będzie zarządzać uprawnieniami pracowników do KSeF. Niektóre podmioty prawne posiadają certyfikaty kwalifikowane z NIP firmy, te również można wykorzystać do uwierzytelnienia analogicznie jak w przypadku osoby fizycznej, korzystając z prostszej ścieżki ustanowienia administratora uprawnień.

- Ministerstwo Finansów zapewnia nas, że nie powinniśmy martwić się o kwestię bezpieczeństwa KSeF. Wynika to po pierwsze z samej konstrukcji KSeF, która wyklucza anonimowy dostęp. To konkretne, znane z imienia i nazwiska osoby uzyskają dostęp do faktur ustrukturyzowanych. Po drugie, podmioty publiczne odpowiedzialne za przechowywanie danych są zobligowane do wdrożenia rozwiązań, które zminimalizują ryzyko nieautoryzowanego dostępu do e-faktur. Co więcej, każda faktura ustrukturyzowana, czyli e-faktura wystawiana w ramach systemu KSeF, posiada indywidualny numer identyfikacyjny, który ma uniemożliwić próby ich fałszowania lub modyfikowania – mówi Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jakie wyzwania przy wdrażaniu KSeF w firmie?

Pomimo deklaracji Ministerstwa Finansów dotyczących bezpieczeństwa danych, nie można wykluczyć pewnych wyzwań i potencjalnych zagrożeń, takich jak:

Zmiany w procesach i procedurach w firmie. Wprowadzenie KSeF do firmy mogą wymagać przeprowadzenia wewnętrznych zmian w organizacji pracy, które z kolei mogą okazać się czasochłonne i wiązać się z pewnymi nakładami finansowymi.

Szkolenie pracowników. Skuteczne wdrożenie KSeF będzie wymagało zorganizowania odpowiednich szkoleń dla pracowników. Tego rodzaju szkolenia mogą wydłużyć proces wdrożenia i wiązać się z pewnymi kosztami.

Ryzyko błędów. Jak w przypadku wdrożenia każdego nowego systemu, również w przypadku KSeF wzrasta ryzyko popełniania błędów. Słabe przygotowanie pracowników do obsługi KSeF może przyczynić się do powstawania nieprawidłowości.

Problemy z integracją oprogramowania. Integracja KSeF z istniejącym oprogramowaniem księgowym może stanowić wyzwanie, wymagając dodatkowych nakładów pracy i środków finansowych.

Ryzyko awarii. Awarie KSeF mogą stanowić poważne zagrożenie dla firm, szczególnie jeśli wystąpią w trakcie procesu przesyłania faktur. W takiej sytuacji, przedsiębiorstwa mogą napotkać trudności w przekazywaniu faktur do kontrahentów, co może skutkować opóźnieniami w płatnościach i wpłynąć negatywnie na relacje biznesowe. Dłuższe utrzymywanie się awarii może także generować trudności w prowadzeniu księgowości oraz zarządzaniu finansami przedsiębiorstwa.

- Aby skutecznie uniknąć ewentualnych kłopotów, należy podejść do wdrożenia KSeF z dużą dbałością o szczegóły. Konieczne jest staranne planowanie, przygotowanie oraz stałe monitorowanie procesów obsługi faktur. W celu minimalizacji ryzyk, istotne jest regularne aktualizowanie zarówno oprogramowania zapewniającego integrację z KSeF, jak i systemów operacyjnych komputerów czy serwerów, na których pracujemy. Warto przypomnieć, że każde urządzenie w firmie powinno mieć zainstalowane oprogramowanie antywirusowe z aktualnymi „szczepionkami", czyli najświeższymi bazami wirusów. Dobrą praktyką, jest również zadbanie o regularny, najlepiej codzienny, backup danych z systemów. Daje nam to pewność, że zawsze mamy dostęp do dokumentów, a w przypadku awarii laptopa, serwera, dysku lub zainfekowania komputera wirusem, mamy możliwość szybkiego odtworzenia naszych systemów – dodaje Konrad Bień, kierownik ds. bezpieczeństwa systemów w Symfonii.

Mimo wyzwań i ryzyka obowiązek wprowadzenia w firmie KSeF to krok w kierunku bardziej efektywnej i zautomatyzowanej obsługi procesów finansowych. Odpowiednio przeszkoleni pracownicy oraz odpowiedzialna implementacja z pewnością przyczynią się do osiągnięcia poziomu bezpieczeństwa danych zgodnego z wymogami obecnego środowiska cyfrowego. To nowoczesne narzędzie ma potencjał nie tylko do usprawnienia działań przedsiębiorstw, lecz także do ochrony informacji w sposób, który zgodny jest z najwyższymi standardami.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Co się dzieje z „Rodzinnym PIT”? - "Nie znajduje się na liście. Obecnie priorytetem są inne zobowiązania, które znalazły się w umowie koalicyjnej"

Okazuje się, że „Rodzinny PIT” nie znajduje się na liście w umowie koalicyjnej, ale nie jest do końca przesądzone, że w ogóle nie wejdzie w życie. "Pytanie o datę wdrożenia tzw. "Rodzinnego PIT" należy uznać za przedwczesne" - pisze Jarosław Neneman, Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów.

Automatyczny zwrot podatku PIT w 2024 roku. Dla nadpłat do 10 tys. zł krócej niż w ciągu 45 dni

Z przepisów wynika zasada, że urzędy skarbowe mają obowiązek zwrócić nadpłatę podatku PIT w ciągu 45 dni od dnia złożenia zeznania podatkowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. w usłudze Twój e-PIT) oraz 3 miesięcy od dnia złożenia zeznania podatkowego w tradycyjnej, papierowej formie. Ale w Krajowej Administracji Skarbowej funkcjonuje od 2 lat system AUTOZWROT, który pozwala na szybszy zwrot podatku.

Fiskus kontroluje mniej, ale za to skuteczniej. Kto może spodziewać się kontroli?

Ministerstwo Finansów podało, że w 2023 roku wszczęto prawie 29 proc. mniej kontroli podatkowych niż rok wcześniej. Jednak wciąż są one bardzo skuteczne, w 97,6 proc. stwierdzono nieprawidłowości. Czy w tym roku będzie podobnie? Na pewno w związku z tzw. dyrektywą DAC7, fiskus będzie sprawdzać, czy firmy korzystające z internetowych platform sprzedażowych nie uchylają się od płacenia podatków.

Ulga na złe długi w VAT w 2024 r. Czy może z niej skorzystać podatnik stosujący metodę kasową?

Podatnik prowadzi przedsiębiorstwo rzemieślnicze, ma status małego podatnika i rozlicza VAT według metody kasowej. Czy w takiej sytuacji mały podatnik rozliczający VAT metodą kasową może skorzystać z ulgi na złe długi, gdy ma nieopłacone faktury?

11,532 mln uncji złota w skarbcu NBP. Ich wartość rośnie

W marcu 2024 r. wartość złota w posiadaniu Narodowego Banku Polskiego wzrosła o ponad 8,5 mld zł, choć same zasoby złota pozostały niezmienione w stosunku do lutego. Tak wynika z opublikowanych 19 kwietnia 2024 r. danych NBP o płynnych aktywach i pasywach w walutach obcych.

MF: awaria na e-Urząd Skarbowy. Twój e-PIT działa poprawnie ale trzeba się logować przez epit.podatki.gov.pl

W dniu 19 kwietnia 2024 r. w godzinach przedpołudniowych nastąpiła przerwa w działaniu witryny urzadskarbowy.gov.pl, spowodowana najprawdopodobniej jakąś awarią. Ministerstwo Finansów poinformowało, że usługa Twój e-PIT działa poprawnie tylko, że trzeba się logować wchodząc z linka epit.podatki.gov.pl.

MF przygotowało ustawę o obowiązkowym raportowaniu ESG, implementującą dyrektywę UE

Ministerstwo Finansów przygotowało projekt ustawy implementujący dyrektywę UE o obowiązkowym raportowaniu ESG. MF szacuje, że koszty dla przedsiębiorstw objętych obowiązkiem raportowania w ciągu 10 lat wyniosą 8,7 mld zł.

Twój e-PIT – przedsiębiorca musi uważać! Może pozbawić korzyści finansowych, a nawet narazić na straty

Twój e-PIT, czyli oferowana przez MF usługa jest dla podatnika bardzo wygodna, bo deklarację rozliczeniową wypełnia za niego skarbówka. Ale z racji tego, że żaden system czy urzędnik nie ma pełnej wiedzy na temat zmian jakie zachodzą w życiu podatnika, może pozbawić go wymiernych korzyści finansowych, czyli mówiąc wprost – narazić na straty.

System kaucyjny a VAT. MKiŚ ma opinię MF

Ministerstwo Klimatu i Środowiska uzyskało od Ministerstwa Finansów opinię, że VAT nie będzie naliczany dla opakowań jednorazowych, a w przypadku opakowań wielokrotnego użytku, pojawi się tylko dla tych, które nie wrócą do systemu.

Ulga na dziecko po rozwodzie - były mąż rozliczał ulgę według schematu 50/50%, z czym nie godziła się była małżonka

Po rozwodzie matka dzieci próbowała zawrzeć z byłym mężem porozumienie dotyczące ulgi na dzieci. Proponowała byłemu mężowi proporcjonalne korzystanie z ulgi według proporcji - 30% dla niego i 70% dla niej. Mąż jednak nie godził się na takie rozwiązanie. Co postanowił w tej sprawie organ skarbowy?

REKLAMA