REKLAMA

REKLAMA

Kategorie

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF nie tylko dla księgowych. Jakie działy w firmie odczują wdrożenie KSeF?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jakie działy w firmie odczują wdrożenie KSeF?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ma usprawnić procesy księgowe, ale wpłynie także na inne działy w firmie. Rozwiązanie zapowiada nową erę efektywności m.in. w logistyce i sprzedaży.

KSeF - obowiązek wdrożenia

Od 1 stycznia 2022 roku korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Ostatnie decyzje władzy jednoznacznie wskazują, że system stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym dla firm już od lipca 2024 roku. Celem wprowadzenia nowych przepisów jest poprawa komunikacji pomiędzy podatnikami a administracją oraz uszczelnienie systemu podatkowego. 

REKLAMA

Autopromocja

Warto mieć przy tym na uwadze, że system KSeF nie dotyczy tylko działów czy biur księgowych. Obowiązek wdrożenia spoczywa na całej organizacji, a skutki wprowadzenia nowego systemu będą odczuwalne we wszystkich segmentach kluczowych do zarządzania przedsiębiorstwem. 

KSeF rewolucją w całej organizacji

REKLAMA

Wejście w życie nowych przepisów będzie oznaczało prawdziwą falę zmian dla większości biznesów. Obecnie 35 proc.[1] polskich spółek generuje wyłącznie faktury papierowe, a zaledwie 17 proc. przedsiębiorstw korzysta już tylko z e-faktur. Co więcej, według danych GUS[2], około 1,5 proc. przedsiębiorców wciąż nie ma dostępu do Internetu, który jest niezbędny do obsługi KSeF. 

- Faktury stanowią nieodłączny element funkcjonowania każdej firmy, przechodząc przez ręce nie tylko księgowych, lecz także pracowników z innych obszarów. Działy takie jak logistyka, obsługa klienta, sprzedaż oraz zarządzanie strategiczne, również korzystają z informacji zawartych w tych dokumentach. Elektroniczne faktury otwierają drzwi do usprawnienia obowiązujących procesów, lepszej komunikacji oraz nowych możliwości analitycznych dla wszystkich działań firmy – komentuje Bogdan Zatorski, kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.

Jakie działy w firmie odczują wdrożenie KSeF?

REKLAMA

KSeF otworzy nowe możliwości m.in. dla działu logistyki. Elektroniczne fakturowanie umożliwi szybki dostęp do informacji o złożonych zamówieniach oraz ich statusie. Pozwoli to na bardziej precyzyjną koordynację dostaw oraz zarządzanie zapasami. W efekcie będzie można dostosować harmonogramy wywozowe i dokładnie zaplanować zamówienia surowców, minimalizując opóźnienia. Zdaniem hiszpańskiej grupy zrzeszającej logistyków, koszty administracyjne w tym obszarze po wdrożeniu dokumentacji elektronicznej mogą spaść nawet o 70 proc[3].

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zyska również obsługa klienta. Nowoczesny system umożliwi błyskawiczny dostęp do faktur, co usprawni rozwiązywanie zgłoszeń i reklamacji. Z kolei z perspektywy przedstawicieli handlowych, dostęp do takich danych jak historia zamówień i płatności, pozwoli dostosować ofertę do rzeczywistych możliwości finansowych klienta. Ułatwi to negocjacje i umożliwi podejmowanie bardziej trafnych decyzji w zakresie sprzedaży. Ponadto, mniejsza ilość czasu poświęconego na przygotowanie papierowych faktur sprawi, że przedstawiciele handlowi będą mogli skupić się na budowaniu relacji z klientami oraz poszukiwaniu nowych możliwości sprzedażowych.

- Wdrożenie KSeF stanowi niezaprzeczalnie wyzwanie dla całej organizacji, wymaga zaangażowania wszystkich obszarów firmy. Nowy system wymagać będzie dostosowania procedur, przeszkolenia pracowników, ale wartość, jaką przyniesie przedsiębiorstwu jest nieoceniona. E-faktury nie tylko przyspieszą i usprawnią procesy, lecz także zapoczątkują nową erę współpracy między działami. Właściwe wykorzystanie KSeF pozwoli nam na lepszą komunikację, szybsze podejmowanie decyzji oraz bardziej efektywną realizację celów – dodaje Bogdan Zatorski. 

Koszty operacyjne w firmie a KSeF

Przejście na e-faktury przyczyni się do redukcji kosztów związanych z drukiem, dystrybucją i przechowywaniem tradycyjnych dokumentów papierowych. Mniejsze zużycie papieru oraz bardziej efektywne procesy pozwolą obniżyć koszty operacyjne, co będzie miało pozytywny wpływ na wyniki finansowe firmy.

Co więcej, elektroniczne faktury dostarczą dużej ilości danych, które mogą być wykorzystane do analizy efektywności operacyjnej i identyfikacji obszarów do optymalizacji. Działy zarządzania będą mogły dokładnie śledzić trendy sprzedażowe, ocenić efektywność kampanii czy strategii, co umożliwi podejmowanie lepszych decyzji strategicznych.

Analizując wpływ e-faktur na firmy da się zauważyć, że wdrożenie KSeF może przynieść znaczące usprawnienia w procesach operacyjnych i relacjach z klientami. Aby w pełni je wykorzystać należy jednak pamiętać o odpowiedni przeszkoleniu pracowników oraz dostosowaniu procedur i zasobów firmy do nowego systemu.

_____________________

[1] Raport gotowość firm na KSeF | WEBCON

[2] Główny Urząd Statystyczny / Obszary tematyczne / Nauka i technika. Społeczeństwo informacyjne / Społeczeństwo informacyjne / Wykorzystanie technologii informacyjno-komunikacyjnych w jednostkach administracji publicznej, przedsiębiorstwach i gospodarstwach domowych w 2022 roku

[3] El transporte es digital (somosdigitales.info)

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA