Fakturowanie w 2025 roku. To jest kluczowe, nie tylko KSeF

Rok 2025 to istotne zmiany w obszarze fakturowania, wynikające z postępującej cyfryzacji oraz nowych regulacji prawnych. Eksperci prognozują, że rynek e-fakturowania w Europie wzrośnie o 6,13 miliarda USD w latach 2023-2028, przy średniorocznym tempie wzrostu wynoszącym prawie 20 proc.¹ Te dane wskazują nie tylko na szybki rozwój rynku fakturowania elektronicznego, ale także na istotną rolę, jaką w tej transformacji odgrywają nowe technologie. Przedstawiamy pięć nadchodzących zmian, do których warto się przygotować, aby utrzymać konkurencyjność i zgodność z przepisami w swoim przedsiębiorstwie w przyszłym roku. Oto 5 trendów w fakturowaniu w 2025 roku.

Nowe zasady dotyczące podatku VAT od 2025 roku

Od 1 stycznia 2025 roku w Unii Europejskiej wejdą w życie nowe zasady dotyczące procedury SME (Small and Medium Enterprises), które uproszczą procesy fakturowania VAT dla małych przedsiębiorstw. Dzięki tej zmianie firmy działające na obszarze międzynarodowym będą mogły korzystać z nowych ułatwień w wystawianiu faktur, co pozwoli zmniejszyć obciążenia administracyjne i uprościć prowadzenie działalności.

Procedura SME dotyczy małych przedsiębiorstw z siedzibą w jednym z krajów Unii Europejskiej, które korzystają ze zwolnienia VAT w innym państwie członkowskim. Kluczową zmianą w jej zakresie jest wprowadzenie faktur uproszczonych. Dzięki temu małe firmy będą mogły wystawiać faktury zawierające tylko podstawowe informacje, takie jak: data wystawienia dokumentu, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, liczba towarów lub zakres usług, cena jednostkowa, całkowita kwota należności i numer identyfikacyjny EX. EX to indywidualny numer identyfikacyjny, który będą musieli posiadać przedsiębiorcy objęci zwolnieniem z VAT w innym kraju Unii Europejskiej, aby móc wystawiać uproszczone faktury. Wprowadzenie tego wymogu wynika z przepisów unijnych, które mają na celu ujednolicenie zasad fakturowania dla małych firm w całej UE.Zmiany te mają na celu wsparcie przedsiębiorstw w łatwiejszym funkcjonowaniu na rynku międzynarodowym, poprzez ograniczenie liczby obowiązków administracyjnych. 

E-fakturowanie poprzez KSeF już od 2026 roku

Od 1 lutego 2026 r. w Polsce zostanie wprowadzony obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł. Dla pozostałych firm obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 r. KSeF umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej, co ma na celu uproszczenie procesów księgowych oraz zwiększenie transparentności transakcji.

"Przygotowując się do wprowadzenia e-fakturowania poprzez KSeF warto już w 2025 roku wprowadzić analizę aktualnej procedury wystawiania i odbierania faktur w swojej firmie, aby zidentyfikować obszary wymagające dostosowania do nowych regulacji. Warto na przykład upewnić się, że używane oprogramowanie finansowo-księgowe jest kompatybilne z KSeF. Dodatkowo skorzystać można z możliwości dobrowolnego korzystania z KSeF przed 2025 rokiem, aby przetestować jego funkcjonalności i zidentyfikować ewentualne problemy. Wczesne wdrożenie pozwoli na płynne przejście do obowiązkowego systemu i uniknięcie potencjalnych trudności" – mówi Maciej Wawrzyniak, współtwórca Taxon, aplikacji do głosowego wystawiania faktur. 

Fakturowanie w czasie rzeczywistym

W 2025 roku przedsiębiorcy będą coraz częściej sięgać po rozwiązania automatyzujące procesy fakturowania. Zgodnie z raportem “E-Invoicing Market in Europe 2024-2028", opublikowanym przez Research and Markets, rynek e-fakturowania w Europie wzrośnie o 6,13 miliarda USD w latach 2023-2028, przy średniorocznym tempie wzrostu (CAGR) wynoszącym 18,59%. Fakturowanie elektroniczne w coraz większym stopniu bazuje na wykorzystaniu sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, co pozwala na automatyczne generowanie faktur, weryfikację danych czy monitorowanie terminów płatności. Procesy te znacząco redukują ryzyko błędów i oszczędzają czas. Systemy oparte na AI w coraz większym stopniu pozwalać będą ponadto na automatyczne tworzenie faktur na podstawie wcześniejszych transakcji, umów czy zamówień. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli uniknąć ręcznego wprowadzania danych, co zminimalizuje ryzyko błędów i przyspieszy cały proces.

W kolejnym roku coraz bardziej powszechnym będzie również wdrażanie technologii OCR (Optical Character Recognition), która umożliwi szybkie przetwarzanie faktur papierowych i elektronicznych. Systemy te będą w stanie automatycznie rozpoznać kluczowe dane, takie jak nazwa kontrahenta, kwota czy numer faktury  i wprowadzić je do odpowiednich rejestrów.

Ponadto automatyzacja fakturowania będzie coraz częściej integrowana z systemami ERP i CRM. Pozwoli to na pełną synchronizację danych między działami finansowymi, sprzedażowymi i operacyjnymi, co ułatwi zarządzanie płatnościami, monitorowanie należności oraz analizę danych biznesowych.

Dzięki zaawansowanym technologiom coraz bardziej rozpowszechnione stanie się fakturowanie w czasie rzeczywistym, co przyspiesza procesy płatnicze i poprawia płynność finansową firm. Integracja systemów fakturowania z innymi narzędziami biznesowymi umożliwia natychmiastowe przetwarzanie transakcji i bieżące monitorowanie finansów. Podążając za tym trendem ostatnio jedna z polskich spółek wprowadziła aplikację umożliwiającą wystawianie faktur za pomocą promptów głosowych, która przyspiesza ten proces do poziomu prędkości dźwięku.

"Możliwość wystawiania faktur za pomocą poleceń głosowych z poziomu interfejsu aplikacji to zupełnie nowe, niedostępne wcześniej dla polskich przedsiębiorców rozwiązanie, które ma za zadanie maksymalne usprawnianie codziennych czynności związanych z zarządzaniem dokumentami sprzedaży. Zostało ono zaprojektowane m.in. z myślą o mikroprzedsiębiorcach i umożliwia znaczne przyspieszenie procesu wystawienia faktury. Następnie aplikacja jest w stanie równie szybko, w kilka sekund, wysyłać fakturę do odbiorcy" – dodaje Maciej Wawrzyniak. 

Zrównoważony rozwój i odejście od papieru w procesach fakturowania

Współczesny biznes coraz bardziej dąży do wdrażania zrównoważonych praktyk, co odzwierciedla się również w procesach fakturowania. Eliminacja papieru w tym obszarze nie tylko wspiera cele ekologiczne, ale także przynosi konkretne korzyści operacyjne i finansowe. W 2025 roku dążenie do redukcji śladu węglowego oraz efektywne wykorzystanie zasobów będą kluczowymi czynnikami transformacji biznesowej w zakresie zarządzania dokumentacją finansową. Tradycyjne fakturowanie papierowe generuje znaczne zużycie surowców, takich jak papier, tusz i energia potrzebna do drukowania, przesyłania i przechowywania dokumentów. Wprowadzenie e-faktur pozwala zmniejszyć emisję dwutlenku węgla i ograniczyć wycinkę lasów, co wpisuje się w cele zrównoważonego rozwoju i strategię ESG wielu przedsiębiorstw. Ponadto cyfryzacja pozwala na lepsze wykorzystanie przestrzeni biurowej, wcześniej zajmowanej przez fizyczne archiwa.

Personalizacja w obszarze fakturowania

Rok 2025 przyniesie dalszy rozwój w obszarze personalizacji w procesach fakturowania. Dzięki nowoczesnym technologiom i integracji z zaawansowanymi narzędziami analitycznymi przedsiębiorstwa zyskają nie tylko większą kontrolę nad swoimi finansami, ale także możliwość dostosowania dokumentów do potrzeb klientów i lepszego planowania strategii biznesowych.

Nowoczesne systemy fakturowania pozwalają na personalizowanie dokumentów dla różnych klientów lub grup kontrahentów. Możliwości obejmują m.in. wybór języka faktury, co jest kluczowe w przypadku działalności międzynarodowej, dodawanie elementów brandingowych, co wzmacnia wizerunek marki czy też uwzględnienie preferencji klienta dotyczących formatu i sposobu dostarczenia dokumentu.

Dzięki zaawansowanym platformom przedsiębiorstwa mogą łatwo dostosowywać formaty faktur do wymagań różnych rynków lub branż. Personalizacja może obejmować uwzględnianie specyficznych stawek VAT, walut czy lokalnych regulacji podatkowych.

¹ https://www.researchandmarkets.com/report/europe-electronic-invoicing-market?utm_source=chatgpt.com