REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kryzys zaufania do KSeF? Niewiele przedsiębiorstw gotowych na e-fakturowanie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Firmy ignorują KSeF? Tylko 5 tys. podmiotów gotowych na rewolucję e-fakturowania
Firmy ignorują KSeF? Tylko 5 tys. podmiotów gotowych na rewolucję e-fakturowania
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Choć obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie w życie za 9 miesięcy, zaledwie 5230 firm zdecydowało się na dobrowolne wdrożenie systemu. Eksperci biją na alarm – to ostatni moment na przygotowania. Firmy nie tylko ryzykują chaos, ale też muszą zmierzyć się z brakiem środowiska testowego, napiętym harmonogramem i rosnącą liczbą innych zmian w przepisach.

Firmy chyba zapomniały o KSeF. Okazuje się bowiem, że tylko kilka tys. podmiotów dobrowolnie skorzystało do tej pory z Krajowego Systemu e-Faktur – wynika z danych Ministerstwa Finansów. Tymczasem przedsiębiorcom na dostosowanie się do wymogów KSeF i przejście z papierowych na całkowicie elektroniczne, ustrukturyzowane e-faktury zostało zaledwie 9 miesięcy. Eksperci mówią jasno: to ostatni dzwonek na przygotowania, bo KSeF to nie jedyne wyzwanie, z którym muszą zmierzyć się w tym roku firmy.

REKLAMA

Autopromocja

Wprowadzenie obowiązku wysyłania faktur wyłącznie w postaci elektronicznej, w ściśle określonym formacie pozwalającym na automatyczne ich przetwarzanie przez Krajowy System e-Faktur, to jedna z największych rewolucji sprawozdawczych ostatnich lat, jaka czeka przedsiębiorców.

Kryzys zaufania do KSeF?

REKLAMA

Tymczasem z najnowszych danych Ministerstwa Finansów wynika, że do 5 marca 2025 r. z KSeF skorzystało zaledwie 5230 firm. To dane od 1 stycznia 2022 r., a więc za okres ponad 3 lat, od początku działania systemu. Na razie korzystanie z niego jest dobrowolne.

Również liczba elektronicznych faktur wysłanych do systemu nie jest imponująca. Od 1 stycznia 2023 r. do początku marca br. przedsiębiorcy wystawili w sumie 2 mln 55 tys. elektronicznych faktur. Tymczasem szacuje się, że do systemu docelowo ma wpływać nawet 100 mln faktur miesięcznie. Do tej pory w rekordowym pod tym względem grudniu 2024 r. do KSeF trafiło 177 tys. dokumentów, czyli 565 razy mniej! To pokazuje, w którym momencie przygotowań znajdują się przedsiębiorcy. Dodatkowo zwiększenie wolumenu faktur z obecnego bardzo niskiego poziomu będzie ogromnym testem dla stabilności KSeF.

- Niestety, mamy do czynienia z czymś, co można nazwać kryzysem zaufania do KSeF i stabilności otoczenia prawnego – wskazuje Tomasz Kuciel, prezes EDITEL i dyrektor ds. e-fakturowania Grupy. – Termin wprowadzenia obowiązku był przekładany nie raz, więc część przedsiębiorców nie traktuje 1 lutego 2026 r. jako ostatecznego terminu wejścia w życie nowych przepisów. Problemem jest też brak środowiska testowego. Nawet jeśli ktoś chciałby przyśpieszyć proces dostosowawczy, to nie bardzo ma, jak to zrobić. W praktyce nie może bowiem przetestować własnego rozwiązania i jego integracji z KSeF – dodaje Tomasz Kuciel.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ministerstwo zapowiedziało, że nowe środowisko testowe zostanie udostępnione 30 września 2025 r. Zdaniem ekspertów to niewiele czasu na dostosowanie się do wymogów.

KSeF może poczekać? Wiele firm odłożyło przygotowania

- Przesunięcia terminu obowiązkowego przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur sprawiły, że wiele firm odłożyło przygotowania na później. Moim zdaniem to ostatni moment, aby wrócić do prac, zanim presja czasu i kumulacja obowiązków zaczną utrudniać wdrożenie – ostrzega Monika Zaród z NTT DATA Business Solutions.

REKLAMA

– Tym bardziej że przedsiębiorcy mogą mierzyć się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami, wśród których wymienić można: rotację kadr, konieczność dostosowania się do innych zmian prawnych, uzyskanie zgody central w przypadku zagranicznych firm, konieczność ręcznego zbierania danych przed wdrożeniem automatyzacji oraz ryzyko awarii systemu. Nie zapominajmy też, że aktualny czas jest dla firm również dość intensywny pod kątem pozostałych modernizacji w księgowości. Oprócz KSeF obowiązuje nas jeszcze implementacja JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Trzeba rozplanować działania w taki sposób, by się nie nakładały – dodaje.

Od 30 września do terminu przypadającego na luty 2026 r. zostają tylko 4 miesiące, podczas których wypada okres międzyświąteczny, a w przypadku niektórych województw także ferie zimowe. Dlatego zdaniem Tomasza Kuciela firmy będą musiały efektywnie wykorzystać ten czas i nie mogą pozwolić sobie na zwłokę. Wskazuje, że 4 miesiące to niewiele, biorąc pod uwagę skalę wyzwań.

Na dostosowanie do KSeF potrzeba czasu

Na dostosowanie działań firmy do wymogów KSeF potrzeba czasu, a w pierwszej fazie obowiązek dotyczy największych przedsiębiorstw o złożonych procesach. – Integracja wymaga przebudowania istniejących procesów finansowo-księgowych i systemów ERP. Firmy, zwłaszcza duże, które obowiązkiem korzystania z KSeF zostaną objęte w pierwszej kolejności, mają złożone struktury informatyczne, co powoduje, że przygotowanie i dostosowanie do nowego standardu jest czasochłonne. Tego problemu nie mają firmy korzystające z komunikacji EDI, ale są one w zdecydowanej mniejszości – wskazuje Tomasz Kuciel. – Ponadto krótszy okres testowy zwiększa ryzyko błędów oraz zapewnia mniej czasu na szkolenia i przeprowadzenie niezbędnych testów – wymienia prezes Kuciel.

To o tyle istotne, że ze względu na możliwe awarie i związane z tym ryzyko Ministerstwo Finansów przełożyło wejście Krajowego Systemu e-Faktur z 2024 na 2026 rok. Audyt resortu wykazał krytyczne błędy w systemie, a minister Andrzej Domański przyznał, że ich obecność mogłaby doprowadzić do paraliżu gospodarki. Dla firm każda awaria kluczowych systemów informatycznych wiąże się z poważnym ryzykiem operacyjnym i finansowym.

Poradnik „Odliczanie VAT w firmie”

Przy wdrażaniu KSeF potrzebna jest współpraca

Więcej czasu potrzebują także polskie oddziały zagranicznych firm, ponieważ muszą one uzyskać zgody na ostateczne decyzje czy zmiany w budżecie. Takie przedsiębiorstwa są zmuszone zadbać o zgodność nie tylko z lokalnymi przepisami, ale też z globalnymi standardami panującymi w danej organizacji. Jak to wygląda w praktyce?

- W przypadku wdrożenia KSeF w naszej firmie konieczne było zaangażowanie globalnego zespołu IT, który analizował nasze działania, weryfikował planowane modyfikacje i oceniał ich zgodność z globalnymi standardami firmy – tłumaczy Monika Zaród z NTT DATA Business Solutions. – Jednocześnie część zmian musiała zostać ograniczona ze względu na międzynarodową standaryzację procesów. Dodatkowym wyzwaniem było przeszkolenie zagranicznych zespołów – musieliśmy zapewnić pełne zrozumienie wdrażanego rozwiązania do obsługi KSeF i zarządzanych w nim procesów, aby nasi decydenci mieli pewność, że wdrażane zmiany są spójne z polityką centrali.

Pocieszające jest to, że wolumen faktur systematycznie rośnie. W ciągu pierwszego roku dobrowolnego funkcjonowania systemu do KSeF trafiło 19 386 faktur. W 2023 r. liczba ta wzrosła do 204 960, by w ciągu ubiegłego roku sięgnąć liczby 1 471 383.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

REKLAMA

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

REKLAMA