Archiwizowanie faktur papierowych w formie elektronicznej

Spółka będzie uprawniona do prowadzenia elektronicznego archiwum dokumentów otrzymanych w formie papierowej, o ile archiwum to będzie spełniać wymogi ustawowe dotyczące zagwarantowania autentyczności pochodzenia dokumentu, integralności jego treści, czytelności oraz możliwość łatwego odszukania.

Tak uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 13 maja 2014 r. - nr ILPP4/443-66/14-2/BA.

Sprawa dotyczyła spółki, wdrażającej nowy system archiwizowania i obiegu dokumentów. Dokumenty – takie jak faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty faktur, załączniki, rachunki itp. – będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu PDF, jpg lub tiff, co ma uniemożliwić zmianę zawartych danych. Skany będą przechowywane na serwerze należącym do spółki.

Wprowadzanie plików będzie odbywać się poprzez odpowiedni program w wersji klienckiej, wymagający zalogowania się wraz z autoryzacją hasłem. Program dysponuje wydajną i silną technologią pełnotekstowego wyszukiwania, co umożliwia sprawne odnalezienie konkretnego dokumentu. Ponadto aplikacja dysponuje sporą liczbą wewnętrznych mechanizmów kontroli i raportowania, dzięki czemu cała struktura programu jest na bieżąco monitorowana.

Po zeskanowaniu dokumentów i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje dokumentów będą niszczone. Podatnik będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na tym tle spółka zwróciła się z pytaniem, czy w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania będzie uprawniona do prowadzenia archiwum dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci ich skanów, i jednocześnie czy będzie mogła zaprzestać archiwizacji w formie papierowej, zgodnie z art. 112a ustawy o VAT?

Odsetki od zaległości podatkowych - zmiany od 2015 r.

Jaka część działań optymalizacyjnych w VAT jest oszustwem wg art. 268 Kodeksu karnego?

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu uznał to stanowisko za prawidłowe. Organ zwrócił uwagę na to, że według art. 106m ust. 1 ustawy o VAT to podatnik ma zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentu; ma przy tym pełną dowolność wyboru metody. Musi jedynie zagwarantować spełnienie wyżej wskazanych wymagań. Weryfikacja ich spełnienia może zostać dokonana w toku kontroli skarbowej lub podatkowej.  Podsumowując, organ wskazał, że spółka będzie uprawniona do archiwizacji dokumentów jedynie w sposób elektroniczny w postaci skanów oraz zaprzestania ich archiwizacji w formie papierowej.

Zapisz się na nasz newsletter

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Michał Jędrasiak, konsultant w Zespole Zarządzania Wiedzą Działu Prawno-Podatkowego PwC