Duplikaty faktur - problemy, pytania, odpowiedzi
REKLAMA
REKLAMA
Czy można wystawić duplikat w formie elektronicznej do faktury wystawionej w formie papierowej
Generowane w naszym systemie faktury drukujemy i wysyłamy nabywcom w formie papierowej. Jeden z nich zwrócił się do nas niedawno o wystawienie duplikatu. Ponieważ od początku tego roku przekazujemy naszym odbiorcom faktury wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci pliku PDF), zastanawiamy się nad wysłaniem w postaci elektronicznej również temu nabywcy duplikatu faktury wystawionej uprzednio w formie papierowej. Czy jest to dopuszczalne?
REKLAMA
Tak. Nie ma przeszkód, aby po uzyskaniu akceptacji nabywcy, który zwrócił się do Państwa o wystawienie duplikatu faktury, wystawić mu i przesłać ten dokument w formie elektronicznej. Przesyłanie faktur w formie pliku PDF, stanowiącego załącznik do e-maila, jest równoważne w skutkach podatkowych z przesłaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur (ich duplikatów). Wymagana w takim przypadku akceptacja odbiorcy może zostać wyrażona w dowolnej formie, nie tylko aktywnej - w postaci formalnej pisemnej zgody na taką formę fakturowania (np. w formie pisma lub e-maila potwierdzającego fakt istnienia takiej zgody), bądź zgody wyrażonej ustnie - np. w trakcie rozmowy telefonicznej z kontrahentem, ale też w sposób dorozumiany, np. poprzez brak sprzeciwu skierowanego do wystawcy faktury i zaakceptowanie skutków (przede wszystkim finansowych - o ile takie wystąpią), jakie wywołuje tak wystawiony dokument.
Odliczenie VAT z duplikatu faktury
PODSTAWA PRAWNA:
- art. 2 pkt 32, art. 106l, art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312
50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online
Dokumentacja VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.
Czy trzeba wystawić duplikat do faktury wystawionej w formie elektronicznej
Po uzyskaniu akceptacji naszych nabywców wystawiamy i wysyłamy im faktury wyłącznie w formie elektronicznej. Niedawno jeden z nich zwrócił się do nas o wystawienie duplikatu faktury, którą otrzymał od nas w formie elektronicznej. Wiemy, że ten nabywca również stosuje system elektronicznego wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur, gdyż dokonujemy wzajemnych transakcji i wyrażaliśmy zgodę na wystawianie i wysyłanie nam przez niego faktur w formie elektronicznej. Czy w takim przypadku jego żądanie jest uzasadnione i powinniśmy mu wystawić duplikat tej faktury?
Zasady wystawiania duplikatów faktur określa art. 106l ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika jednoznacznie, że duplikat faktury, co do zasady, jest wystawiany, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie.
- zaginięciu faktury wystawionej i przesłanej w formie elektronicznej raczej nie może być mowy, zwłaszcza gdy wcześniej dotarła ona skutecznie do nabywcy. W grę zatem może wchodzić jedynie „zniszczenie" - rozumiane jako trwała utrata jej postaci elektronicznej (np. trwałe uszkodzenie bądź utrata plików archiwizacyjnych i/lub korespondencji e-mail, do której faktura ta była dołączona w formie załącznika)
- równocześnie brak postaci papierowej (wydruku) w dokumentacji nabywcy. W takim przypadku żądanie wystawienia duplikatu sformułowane przez nabywcę jest jak najbardziej uzasadnione i powinniście Państwo się do niego zastosować. Jeśli jednak żadna z tego rodzaju okoliczności nie zachodzi, to kierowanie do Państwa żądania wystawienia duplikatu przez nabywcę jest z jego strony nadmierną gorliwością, gdyż dysponując fakturą w formie elektronicznej w swoim systemie może ją w każdej chwili ponownie wydrukować w razie potrzeby.
PODSTAWA PRAWNA:
- art. 2 pkt 32, art. 106l, art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312
Czy można wystawić duplikat faktury po zakończeniu działalności
REKLAMA
Zakończyłem działalność gospodarczą z końcem ubiegłego roku. Jeden z moich byłych klientów zwrócił się teraz do mnie o wystawienie duplikatu jednej z faktur, która mu zaginęła. Czy jestem zobowiązany wystawić mu ten duplikat, mimo że nie mam już firmy?
Tak. Można domagać się wydania duplikatu faktury od kontrahenta, który zlikwidował działalność gospodarczą. Duplikat jest ponownie wystawioną fakturą. Zawiera bowiem dane zawarte w pierwotnym dokumencie, który uległ zniszczeniu albo zaginął. Duplikat zarówno faktury, jak i faktury korygującej, ma moc prawną równą fakturze pierwotnej, gdyż identycznie jak faktura pierwotna odzwierciedla to samo zdarzenie gospodarcze i na równi z nią dokumentuje prawo nabywcy do odliczenia podatku naliczonego. Przepisy art. 112 i 112a ustawy o VAT określają terminy i zasady przechowywania dokumentacji dla celów VAT, w tym oczywiście, wystawionych faktur. Obowiązek ten trwa aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponieważ duplikat faktury nie jest nową fakturą, to nieracjonalne byłoby zawężenie kręgu podatników, do których można by kierować żądnie wystawienia duplikatu, tylko do podatników będących przedsiębiorcami w momencie formułowania tego żądania. Tym bardziej, że do upływu terminu przedawnienia możliwa jest kontrola rozliczeń takiego podmiotu przez organ podatkowy już po likwidacji działalności gospodarczej. Dlatego też należy uznać, że podmiot, który wystawił w przeszłości fakturę jako podatnik VAT, jest obowiązany wystawić duplikat takiej faktury nawet po zamknięciu firmy, a obowiązek ten ciąży na nim do czasu upływu terminu takiego obowiązkowego przechowywania faktur.
PODSTAWA PRAWNA:
• art. 112, art. 112a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312
Czy można wystawić duplikat faktury korygującej
Nasz kontrahent zwrócił się do nas o wystawienie duplikatu faktury korygującej. Czy mamy prawo wystawić taki duplikat?
Tak, mają Państwo takie prawo. Co prawda art. 106l, określający zasady wystawiania duplikatów, wprost odnosi się jedynie do faktur i brak jest w nim bezpośredniego odesłania do faktur korygujących, to jednak biorąc pod uwagę, że faktura korygująca jest rodzajem faktury, należy uznać, że reguły te mają również zastosowanie do faktur korygujących.
PODSTAWA PRAWNA:
• art. 106l ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 312
REKLAMA
REKLAMA
- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat